Emails & SMS

Para aceder ao menu “Emails & SMS” entre no seu software Ynnov e, no menu da barra lateral, escolha a opção “Emails & SMS”.

Para criar um modelo de comunicação automática por email, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “Email” (é o que abre por definição);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Notas:

• O momento de envio é sempre definido por número de dias, antes do depois do check-in, check-out ou da criação da reserva;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível.

Para criar um modelo de comunicação automática por SMS, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “SMS” (ao lado de “Emails”);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Algumas notas importantes sobre o preenchimento:

• Caso esteja a usar as SMS para comunicar apenas com os hóspedes AirBnB, em “Canal” selecione apenas “AirBnB”;

• Em “Remetente”, insira o nome que será apresentado ao seu hóspede. Tem de ter no máximo 11 caracteres e não pode ser só números nem ter caracteres especiais;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por defeito sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• As SMS têm um limite de 160 caracteres.

O momento de envio das comunicações automáticas pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias (nunca em horas);

• Pode ser também personalizado o envio antes ou depois de três momentos:

  • Check-in;

  • Check-out;

  • Criação da reserva.

• Nas comunicações automáticas via SMS tem ainda a possibilidade de definir a hora a partir da qual as SMS podem ser enviadas para os seus hóspedes.

Os placeholders são campos que pode utilizar na criação das suas comunicações automáticas e que lhe permitem personalizar as suas comunicações e inserir campos específicos de maior relevância para os seus hóspedes.
Para utilizar os placedholders nas suas comunicações automáticas basta que, no momento de criação do modelo, clique na pilha de moedas que lhe é apresentada ao lado do assunto da comunicação ou acima do campo “Formatar” no corpo de texto.

Poderá selecionar quaisquer placeholders que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente pode selecionar os seguintes placeholders:

• Hóspede:

  • Nome;

  • Apelido;

  • Email;

  • Telefone;

  • IBAN;

• Reservas:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor Total;

  • Nº de Adultos;

  • Nº de Crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link Web APP (homeit);

  • Código de abertura de portas;

  • Formulário SEF / Check-in online;

• Grupo / Propriedade:

  • Grupo / marca;

  • Email;

  • Telefone;

• Alojamento:

  • Nome;

  • Morada;

  • Código Postal;

  • Localidade;

  • Coordenadas do GPS.

Não. Atualmente, o sistema de envio automático de comunicações não suporta o envio de anexos.

O email definido como “Proprietário” é o mesmo que tem definido para receber as notificações de reserva do software Ynnov.

O momento de envio das comunicações automáticas por email apenas pode ser definido em número de dias, e não horas.

Já nas SMS, pode definir a hora a partir da qual o modelo deve ser enviado no dia definido.

Não. O software Ynnov não dispõe da funcionalidade de centralização de mensagens pelo que, quaisquer comunicações com os hóspedes devem ser efetuadas de forma externa à plataforma.

Neste momento, o software Ynnov dispõe da possibilidade de enviar comunicações automáticas via email e SMS, leia a FAQ 2 e 3 deste artigo.

Sim. No software Ynnov é possível personalizar as comunicações automáticas via email ou SMS em português, inglês, francês, espanhol, italiano e alemão. No entanto, as traduções não são automáticas e, ativar o envio nos diferentes idiomas deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos.

Nota: Recomendamos que tenha sempre os modelos de comunicação ativos em português e inglês. Assim, o sistema irá enviar o modelo em inglês sempre que detetar que o idioma do hóspede não é o português.

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas em primeiro lugar, pelos idiomas que tiver configuradas nessas mesmas comunicações. Se apenas tiver as comunicações configuradas em português, ou noutro idioma todas as comunicações serão enviadas nesse mesmo idioma.

Para o caso de ter as comunicações automáticas configuradas em mais do que um idioma, o sistema vai sempre selecionar para envio o idioma mais próximo ao do hóspede. Idioma este que é indicado pelo hóspedes no registo do canal pelo qual efetua a reserva.

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no menu “Emails & SMS” > Novo modelo (consulte FAQ 2 e 3 deste artigo).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

Se, por algum motivo pretender eliminar um modelo de email ou SMS deverá:

• Aceder ao menu Emails & SMS (menu da barra lateral);

• Escolher entre Emails ou SMS (parte superior do ecrã, ao centro);

• Na listagem dos modelos de email ou modelos de SMS, encontrar o modelo que pretende eliminar e clicar nele;

• Na janela onde aparece toda a configuração do modelo em causa, clicar no ícone do balde de lixo;

• O modelo de email ou SMS é automaticamente eliminado.

