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Nesta versão, a submissão dos boletins de alojamento é um processo quase totalmente automatizado que, numa fase inicial, delega no hóspede a responsabilidade do preenchimento dos seus próprios dados.

Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Comunicações ao SEF

FAQs

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title1. Qual é o procedimento?

  • Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

  • Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

  • O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

  • Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

  • Vá ao separador menu “SEF” > sub-separador menu “Por validar”;

  • Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

    • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

    • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

  • A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente:

    • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados /(bandeira verde);

    • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu “SEF”> sub-menu “Por verificar”.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF consulte a FAQ 4 deste artigo. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste artigo para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar a validação manual dos boletinso passo da validação manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção” opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

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title2. Como é criado o formulário de check-in online?

O formulário de check-in online é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui tantas entradas quantos hóspedes que estão listados na reservafica disponível na respetiva ficha de reserva. O formulário está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

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title3. Onde posso ver o formulário de uma reserva e o respetivo link?

Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

  • Pelo “Painel” inicial (mapa No menu “Painel inicial” (tabela de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador menu “Listagem”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

    • Clique no botão “Editar”;

  • Pelo “Painel” inicial No menu “Painel inicial” (“Mapa de reservas”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador menu “Mapa”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva;

    • Clique no botão “Editar”;

  • Na App:

    • No separador menu “Reservas”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva;

    O

Em qualquer um dos casos, o link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App). Pode:

  • Pode copiar

    Copiar o link;

  • Pode consultar

    Consultar o formulário carregando no botão “Abrir” (na versão Web).

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title4. Que informação está incluída no formulário?

  • Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva;

  • Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc);

  • Um contacto de email;

  • Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov e definido que devem estar visíveis no formulário de check-in online) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar;

  • Um campo de observações;

  • Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.

Nota: Pode optar por ocultar os campos de “Check-in time” e “Check-out time” do formulário de check-in online em Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros.

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title5. Os campos são todos de preenchimento obrigatório?

Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva.

Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos.

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title6. Em que idioma está o formulário?

O formulário está abre por definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando a língua pretendida o idioma pretendido no campo “Language”, no canto superior direito.

Estão disponíveis:

  • Português;

  • Inglês;

  • Espanhol;

  • Francês;

  • Italiano;

  • Alemão.

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title7. Como envio o formulário para o hóspede?

Por comunicação automática:

  • Entre Clique no separador menu “Emails e SMS”;

  • Selecione o separador “Email” ou “SMS”, conforme o pretendido;

  • Clique no botão “Novo modelo”;

  • Crie o modelo de comunicação de envio do formulário online, assegurando-se que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático “Formulário SEF/Check-in Online” (carregue no ícone semelhante a uma pilha de moedas, que está acima do campo do corpo do texto);

  • Clique no botão “Gravar”;

  • Marque o modelo como “Ativo”, no canto superior direito da caixa.

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

  • Procure a reserva pretendida no mapa “Mapa de reservas reservas” (no painel principalmenu “Painel principal”, no separador menu “Reservas” ou na App);

  • Clique na reserva;

  • Clique no botão “Editar”;

  • Copie o link que está no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App);

  • Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

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title8. Há alguma parte do processo que eu tenha de fazer manualmente (não automática)?

Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador menu “SEF” > sub-menu “Por validar”. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

Na área No sub-menu “Por validar”, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

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title9. Como valido os formulários que os meus hóspedes submeteram?

O processo é simples:

  • Aceda ao separador Clique no menu “SEF” > sub-separador menu “Por validar”;

  • Identifique o registo pretendido;

  • Clique no ícone da bandeira vermelha;

  • Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

  • Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

    • Se sim, clique no botão “Validar”;

    • Se detetar informação incorreta:

      • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

      • Clique no botão “Guardar hóspede”;

      • Clique no botão “Validar”;

  • Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

  • Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigo.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

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title10. E se depois houver alterações?

O software da Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste artigo para saber como proceder em caso de alterações.

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