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title1. O que posso visualizar no menu "Hóspedes"?

O menu “Hóspedes” Hóspedespermite-lhe ter acesso aos dados pessoais dos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Este menu está organizado por fichas de hóspedes e, cada uma delas, é abastecida com os dados relativos ao hóspede principal de uma reserva.

Na ficha de hóspedes, consegue ter acesso a:

  • Primeiro e último nome do hóspede;

  • Morada;

  • Código Postal;

  • Localidade;

  • País;

  • NIF;

  • Email;

  • Telefone;

  • Data de nascimento;

  • Histórico de reservas desse hóspede.

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title2. Que informações dos hóspedes ficam armazenadas?

Aquando da criação da reserva no software Ynnov, e sempre que o hóspede é novo em sistema, é gerada uma ficha de hóspede, com os dados cedidos pelo próprio no momento da reserva.

Se, por algum motivo, o hóspede fornecer dados com algum tipo de equívoco, o software não tem como validar ou alterar os dados fornecidos pelo hóspede. No entanto, existe a possibilidade de editar manualmente as fichas de hóspede (FAQ 7).

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title3. Posso criar uma ficha de hóspede manualmente?

Sim. Para casos em que pretende guardar os dados de hóspedes que ainda não estão em sistema, pode proceder à criação de uma ficha de hóspede de forma manual. Para o fazer:

  • Aceda ao menu “Hóspedes” Hóspedes(menu da barra lateral);

  • Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”;

  • Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas);

  • Nas funcionalidades que serão abertas, clique no botão “+ Novo” (canto superior direito do ecrã, logo abaixo do menu do utilizador);

  • Na ficha de hóspedes que irá abrir, preencha os dados do hóspede (os campos de primeiro e último nome são obrigatórios);

  • Clique no botão azul “Guardar”.

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title4. Que fichas de hóspede são criadas de forma automática?

Sempre que entra uma reserva no software Ynnov, de um novo hóspede do qual o software ainda não tem nenhum dado, é gerada uma na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de contribuinte, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede.

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title5. Como obtemos a informação para as fichas de hóspede?

As fichas de hóspede são preenchidas com a informação disponibilizada pelo próprio hóspede, aquando da realização da sua reserva. Ou seja, quando entra em sistema uma reserva de um hóspede novo, a respetiva ficha de hóspede é também criada.

Para reservas oriundas dos canais de distribuição/OTAs (desde que seja um canal com o qual temos ligação via API - ver consulte a FAQ 1 deste artigodo artigo Lista de canais e tipos de ligação), quando a nova reserva ao entrar em sistema despoleta a criação de uma entra em sistema na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de contribuinte, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede.

O mesmo se aplica às reservas criadas através do Motor de Reservas, caso tenha esse módulo adicionado à sua subscrição Ynnov.

Relativamente às reservas diretas, é a sua ação ao criar a reserva manual que gera a criação da ficha de hóspede (ou pode adicionar um hóspede recorrente, se for o caso).

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title6. Como posso encontrar uma ficha de hóspede em específico?

O menu “Hóspedes” da Ynnov está organizado em dois tipos de visualizações diferentes: em “Cartões” e em “Lista”. Em qualquer um destes separadores, é possível proceder à pesquisa de uma ficha de hóspede em específico. Para o fazer, deve:

  • Aceder ao menu “Hóspedes” Hóspedes(menu da barra lateral);

  • Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”, proceder à pesquisa do hóspede por um dos seguintes dados:

    • Nome do hóspede;

    • País do hóspede;

    • Data de check-in ou de check-out da reserva;

  • Para casos em que não disponha nenhum destes dados, poderá ainda realizar a sua pesquisa por ordem alfabética. Para o fazer:

    • Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”;

    • Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas);

    • Escolha um intervalo de letras e proceda a uma pesquisa mais filtrada.

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title7. Posso editar as fichas de hóspede?

Sim. É possível editar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve:

  • Aceder ao menu “Hóspedes” Hóspedes(menu da barra lateral);

  • No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar;

  • Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções:

    • Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis;

    • Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;

  • Selecione a opção de editar, clicando no ícone do lápis;

  • Proceda às alterações necessárias;

  • Clique no botão azul “Guardar”.

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title8. Posso eliminar uma ficha de hóspede?

Sim. É possível eliminar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve:

  • Aceder ao menu “Hóspedes” Hóspedes(menu da barra lateral);

  • No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar;

  • Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções:

    • Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis;

    • Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;

  • Selecione a opção de eliminar, clicando no ícone do balde do lixo;

  • A ficha de hóspede selecionada será eliminada.

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title9. É possível exportar os dados dos hóspedes que tenho em sistema?

Sim. No software Ynnov tem a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes. Para aceder a essa funcionalidade, deve:

  • Aceder ao menu “Hóspedes” Hóspedes(menu da barra lateral);

  • No separador “Lista”, clique no botão “Exportar” (canto direito do ecrã, no início da tabela);

  • Automaticamente, será gerado um ficheiro excel com os dados dos seus hóspedes.

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