O envio de comunicações automáticas via SMS é uma solução que lhe permite configurar comunicações mais personalizadas e que são enviadas diretamente para o contacto dos seus hóspedes. Quando avança com o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 15 deste artigo.

Após o término do pack inicial de SMS e, se pretender manter ativa esta funcionalidade, deverá enviar email com essa intenção para a nossa equipa comercial (sales@ynnov.pt) para que lhe seja dado o devido seguimento.

Dispomos de 3 diferentes packs de SMS que pode adquirir:

• Pack 500 SMS = 72.50€ + IVA

• Pack 1000 SMS = 125€ + IVA

• Pack 5000 SMS = 475€ + IVA

Cada SMS tem um custo aproximado de 0,10€.

O que aparece ao hóspede como remetente da SMS é um nome, não um número. Esse nome é selecionado por si ao criar o modelo (consulte a FAQ 3 deste artigo).

Sim, as SMS serão enviadas para qualquer número de telemóvel válido (e preenchido com o respetivo indicativo), independentemente de se tratarem de números nacionais, europeus ou do resto do mundo.

Para efeitos de gastos de SMS, independentemente do país de destino, contará sempre como uma SMS gasta.

As SMS que o hóspede recebe são no-reply, portanto este não terá como lhe responder à mensagem recebida.

Através da Ynnov apenas é possível gerir o envio de comunicações automáticas, geradas pelos modelos de envio que configurar.

Todas as restantes comunicações (como respostas a emails, trocas de mensagens dos canais, etc.) terão de ser geridas externamente à Ynnov por meios próprios, como email, WhatsApp, os canais de conversação dos próprios canais, entre outros.

Não. A funcionalidade de envio de comunicações automáticas por email não tem qualquer limite no número de emails que pode enviar nem no número de modelos de email que pode configurar.

Nota: A funcionalidade de envio de emails automáticas apenas está disponível para reservas que tenham um endereço de email associado.

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

• o modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio;

• posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes. Cada canal entrega de forma diferente.

Por exemplo, no caso do Booking, a mensagem é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-la na sua extranet.

O remetente é sempre um endereço da Ynnov. No entanto, se o seu hóspede responder à mensagem, automaticamente a resposta será enviada para o endereço que estiver definido no campo “Remetente”, no modelo de mensagem automática:

• Proprietário: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que nos indicou que queria receber as notificações da plataforma Ynnov;

• Outro: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que inseriu na caixa de texto que abriu abaixo do campo “Outro”.

O software Ynnov apenas prevê o envio de comunicações automáticas pelo que, sempre que necessitar entrar em contacto com o hóspede por algum motivo que não esteja previsto nos modelos de comunicação automática, poderá criar um novo modelo ou contactar diretamente o hóspede através de outros métodos de comunicação.

O software Ynnov permite enviar uma comunicação automática imediatamente após a criação de uma reserva. Para o fazer, ao criar o modelo de comunicação automáticas, ao definir o momento do envido, deverá ter a seguinte configuração:

0 dias Depois da Criação da reserva.

Existem várias possibilidades para esta situação.

• O Modelo está configurado mas não está activo.

  • Deverá verificar que selecionou a opção “Activo” no canto superior direito do Modelo. 

• A linguagem em que deveria ser enviado o modelo não está completa.

  • Certifique-se que em todas as linguagens que pretende que o email seja enviado têm o Assunto e o Corpo da Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido o modelo não é enviado naquela linguagem.

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida.

  • Certifique-se que para a reserva em que o modelo deveria ter sido entregue existe a informação de email (no caso dos emails) ou telefone (no caso das SMS) e que esta informação é válida. Caso contrário não é possível fazer a entrega dos modelos.

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de Helpdesk para o ajudar com a situação.

A pré-visualização dos modelos de email está a preencher os campos dos códigos com informação de uma propriedade de testes no Ynnov, por isso é normal que a informação não seja coerente com a das suas unidades.

Quando força o envio de uma comunicação, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão “Enviar email” será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá então de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar o email.