Versions Compared

Old Version 6

changes.mady.by.user Rita

Saved on

compared with

New Version Current

changes.mady.by.user Rita

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

Nesta versão, a submissão dos boletins de alojamento é um processo quase totalmente automatizado que, numa fase inicial, delega no hóspede a responsabilidade do preenchimento dos seus próprios dados.

Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Comunicações ao SEF

FAQs

Expand
title1. Qual é o procedimento?

O procedimento automatizado da comunicação dos seus hóspedes estrangeiros ao SEF é o seguinte:

  • Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

  • Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

  • O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

  • Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

  • Vá ao separador menu “SEF” > sub-separador “Por validar”menu “Por verificar”;

  • Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

    • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

    • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

  • A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente. Após o envio das comunicações e a validação do SEF:

    • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados /(bandeira verde);

    • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu SEF > “SEF”> sub-menu “Por verificar”.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF, consulte a FAQ 4 deste do artigo Comunicações ao SEF. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste do artigo Comunicações ao SEF para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar a validação manual dos boletins, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

  • Clique no “Menu do Utilizador”;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Expand
title2. Como é criado o formulário de check-in online?

O formulário de check-in online é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui tantas entradas quantos hóspedes que estão listados na reservafica disponível na respetiva ficha de reserva. O formulário está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

Expand
title3. Onde posso ver o formulário de uma reserva e o respetivo link?

Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

  • Pelo No menu “Painel inicial” (mapa tabela de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador “Listagem”menu “Listagem”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

    • Clique no botão “Editar”;

  • Pelo No menu “Painel inicial” (“Mapa de reservas”) ou no separador menu “Reservas” > sub-separador “Mapa”menu “Mapa”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva;

    • Clique no botão “Editar”;

  • Na App:

    • No separador menu “Reservas”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva;

    O

Em qualquer um dos casos, o link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App). Pode:

  • Pode copiar

    Copiar o link;

  • Pode consultar

    Consultar o formulário carregando no botão “Abrir” (na versão Web) ou copiando e colando no browser do seu telemóvel (na APP).

Expand
title4. Que informação está incluída no formulário?

No formulário, está incluída:

  • Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva;

  • Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc);

  • Um contacto de email;

  • Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov e definido que devem estar visíveis no formulário de check-in online) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar;

  • Um campo de observações;

  • Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.

Saiba como deve personalizar o formulário do check-in online, na FAQ 13.

Expand
title5. Os campos são todos de preenchimento obrigatório?

Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva.

Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos.

Expand
title6. Em que idioma está o formulário?

O formulário está abre por defeito definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando a língua pretendida o idioma pretendido no campo “Language”, no canto superior direito.

Estão disponíveis os seguintes idiomas:

  • Português;

  • Inglês;

  • Espanhol;

  • Francês;

  • Italiano;

  • Alemão.

Expand
title7. Como envio o formulário para o hóspede?

Por comunicação automática:

  • Entre no separador “Emails e SMS”Clique no menu “Emails e SMS”;

  • Selecione o separador “Email” ou “SMS”, conforme o pretendido;

  • Clique no botão “Novo modelo”;

  • Crie o modelo de comunicação de envio do formulário online, assegurando-se que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático “Formulário SEF/Check-in Online” (carregue no ícone semelhante a uma pilha de moedas, que está acima do campo do corpo do texto);

  • Clique no botão “Gravar”;

  • Marque o modelo como “Ativo”, no canto superior direito da caixa.

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

  • Procure Identifique a reserva pretendida no mapa de reservas (no painel principal, no separador “Reservas” ou na App);

  • Clique na reserva;

  • Clique no botão “Editar”;

  • Copie o link que está no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App)e copie o link do formulário, seguindo os passos descritos na FAQ 3;

  • Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

Expand
title8. Há alguma parte do processo que eu tenha de fazer manualmente (não automática)?

Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador SEF > Por validarmenu “SEF” > sub-menu “Por verificar”. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

Na área Por validarNo sub-menu “Por verificar”, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este o passo da validação manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

  • Clique no “Menu do Utilizador”;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF > Comunicações o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Expand
title9. Como valido os formulários que os meus hóspedes submeteram?

O processo é simples:

  • Aceda ao separador Clique no menu “SEF” > sub-separador “Por validar”menu “Por verificar”;

  • Identifique o registo pretendido;

  • Clique no ícone da bandeira vermelha;

  • Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

  • Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

    • Se sim, clique no botão “Validar”;

    • Se detectar detetar informação incorreta:

      • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

      • Clique no botão “Guardar hóspede”;

      • Clique no botão “Validar”;

  • Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

  • Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste do artigo Comunicações ao SEF.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este o passo da validação manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

  • Clique no “Menu do Utilizador”;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF > Comunicações o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Expand
title10. E se depois houver alterações?

O software da Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste do artigo Comunicações ao SEF para saber como proceder em caso de alterações.

Expand
title11. Recebi um email do SEF a dizer que tenho um erro num boletim. Como posso corrigir?

Para saber como corrigir um boletim do SEF consulte a FAQ 8 deste artigo, consulte a FAQ 8 do artigo Comunicações ao SEF.

Expand
title12. Há alguma forma de não ter de fazer a validação dos boletins?

Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

  • Clique no “Menu do Utilizador”;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Expand
title13. Há alguma coisa que eu possa/deva personalizar nos formulários de check-in online?

Não só pode, como deve personalizar os seguintes aspetos do formulário de check-in online:

Logotipo:

Para personalizar o formulário do check-in online com o seu logotipo (no canto superior esquerdo):

  • Clique no Menu do Utilizador;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • Clique no sub-menu “Motor de Reservas”;

  • Percorra a página até à secção “Informações”;

  • Para inserir a imagem:

    • Caso já tenha um logotipo inserido, carregue no logotipo que lá está;

    • OU Caso ainda não tenha um logotipo inserido, carregue onde diz “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px”;

  • Selecione o ficheiro pretendido na janela que vai abrir;

  • Clique no botão “Open”;

  • Clique no botão “Gravar”, na base da página.

Cidade:

A cidade que aparece listada na questão “First time in ?“ é preenchida automaticamente pelo software, com base na informação que estiver no campo “Localidade” da ficha do alojamento a que a reserva está atribuída. Caso ainda não tenha este campo devidamente preenchido, deverá preenchê-lo:

  • Clique no menu “Alojamentos”;

  • Clique na unidade que pretende alterar;

  • No campo “Localidade”, insira o nome da localidade;

  • Clique no botão “Gravar” ou “Gravar e Fechar”.

Serviços adicionais:

Os serviços adicionais que tem/cria na Ynnov podem, ou não, aparecer no formulário do check-in online. A escolha é sua.

Para alterar a visibilidade, só tem de editar o serviço pretendido (em Menu do Utilizador > Configurações > Serviços) e ativar/desativar a opção “Mostrar no check-in online”.

Saiba mais no artigo Serviços Adicionais.

Campos “Check-in time” e “Check-out time”:

Se quiser remover um destes campos (ou ambos) do formulário do ckeck-in online, siga os seguintes passos:

  • Clique no Menu do Utilizador;

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (é o que fica aberto, por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Ative a opção “Remover a opção "Check-in Time" do formulário de check-in online“ ou “Remover a opção "Check-out Time" do formulário de check-in online“.