O menu “Hóspedes” do software Ynnov , permite-lhe guardar informações e contactos dos diversos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Os dados dos diferentes hóspedes ficam organizados em fichas de hóspede, que podem ser utilizadas como:
Histórico: para manter a informação de quem passou nas suas unidades;
Na criação Criação de reservas futuras: para utilizar informação de um hóspede que já tem em arquivo, para não sem ter de as preencher tudo novamente;
Gerar relatórios Relatórios e estatísticas: todas as nossas estatísticas são geradas em tempo real, com informação que existe nas fichas de reserva e de hóspede.
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| title | 1. O que posso visualizar no menu "Hóspedes"? |
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O menu “Hóspedes” “Hóspedes” permite-lhe ter acesso a aos dados pessoais dos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Este menu está organizado por fichas de hóspedes e, cada uma delas, é abastecida com os dados relativos ao hóspede principal de uma reserva. Na ficha de hóspedes, consegue ter acesso a: |
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| title | 2. Que informações dos hóspedes ficam armazenadas? |
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Aquando da criação da reserva no software Ynnnov é gerada uma ficha de hóspede, Ynnov, e sempre que o hóspede é novo em sistema, é gerada uma ficha de hóspede, com os dados cedidos pelo próprio no momento da reserva. Se, por algum motivo, o hóspede fornecer dados com algum tipo de equívoco, o software não tem como validar ou alterar os dados fornecidos pelo hóspede. No entanto, existe a possibilidade de editar manualmente as fichas de hóspede (FAQ 7 deste artigo). |
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| title | 3. Posso criar uma ficha de hóspede manualmente? |
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Sim. Para casos em que pretende guardar os dados de hóspedes que ainda não estão em sistema, pode proceder à criação de uma ficha de hóspede de forma manual. Para o fazer deve: Aceder Aceda ao menu “Hóspedes” “Hóspedes” (menu da barra lateral); Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”, clicar ; Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas); Nas funcionalidades que serão abertas clicar em , clique no botão “+ Novo” (canto superior direito do ecrã, logo abaixo do menu do utilizador); Na ficha de hóspedes que irá abrir, proceder ao preenchimento conforme preencha os dados do hóspede (os campos de primeiro e último nome são obrigatórios); Para guardar a ficha de hóspede, clicar Clique no botão azul “Guardar”.
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| title | 4. Que fichas de hóspede são criadas de forma automática? |
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Sempre que entra uma reserva no software Ynnov de um novo hóspedes do qual o software ainda não tem nenhum dado é gerada uma na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de contribuinte, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede. |
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| title | 5. Como obtemos a informação para as fichas de hóspede? |
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A Ynnov obtém a informação necessária para a criação das fichas de hóspede no momento da criação da reserva em sistema. Independentemente de qual o canal onde a reserva é feita As fichas de hóspede são preenchidas com a informação disponibilizada pelo próprio hóspede, aquando da realização da sua reserva. Para reservas oriundas dos canais de distribuição/OTAs (desde que seja um canal com o qual temos ligação via API , artigo XXX do nosso centro de ajuda), esta ação despoleta a criação de uma ficha de hóspede sempre que não existem dados em sistema do hóspede- consulte a FAQ 1 do artigo Lista de canais e tipos de ligação), quando a reserva entra em sistema na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de contribuinte, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede. O mesmo se aplica às reservas criadas através do Motor de Reservas, caso tenha esse módulo adicionado à sua subscrição Ynnov. Relativamente às reservas diretas, é a sua ação ao criar a reserva manual que gera a criação da ficha de hóspede (ou pode adicionar um hóspede recorrente, se for o caso). |
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| title | 6. Como posso encontrar uma ficha de hóspede em específico? |
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O meu menu “Hóspedes” da Ynnov , está organizado em dois tipos de visualizações diferentes: em “Cartões” e em “Lista”. Em qualquer um destes separadores, é possível proceder à pesquisa de uma ficha de hóspede em específico. Para o fazer, deve: Aceder ao menu “Hóspedes” “Hóspedes” (menu da barra lateral); Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”, proceder à pesquisa do hóspede pelos por um dos seguintes dados: Para casos em que não disponha nenhum destes dados do hóspede, poderá ainda realizar a sua pesquisa por ordem alfabética. Para o fazer em : Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”, clique na “v” (seta) ao centro do ecrã;Depois escolha ; Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas); Escolha um intervalo de letras e proceda a uma pesquisa mais filtrada.
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| title | 7. Posso editar as fichas de hóspede? |
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Sim. É possível editar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve: Aceder ao menu “Hóspedes” “Hóspedes” (menu da barra lateral); No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar; Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções: Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis; Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;
Selecione a opção de editar, clicando no ícone do lápis; Proceda às alterações necessárias; Clique no botão azul “Guardar”.
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| title | 8. Posso eliminar uma ficha de hóspede? |
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Sim. É possível eliminar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve: Aceder ao menu “Hóspedes” “Hóspedes” (menu da barra lateral); No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar; Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções: Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis; Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;
Selecione a opção de eliminar, clicando no ícone do balde do lixo; A ficha de hóspede selecionada será eliminada.
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| title | 9. É possível exportar os dados dos hóspedes que tenho em sistema? |
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Sim. No software Ynnov tem a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes. Para aceder a essa funcionalidade, deve: Aceder ao menu “Hóspedes” “Hóspedes” (menu da barra lateral); No separador “Lista”, clique em no botão “Exportar” (canto direito do ecrã, no início da tabela); Automaticamente, será gerado um ficheiro excel com os dados dos seus hóspedes.
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| title | 10. Existe a possibilidade de personalizar os campos da ficha de hóspede? |
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Não. O software Ynnov apresenta-lhe uma ficha de hóspede pré-definida, com um grande número de dados que lhe permite conhecer melhor os seus hóspedes. Tem também a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes (FAQ 9). |
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| title | 11. Posso importar uma listagem com dados de hóspedes que já possuo? |
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Não. O software não dispõe da funcionalidade para importar dados de hóspedes. No entanto, a qualquer momento pode proceder à criação manual de uma ficha de hóspede. Saiba como na FAQ 3 deste artigo. |