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• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

• Vá ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

  • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

• A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados/bandeira verde;

  • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu “SEF”> “Por verificar”.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF consulte a FAQ 4 deste artigo. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste artigo para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar a validação manual dos boletins, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros “Outros” e ative a opção” “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

O formulário está por defeito definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando a língua pretendida no campo “Language”, no canto superior direito.

Estão disponíveis:

• Português;

• Inglês;

• Espanhol;

• Francês;

• Italiano;

• Alemão.

O processo é simples:

• Aceda ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

• Identifique o registo pretendido;

• Clique no ícone da bandeira vermelha;

• Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

• Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

  • Se sim, clique no botão “Validar”;

  • Se dete tar detetar informação incorreta:

    • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

    • Clique no botão “Guardar hóspede”;

    • Clique no botão “Validar”;

• Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

• Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigo.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a Menu “Menu do Utilizador Utilizador” > Configurações “Configurações” > Preferências “Preferências” > Outros “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF “SEF” > Comunicações “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).