Nesta versão, a submissão dos boletins de alojamento é um processo quase totalmente automatizado que, numa fase inicial, delega no hóspede a responsabilidade do preenchimento dos seus próprios dados.
Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Comunicações ao SEF
FAQs
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| title | 1. Qual é o procedimento? |
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O procedimento automatizado da comunicação dos seus hóspedes estrangeiros ao SEF é o seguinte: Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online; Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo); O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário; Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação (terá de o fazer manualmente, é o único passo que não é automático); Vá ao separador menu “SEF” > sub-separador “Por validar”menu “Por verificar”; Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos): Se sim, valide os vários hóspedes um a um; Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;
A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente. Após o envio das comunicações e a validação do SEF: Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados /(bandeira verde); Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu “SEF”> sub-menu “Por verificar”.
Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF, consulte a FAQ 4 deste do artigo Comunicações ao SEF. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste do artigo Comunicações ao SEF para saber como proceder. Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer: Clique no “Menu do Utilizador”; Selecione a opção “Configurações”; No sub-menu “Preferências” (abre por definição); Percorra a página até à secção “Outros”; Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).
Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu). |
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| title | 2. Como é criado o formulário de check-in online? |
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O formulário de check-in online é gerado automaticamente pelo nosso sistema. Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui tantas entradas quantos hóspedes que estão listados na reservafica disponível na respetiva ficha de reserva. O formulário está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede. |
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| title | 3. Onde posso ver o formulário de uma reserva e o respetivo link? |
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Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada: Pelo No menu “Painel inicial” (mapa tabela de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador “Listagem”menu “Listagem”: Identifique a reserva pretendida; Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna); Clique no botão “Editar”;
Pelo No menu “Painel inicial” (“Mapa de reservas”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador “Mapa”menu “Mapa”: Na App: O
Em qualquer um dos casos, o link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App). Pode: |
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| title | 4. Que informação está incluída no formulário? |
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No formulário, está incluída: Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva; Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc); Um contacto de email; Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov e definido que devem estar visíveis no formulário de check-in online) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar; Um campo de observações; Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.
Saiba como deve personalizar o formulário do check-in online, na FAQ 13. |
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| title | 5. Os campos são todos de preenchimento obrigatório? |
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Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva. Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos. |
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| title | 6. Em que idioma está o formulário? |
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O formulário está abre por defeito definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando a língua pretendida o idioma pretendido no campo “Language”, no canto superior direito. Estão disponíveis os seguintes idiomas: Português; Inglês; Espanhol; Francês; Italiano; Alemão.
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| title | 7. Como envio o formulário para o hóspede? |
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Por comunicação automática: Entre no separador “Emails e SMS”Clique no menu “Emails e SMS”; Selecione o separador “Email” ou “SMS”, conforme o pretendido; Clique no botão “Novo modelo”; Crie o modelo de comunicação de envio do formulário online, assegurando-se que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático “Formulário SEF/Check-in Online” (carregue no ícone semelhante a uma pilha de moedas, que está acima do campo do corpo do texto); Clique no botão “Gravar”; Marque o modelo como “Ativo”, no canto superior direito da caixa.
Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov: Procure Identifique a reserva pretendida no mapa de reservas (no painel principal, no separador “Reservas” ou na App); Clique na reserva; Clique no botão “Editar”; Copie o link que está no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App)e copie o link do formulário, seguindo os passos descritos na FAQ 3; Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.
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| title | 8. Há alguma parte do processo que eu tenha de fazer manualmente (não automática)? |
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Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador SEF > Por validarmenu “SEF” > sub-menu “Por verificar”. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção. Na área Por validarNo sub-menu “Por verificar”, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo. Este passo tem de ser obrigatoriamente feito por si, não pode ser automatizado ou passado à frente. O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov. Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer: Clique no “Menu do Utilizador”; Selecione a opção “Configurações”; No sub-menu “Preferências” (abre por definição); Percorra a página até à secção “Outros”; Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).
Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu). |
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| title | 9. Como valido os formulários que os meus hóspedes submeteram? |
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O processo é simples: Aceda ao separador Clique no menu “SEF” > sub-separador “Por validar”menu “Por verificar”; Identifique o registo pretendido; Clique no ícone da bandeira vermelha; Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado; Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta: Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva; Clique no botão “Concluído”.
O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov. Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigodo artigo Comunicações ao SEF. Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer: Clique no “Menu do Utilizador”; Selecione a opção “Configurações”; No sub-menu “Preferências” (abre por definição); Percorra a página até à secção “Outros”; Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).
Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu). |
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| title | 10. E se depois houver alterações? |
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O software da Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste do artigo Comunicações ao SEF para saber como proceder em caso de alterações. |
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| title | 11. Recebi um email do SEF a dizer que tenho um erro num boletim. Como posso corrigir? |
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Para saber como corrigir um boletim do SEF, consulte a FAQ 8 do artigo Comunicações ao SEF. |
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| title | 12. Há alguma forma de não ter de fazer a validação dos boletins? |
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Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer: Clique no “Menu do Utilizador”; Selecione a opção “Configurações”; No sub-menu “Preferências” (abre por definição); Percorra a página até à secção “Outros”; Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).
Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu). |
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| title | 13. Há alguma coisa que eu possa/deva personalizar nos formulários de check-in online? |
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Não só pode, como deve personalizar os seguintes aspetos do formulário de check-in online: Logotipo: Para personalizar o formulário do check-in online com o seu logotipo (no canto superior esquerdo): Clique no Menu do Utilizador; Selecione a opção “Configurações”; Clique no sub-menu “Motor de Reservas”; Percorra a página até à secção “Informações”; Para inserir a imagem: Caso já tenha um logotipo inserido, carregue no logotipo que lá está; OU Caso ainda não tenha um logotipo inserido, carregue onde diz “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px”;
Selecione o ficheiro pretendido na janela que vai abrir; Clique no botão “Open”; Clique no botão “Gravar”, na base da página.
Cidade: A cidade que aparece listada na questão “First time in ?“ é preenchida automaticamente pelo software, com base na informação que estiver no campo “Localidade” da ficha do alojamento a que a reserva está atribuída. Caso ainda não tenha este campo devidamente preenchido, deverá preenchê-lo: Clique no menu “Alojamentos”; Clique na unidade que pretende alterar; No campo “Localidade”, insira o nome da localidade; Clique no botão “Gravar” ou “Gravar e Fechar”.
Serviços adicionais: Os serviços adicionais que tem/cria na Ynnov podem, ou não, aparecer no formulário do check-in online. A escolha é sua. Para alterar a visibilidade, só tem de editar o serviço pretendido (em Menu do Utilizador > Configurações > Serviços) e ativar/desativar a opção “Mostrar no check-in online”. Saiba mais no artigo Serviços Adicionais. Campos “Check-in time” e “Check-out time”: Se quiser remover um destes campos (ou ambos) do formulário do ckeck-in online, siga os seguintes passos: Clique no Menu do Utilizador; Selecione a opção “Configurações”; No sub-menu “Preferências” (é o que fica aberto, por definição); Percorra a página até à secção “Outros”; Ative a opção “Remover a opção "Check-in Time" do formulário de check-in online“ ou “Remover a opção "Check-out Time" do formulário de check-in online“.
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