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title2. E se depois houver alterações?

Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática.

No caso de alterações à reserva:

  • Quando a ficha da reserva é alterada e guardada, se tiverem sido alterados dados dos que são comunicados ao SEF (como datas de check-in e check-out ou cancelamentos, por exemplo), as alterações são automaticamente comunicadas ao SEF pela Ynnov.

Se precisar de alterar dados do hóspede:

Na versão Web:

  • Procure a reserva num dos seguintes sítios:

    • No menu “Painel inicial”“Painel inicial”:

      • Nas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”;

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

      • Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;

    • No menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”“Mapa”:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

      • Seleccione a opção ”Comunicar ao SEF”;

    • No menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”“Listagem”:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;

  • Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para poder editar;

  • Faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão “Guardar hóspede”;

  • Clique no botão “Concluído”.

Na App:

  • No menu “Reservas”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique nela para entrar;

  • Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita);

  • Selecione a opção “SEF”;

  • Selecione o hóspede pretendido;

  • Faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão “Guardar registos”.

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title3. Que cuidados devo ter no preenchimento?

Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros na comunicação dos mesmos. A saber:

  • Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc);

  • O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30;

  • O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16;

  • O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2;

  • Preencher sempre todos os campos do boletim;

  • Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.

Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo, para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 8 do presente artigo.

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title4. O que significam as cores das bandeiras nos registos do SEF?

Bandeira sem cor:

Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF.

Bandeira vermelha:

Duas diferentes situações podem fazer com a bandeira esteja vermelha:

  • Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que aguardam a sua validação;

  • Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que já foram validados por si e comunicados ao SEF, mas em que o SEF detectou a existência de algum erro. Deverá proceder à sua correção e validação. Saiba como na FAQ 8 do presente artigo.

Bandeira laranja:

Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite.

Bandeira verde:

Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado.

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title6. Como posso fazer/alterar o meu registo no SEF?

Para saber como criar um registo no SEF ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte este artigoo artigo Fazer/alterar o registo no SEF.

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title7. A informação do SEF passa para a ficha do cliente/reserva?

A informação do boletim SEF não atualiza a ficha do cliente, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo SEF e RGPD.

Contudo, na ficha da reserva, ocorrem três quatro acrescentos:

  • Caso seja preenchido o campo do email no formulário (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha da reserva, junto aos dados do hóspede, mas . Nota: O novo endereço não vai ficar como email principal (a não ser que altere manualmente a ordem);

  • Caso sejam requisitados serviços adicionais no formulário, os mesmos vão ser acrescentados à ficha da reserva, na tabela de serviços adicionais;

  • Caso seja preenchido o campo notas e/ou a informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas à ficha da reserva, no respetivo campocampo “Informações do canal”, bem como no histórico da reserva;

  • Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha da reserva.

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title8. Recebi um email do SEF a dizer que tenho um erro num boletim. Como posso corrigir?

Sempre que receber uma comunicação de erro do SEF, poderá corrigir o boletim de uma forma simples e rápida. Para o fazer, basta:

  • Clicar no menu “SEF”;

  • Clicar no sub-menu “Por Verificar”“Por Verificar”;

  • Encontrar Identificar o registo em causa pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal;

  • Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa;

  • Identificar o hóspede relativo ao registo para o qual o SEF apontou o erro;

  • Clicar no ícone do lápis, na linha equivalente a esse hóspede;

  • Os dados desse hóspede serão mostrados acima;

  • Fazer a correção necessária;

  • Clicar no botão “Guardar hóspede”;

  • Clicar no botão “Concluído”.

Os novos dados da reserva serão agora comunicados automaticamente reenviados ao SEF na altura devida.

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title09. Como posso descartar um registo SEF?

Para descartar um registo SEF, primeiro deverá identificar onde está o registo em causa.

Se estiver no menu “SEF” > “Por verificar”“Por verificar”:

  • Clicar no meno menu “SEF”;

  • Clicar no sub-menu “Por verificar”“Por verificar”;

  • Identificar o registo pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal;

  • Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa;

  • Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar;

  • Clicar no ícone do caixote balde do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo;

  • Clicar no botão “Concluído”.

Se estiver no menu “SEF” > “Comunicações”“Comunicações”:

  • Clicar no menu “SEF”;

  • Clicar no sub-menu “Comunicações”“Comunicações”;

  • Pode filtrar a listagem na coluna “Estado” pela opção “Pendente”;

  • Encontrar o registo em causa e, no início da linha, ver qual o ID da reserva;

  • Clicar no menu “Reservas”;

  • Clicar no sub-menu “Listagem”“Listagem”;

  • Identificar a reserva em causa, pelo ID;

  • Ainda sem entrar na reserva, clicar no ícone da bandeira, na coluna “SEF” (no fim dessa linha);

  • Identificar o hóspede relativo ao registo que quer descartar;

  • Clicar no ícone do caixote balde do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo;

  • Clicar no botão “Concluído”.

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title10. Tenho uma reserva em que os vários hóspedes têm datas de check-in/check-out diferentes. Como posso ajustar a comunicação ao SEF?

Este processo terá de ser executado sempre pelo anfitrião, não pode ser efetuado pelos hóspedes. A reserva terá sempre a data total, mas é possível alterar nos dados a enviar ao SEF as datas de forma a baterem com as datas reais de check-in e/ou check-out para cada hóspede.

Para o fazer, deverá:

  • Na versão web:

    • Procurar a reserva num dos seguintes sítios:

      • No menu “Painel inicial”“Painel inicial”:

        • Nas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”;

        • Identifique a reserva pretendida;

        • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

        • Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;

      • No menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”“Mapa”:

        • Identifique a reserva pretendida;

        • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

        • Selecione a opção ”Comunicar ao SEF”;

      • No menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”“Listagem”:

        • Identifique a reserva pretendida;

        • Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;

    • Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para editar;

    • No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

    • Clique no botão “Guardar hóspede”;

    • Clique no botão “Concluído”.

  • Na App:

    • No menu “Reservas”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique nela para entrar;

    • Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita);

    • Selecione a opção “SEF”;

    • Selecione o hóspede pretendido;

    • No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

    • Clique no botão “Guardar registos”.