Preenchimento automatizado (formulário de check-in online)

• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

• Vá ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

  • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

• A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados/bandeira verde;

  • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu SEF > Por verificar.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF consulte a FAQ 4 deste artigo. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste artigo para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar a validação manual dos boletins, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

O formulário é gerado automaticamente pelo nosso sistema. Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que já inclui tantas entradas quantos hóspedes que estão listados na reserva.

Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

• Pelo Painel inicial (mapa de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no separador “Reservas” > sub-separador “Listagem”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna;

  • Clique no botão “Editar”;

• Pelo Painel inicial (“Mapa de reservas”) ou no separador “Reservas” > sub-separador “Mapa”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

  • Clique no botão “Editar”;

• Na App:

  • No separador “Reservas”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

• O link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App):

  • Pode copiar o link;

  • Pode consultar o formulário carregando no botão “Abrir” (na versão Web).

• Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva;

• Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc);

• Um contacto de email;

• Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar;

• Um campo de observações;

• Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.

Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva.

Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos.

O formulário está por defeito em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando a língua pretendida no campo “Language”, no canto superior direito.

Estão disponíveis:

• Português;

• Inglês;

• Espanhol;

• Francês;

• Italiano;

• Alemão.

Por comunicação automática:

• Entre no separador “Emails e SMS”;

• Selecione “Email” ou “SMS”;

• Clique no botão “Novo modelo”;

• Crie o modelo de comunicação de envio do formulário online, assegurando-se que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático “Formulário SEF/Check-in Online” (carregue no ícone semelhante a uma pilha de moedas, que está acima do campo do corpo do texto);

• Clique no botão “Gravar”;

• Marque o modelo como “Ativo”, no canto superior direito da caixa.

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

• Procure a reserva pretendida no mapa de reservas (no painel principal, no separador “Reservas” ou na App);

• Clique na reserva;

• Clique no botão “Editar”;

• Copie o link que está no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App);

• Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no separador SEF > Por validar. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

Na área Por validar, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF > Comunicações e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O processo é simples:

• Aceda ao separador “SEF” > sub-separador “Por validar”;

• Identifique o registo pretendido;

• Clique no ícone da bandeira vermelha;

• Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

• Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

  • Se sim, clique no botão “Validar”;

  • Se detectar informação incorreta:

    • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

    • Clique no botão “Guardar hóspede”;

    • Clique no botão “Validar”;

• Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

• Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigo.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a Menu do Utilizador > Configurações > Preferências > Outros e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF > Comunicações e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O software da Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste artigo para saber como proceder em caso de alterações.

Para saber como corrigir um boletim do SEF consulte a FAQ 8 deste artigo.