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Para aceder ao menu “Emails & SMS” entre no seu software Ynnov e, no menu da barra lateral, escolha a opção “Emails & SMS”.

Para criar um modelo de comunicação automática por email, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “Email” (é o que abre por definição);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Notas:

• O momento de envio é sempre definido por número de dias, antes do depois do check-in, check-out ou da criação da reserva;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível.

Para criar um modelo de comunicação automática por SMS, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “SMS” (ao lado de “Emails”);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Algumas notas importantes sobre o preenchimento:

• Caso esteja a usar as SMS para comunicar apenas com os hóspedes AirBnB, em “Canal” selecione apenas “AirBnB”;

• Em “Remetente”, insira o nome que será apresentado ao seu hóspede. Tem de ter no máximo 11 caracteres e não pode ser só números nem ter caracteres especiais;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por defeito sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• As SMS têm um limite de 160 caracteres.

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no menu “Emails & SMS” > Novo modelo (consulte FAQ 2 e 3 deste artigo).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

Sim, as SMS serão enviadas para qualquer número de telemóvel válido (e preenchido com o respetivo indicativo), independentemente de se tratarem de números nacionais, europeus ou do resto do mundo.

Para efeitos de gastos de SMS, independentemente do país de destino, contará sempre como uma SMS gasta.

As SMS que o hóspede recebe são no-reply, portanto este não terá como lhe responder à mensagem recebida.

Através da Ynnov apenas é possível gerir o envio de comunicações automáticas, geradas pelos modelos de envio que configurar.

Todas as restantes comunicações (como respostas a emails, trocas de mensagens dos canais, etc.) terão de ser geridas externamente à Ynnov por meios próprios, como email, WhatsApp, os canais de conversação dos próprios canais, entre outros.

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

• o modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio;

• posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes. Cada canal entrega de forma diferente.

Por exemplo, no caso do Booking, a mensagem é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-la na sua extranet.

Existem várias possibilidades para esta situação.

• O Modelo está configurado mas não está activo.

  • Deverá verificar que selecionou a opção “Activo” no canto superior direito do Modelo. 

• A linguagem em que deveria ser enviado o modelo não está completa.

  • Certifique-se que em todas as linguagens que pretende que o email seja enviado têm o Assunto e o Corpo da Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido o modelo não é enviado naquela linguagem.

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida.

  • Certifique-se que para a reserva em que o modelo deveria ter sido entregue existe a informação de email (no caso dos emails) ou telefone (no caso das SMS) e que esta informação é válida. Caso contrário não é possível fazer a entrega dos modelos.

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de Helpdesk para o ajudar com a situação.