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title1. Qual é o procedimento?

  • Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

  • Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

  • O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

  • Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação (terá de o fazer manualmente, é o único passo que não é automático);

  • Vá ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

  • Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

    • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

    • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

  • A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente:

    • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados/bandeira verde;

    • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF consulte a FAQ 4 deste artigo. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste artigo para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar a validação manual dos boletins, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

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title2. Como é criado o formulário de check-in online?

O formulário é gerado automaticamente pelo nosso sistema. Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui tantas entradas quantos hóspedes que estão listados na reserva.

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title8. Há alguma parte do processo que eu tenha de fazer manualmente (não automática)?

Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador SEF > Por validar. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

Na área Por validar, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo.

Este passo tem de ser obrigatoriamente feito por si, não pode ser automatizado ou passado à frente. O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

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title9. Como valido os formulários que os meus hóspedes submeteram?

O processo é simples:

  • Aceda ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

  • Identifique o registo pretendido;

  • Clique no ícone da bandeira vermelha;

  • Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

  • Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

    • Se sim, clique no botão “Validar”;

    • Se detectar informação incorreta:

      • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

      • Clique no botão “Guardar hóspede”;

      • Clique no botão “Validar”;

  • Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

  • Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigo.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

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title10. E se depois houver alterações?

O software da Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste artigo para saber como proceder em caso de alterações.

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