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title4. É possível personalizar o momento de envio?

O momento de envio das comunicações automáticas pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

  • O momento de envio é sempre definido em número de dias (nunca em horas);

  • Pode ser também personalizado o envio antes ou depois de três momentos:

    • Check-in;

    • Check-out;

    • Criação da reserva.

  • Nas comunicações automáticas via SMS tem ainda a possibilidade de definir a hora a partir da qual as SMS podem ser enviadas para os seus hóspedes.

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title5. O que são os placeholders e como os posso utilizar?

Os placeholders são campos que pode utilizar na criação das suas comunicações automáticas e que lhe permitem personalizar as suas comunicações e inserir campos específicos de maior relevância para os seus hóspedes.
Para utilizar os placedholders nas suas comunicações automáticas basta que, no momento de criação do modelo, clique na pilha de moedas que lhe é apresentada ao lado do assunto da comunicação ou acima do campo “Formatar” no corpo de texto.

Poderá selecionar quaisquer placeholders que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente pode selecionar os seguintes placeholders:

  • Hóspede:

    • Nome;

    • Apelido;

    • Email;

    • Telefone;

    • IBAN;

  • Reservas:

    • Data de check-in;

    • Hora de check-in;

    • Data de check-out;

    • Hora de check-out;

    • ID da reserva;

    • Valor Total;

    • Nº de Adultos;

    • Nº de Crianças;

    • Formulário LUGGit;

    • Link Web APP (homeit);

    • Código de abertura de portas;

    • Formulário SEF / Check-in online;

  • Grupo / Propriedade:

    • Grupo / marca;

    • Email;

    • Telefone;

  • Alojamento:

    • Nome;

    • Morada;

    • Código Postal;

    • Localidade;

    • Coordenadas do GPS.

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title6. É possível colocar anexos nos emails de envio automático?

Não. Atualmente, o sistema de envio automático de comunicações não suporta o envio de anexos.

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title7. O que significa "Proprietário" como remetente?

O email definido como “Proprietário” é o mesmo que tem definido para receber as notificações de reserva do software Ynnov.

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title9. Se o hóspedes responder à comunicação que envio, posso responder através da Ynnov?

Não. O software Ynnov não dispõe da funcionalidade de centralização de mensagens pelo que, quaisquer comunicações com os hóspedes devem ser efetuadas de forma externa à plataforma.

Neste momento, o software Ynnov dispõe da possibilidade de enviar comunicações automáticas via email e SMS, leia a FAQ 2 e 3 deste artigo.

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title10. Posso disponibilizar os emails e SMS em diferentes idiomas? Como se processa a tradução?

Sim. No software Ynnov é possível personalizar as comunicações automáticas via email ou SMS em português, inglês, francês, espanhol, italiano e alemão. No entanto, as traduções não são automáticas e, ativar o envio nos diferentes idiomas deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos.

Nota: Recomendamos que tenha sempre os modelos de comunicação ativos em português e inglês. Assim, o sistema irá enviar o modelo em inglês sempre que detetar que o idioma do hóspede não é o português.

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title11. Como é que o sistema seleciona o idioma em que envia as comunicações?

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas em primeiro lugar, pelos idiomas que tiver configuradas nessas mesmas comunicações. Se apenas tiver as comunicações configuradas em português, ou noutro idioma todas as comunicações serão enviadas nesse mesmo idioma.

Para o caso de ter as comunicações automáticas configuradas em mais do que um idioma, o sistema vai sempre selecionar para envio o idioma mais próximo ao do hóspede. Idioma este que é indicado pelo hóspedes no registo do canal pelo qual efetua a reserva.

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title12. É enviado email ao hóspede quando cria uma reserva?

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no menu “Emails & SMS” > Novo modelo (consulte FAQ 2 e 3 deste artigo).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

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title13. Como posso eliminar um modelo de email ou SMS?

Se, por algum motivo pretender eliminar um modelo de email ou SMS deverá:

  • Aceder ao menu Emails & SMS (menu da barra lateral);

  • Escolher entre Emails ou SMS (parte superior do ecrã, ao centro);

  • Na listagem dos modelos de email ou modelos de SMS, encontrar o modelo que pretende eliminar e clicar nele;

  • Na janela onde aparece toda a configuração do modelo em causa, clicar no ícone do balde de lixo;

  • O modelo de email ou SMS é automaticamente eliminado.

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title14. Como funcionam os packs de SMS?

O envio de comunicações automáticas via SMS é uma solução que lhe permite configurar comunicações mais personalizadas e que são enviadas diretamente para o contacto dos seus hóspedes. Quando avança com o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 15 deste artigo.

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title15. Como posso comprar um pack de SMS?

Após o término do pack inicial de SMS e, se pretender manter ativa esta funcionalidade, deverá enviar email com essa intenção para a nossa equipa comercial (sales@ynnov.pt) para que lhe seja dado o devido seguimento.

Dispomos de 3 diferentes packs de SMS que pode adquirir:

  • Pack 500 SMS = 72.50€ + IVA

  • Pack 1000 SMS = 125€ + IVA

  • Pack 5000 SMS = 475€ + IVA

Cada SMS tem um custo aproximado de 0,10€.

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title20. Existe algum limite no número de emails enviados?

Não. A funcionalidade de envio de comunicações automáticas por email não tem qualquer limite no número de emails que pode enviar nem no número de modelos de email que pode configurar.

Nota: A funcionalidade de envio de emails automáticas apenas está disponível para reservas que tenham um endereço de email associado.

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title21. Como são enviadas as comunicações por email?

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

  • o modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio;

  • posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes. Cada canal entrega de forma diferente.

Por exemplo, no caso do Booking, a mensagem é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-la na sua extranet.

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title23. Quero enviar uma comunicação diretamente ao hóspede. È possível?

O software Ynnov apenas prevê o envio de comunicações automáticas pelo que, sempre que necessitar entrar em contacto com o hóspede por algum motivo que não esteja previsto nos modelos de comunicação automática, poderá criar um novo modelo ou contactar diretamente o hóspede através de outros métodos de comunicação.

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title23. Quero enviar o modelo imediatamente após a criação da reserva, como faço?

O software Ynnov permite enviar uma comunicação automática imediatamente após a criação de uma reserva. Para o fazer, ao criar o modelo de comunicação automáticas, ao definir o momento do envido, deverá ter a seguinte configuração:

0 dias Depois da Criação da reserva.

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title24. Tenho o modelo configurado, mas não está a ser enviado. O que está a acontecer?

Existem várias possibilidades para esta situação.

  • O Modelo está configurado mas não está activo.

    • Deverá verificar que selecionou a opção “Activo” no canto superior direito do Modelo. 

  • A linguagem em que deveria ser enviado o modelo não está completa.

    • Certifique-se que em todas as linguagens que pretende que o email seja enviado têm o Assunto e o Corpo da Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido o modelo não é enviado naquela linguagem.

  • A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida.

    • Certifique-se que para a reserva em que o modelo deveria ter sido entregue existe a informação de email (no caso dos emails) ou telefone (no caso das SMS) e que esta informação é válida. Caso contrário não é possível fazer a entrega dos modelos.

  • Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de Helpdesk para o ajudar com a situação.

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