Preenchimento automatizado (formulário de check-in online)

• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 deste artigo para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

• Vá ao menu “SEF” > sub-menu “Por validar”;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 deste artigo para saber como validar os registos):

  • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

• A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados (bandeira verde);

  • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu “SEF”> sub-menu “Por verificar”.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF consulte a FAQ 4 deste artigo. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 deste artigo para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O formulário de check-in online é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que fica disponível na respetiva ficha de reserva. O formulário está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

• No menu “Painel inicial” (tabela de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Clique no botão “Editar”;

• No menu “Painel inicial” (“Mapa de reservas”) ou no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

  • Clique no botão “Editar”;

• Na App:

  • No menu “Reservas”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

Em qualquer um dos casos, o link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App). Pode:

• Copiar o link;

• Consultar o formulário carregando no botão “Abrir” (na versão Web).

• Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva;

• Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc);

• Um contacto de email;

• Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov e definido que devem estar visíveis no formulário de check-in online) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar;

• Um campo de observações;

• Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.

Saiba como deve personalizar o formulário do check-in online, na FAQ 13 do presente artigo.

Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva.

Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos.

O formulário abre por definição em inglês, mas pode ser alterado para outros idiomas pelo hóspede, selecionando o idioma pretendido no campo “Language”, no canto superior direito.

Estão disponíveis:

• Português;

• Inglês;

• Espanhol;

• Francês;

• Italiano;

• Alemão.

Por comunicação automática:

• Clique no menu “Emails e SMS”;

• Selecione o separador “Email” ou “SMS”, conforme o pretendido;

• Clique no botão “Novo modelo”;

• Crie o modelo de comunicação de envio do formulário online, assegurando-se que insere no corpo do texto o campo de preenchimento automático “Formulário SEF/Check-in Online” (carregue no ícone semelhante a uma pilha de moedas, que está acima do campo do corpo do texto);

• Clique no botão “Gravar”;

• Marque o modelo como “Ativo”, no canto superior direito da caixa.

Por outros métodos de comunicação externos ao software Ynnov:

• Procure a reserva pretendida no “Mapa de reservas” (no menu “Painel principal”, no menu “Reservas” ou na App);

• Clique na reserva;

• Clique no botão “Editar”;

• Copie o link que está no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App);

• Envie o link para o hóspede pelo método pretendido.

Apenas uma. Uma vez submetido o formulário por parte do hóspede, este vai aparecer listado na plataforma Ynnov, no menu “SEF” > sub-menu “Por validar”. Esta é a única parte do processo que vai carecer da sua intervenção.

No sub-menu “Por validar”, vão estar listados todos os formulários que já foram submetidos pelos seus hóspedes e que ainda não foram validados por si. Basta que, regularmente, visite esta área e valide os formulários que estão pendentes. Para saber como fazê-lo, consulte a FAQ 9 do presente artigo.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O processo é simples:

• Clique no menu “SEF” > sub-menu “Por validar”;

• Identifique o registo pretendido;

• Clique no ícone da bandeira vermelha;

• Clique no ícone do lápis à frente do primeiro hóspede assinalado como não verificado;

• Os dados desse hóspede vão ser listados em cima. Verifique se a informação está toda correta:

  • Se sim, clique no botão “Validar”;

  • Se detetar informação incorreta:

    • Faça a correção (ou solicite ao hóspede que a faça);

    • Clique no botão “Guardar hóspede”;

    • Clique no botão “Validar”;

• Repita o processo para os restantes hóspedes da reserva;

• Clique no botão “Concluído”.

O resto do processo é feito automaticamente pela Ynnov.

Para saber que cuidados deve ter no preenchimento do formulário para que este seja aceite sem erros pelo SEF, consulte a FAQ 3 deste artigo.

Nota: Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”. Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O software Ynnov procede à atualização do boletim de alojamento no SEF. Consulte a FAQ 2 deste artigo para saber como proceder em caso de alterações.

Para saber como corrigir um boletim do SEF consulte a FAQ 8 deste artigo.

Se não quiser ter que efetuar este passo manualmente, vá a “Menu do Utilizador” > “Configurações” > “Preferências” > “Outros” e ative a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online”.

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção.

Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Não só pode, como deve personalizar os seguintes aspetos do formulário de check-in online:

Logotipo:

Para personalizar o formulário do check-in online com o seu logotipo (no canto superior esquerdo):

• Clique no Menu do Utilizador;

• Selecione a opção “Configurações”;

• Clique no sub-menu “Motor de Reservas”;

• Percorra a página até à secção “Informações”;

• Para inserir a imagem:

  • Caso já tenha um logotipo inserido, carregue no logotipo que lá está;

  • OU Caso ainda não tenha um logotipo inserido, carregue onde diz “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px”;

• Selecione o ficheiro pretendido na janela que vai abrir;

• Carregue no botão “Open”;

• Carregue no botão “Gravar”, na base da página.

Termos e condições:

Para poderem submeter o formulário do check-in online, os seus hóspedes terão obrigatoriamente de assinalar que aceitam os seus termos e condições. Nesse mesmo campo, está presente um link onde os hóspedes podem clicar para ler os ditos termos.

Estes termos e condições deverão estar sempre preenchidos, com as regras de utilização do seu espaço, normas de cancelamento, etc. Para o fazer:

• Clique no Menu do Utilizador;

• Selecione a opção “Configurações”;

• Clique no sub-menu “Motor de Reservas”;

• Percorra a página até à secção “Informações”;

• Na sub-secção “Termos e condições”;

• Cole o texto dos seus termos e condições nos separadores dos vários idiomas que quer ter preenchidos (aconselhamos a que tenha preenchido pelo menos os idiomas Português e Inglês);

  • Atenção: A tradução não é automática;

• Clique no botão “Gravar”.

Cidade:

A cidade que aparece listada na questão “First time in ?“ é preenchida automaticamente pelo software, com base na informação que estiver no campo “Localidade” da ficha do alojamento a que a reserva está atribuída. Caso ainda não tenha este campo devidamente preenchido, deverá fazê-lo:

• Clique no menu “Alojamentos”;

• Clique na unidade que pretende alterar;

• No campo “Localidade”, insira o nome da localidade;

• Clique no botão “Gravar” ou “Gravar e Fechar”.

Serviços adicionais:

Os serviços adicionais que tem/cria na Ynnov podem, ou não, aparecer no formulário do check-in online. A escolha é sua.

Para alterar a visibilidade, só tem de editar o serviço pretendido (em Menu do Utilizador > Configurações > Serviços) e ativar/desativar a opção “Mostrar no check-in online”.

Campos “Check-in time” e “Check-out time”:

Se quiser remover um destes campos (ou ambos) do formulário do ckeck-in online, siga os seguintes passos:

• Clique no Menu do Utilizador;

• Selecione a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que fica aberto, por definição);

• Percorra a página até à secção “Outros”;

• Ative a opção “Remover a opção "Checkin Time" do formulário de check-in online“ ou “Remover a opção "Checkout Time" do formulário de check-in online“.