Emails & SMS

Para aceder ao menu “Emails & SMS” entre no seu software Ynnov e, no menu da barra lateral, escolha a opção “Emails & SMS”.

Para criar um modelo de comunicação automática por email, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “Email” (é o que abre por definição);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Notas:

• O momento de envio é sempre definido por número de dias, antes do depois do check-in, check-out ou da criação da reserva;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível.

Para criar um modelo de comunicação automática por SMS, siga estes passos:

• Aceda ao menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “SMS” (ao lado de “Emails”);

• Depois clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravas todas as informações.

Algumas notas importantes sobre o preenchimento:

• Caso esteja a usar as SMS para comunicar apenas com os hóspedes AirBnB, em “Canal” selecione apenas “AirBnB”;

• Em “Remetente”, insira o nome que será apresentado ao seu hóspede. Tem de ter no máximo 11 caracteres e não pode ser só números nem ter caracteres especiais;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por defeito sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• As SMS têm um limite de 160 caracteres.

O email definido como “Proprietário” é o mesmo que tem definido para receber as notificações de reserva do software Ynnov.

O momento de envio das comunicações automáticas por email apenas pode ser definido em número de dias, e não horas.

Já nas SMS, pode definir a hora a partir da qual o modelo deve ser enviado no dia definido.

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no menu “Emails & SMS” > Novo modelo (consulte FAQ 2 e 3 deste artigo).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

Após o término do pack inicial de SMS e, se pretender manter ativa esta funcionalidade, deverá enviar email com essa intenção para a nossa equipa comercial (sales@ynnov.pt) para que lhe seja dado o devido seguimento.

Dispomos de 3 diferentes packs de SMS que pode adquirir:

• Pack 500 SMS = 72.50€ + IVA

• Pack 1000 SMS = 125€ + IVA

• Pack 5000 SMS = 475€ + IVA

Cada SMS tem um custo aproximado de 0,10€.

O que aparece ao hóspede como remetente da SMS é um nome, não um número. Esse nome é selecionado por si ao criar o modelo (consulte a FAQ 3 deste artigo).

Sim, as SMS serão enviadas para qualquer número de telemóvel válido (e preenchido com o respetivo indicativo), independentemente de se tratarem de números nacionais, europeus ou do resto do mundo.

Para efeitos de gastos de SMS, independentemente do país de destino, contará sempre como uma SMS gasta.

As SMS que o hóspede recebe são no-reply, portanto este não terá como lhe responder à mensagem recebida.

Através da Ynnov apenas é possível gerir o envio de comunicações automáticas, geradas pelos modelos de envio que configurar.

Todas as restantes comunicações (como respostas a emails, trocas de mensagens dos canais, etc.) terão de ser geridas externamente à Ynnov por meios próprios, como email, WhatsApp, os canais de conversação dos próprios canais, entre outros.

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

• o modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio;

• posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes. Cada canal entrega de forma diferente.

Por exemplo, no caso do Booking, a mensagem é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-la na sua extranet.

O remetente é sempre um endereço da Ynnov. No entanto, se o seu hóspede responder à mensagem, automaticamente a resposta será enviada para o endereço que estiver definido no campo “Remetente”, no modelo de mensagem automática:

• Proprietário: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que nos indicou que queria receber as notificações da plataforma Ynnov;

• Outro: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que inseriu na caixa de texto que abriu abaixo do campo “Outro”.

Existem várias possibilidades para esta situação.

• O Modelo está configurado mas não está activo.

  • Deverá verificar que selecionou a opção “Activo” no canto superior direito do Modelo. 

• A linguagem em que deveria ser enviado o modelo não está completa.

  • Certifique-se que em todas as linguagens que pretende que o email seja enviado têm o Assunto e o Corpo da Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido o modelo não é enviado naquela linguagem.

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida.

  • Certifique-se que para a reserva em que o modelo deveria ter sido entregue existe a informação de email (no caso dos emails) ou telefone (no caso das SMS) e que esta informação é válida. Caso contrário não é possível fazer a entrega dos modelos.

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de Helpdesk para o ajudar com a situação.

A pré-visualização dos modelos de email está a preencher os campos dos códigos com informação de uma propriedade de testes no Ynnov, por isso é normal que a informação não seja coerente com a das suas unidades.

Quando força o envio de uma comunicação, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão “Enviar email” será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá então de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar o email.