Edição do Channel Manager

No seu channel manager Ynnov, tem duas formas de editar a informação das suas unidades: a edição básica e a edição avançada.

Edição básica (disponível na versão web e na APP):

A edição básica permite-lhe editar os seguintes campos:

• “Preço”: o preço por noite a ser aplicado na(s) data(s) selecionadas;

• “Disponibilidade”: corresponde ao número de unidades disponíveis nessa(a) data(a) no alojamento ou tipologia (saiba mais sobre disponibilidade nas FAQs 7 e 9);

• “Est. Mínima”: número de noites mínimo que terá de ter a reserva.

Edição avançada (apenas disponível na APP):

Os campos da edição avançada ficam visíveis se clicar no switcher “Edição avançada”, no topo da coluna “Edição”. Se a edição avançada estiver activa, o switcher ficará assinalado a azul e irão ficar visíveis os seguintes campos, abaixo dos campos da edição básica:

• “Release Days”: antecedência mínima (em dias) para se fazer uma reserva;

• “Est. Máxima”: número de noites máximo que poderá ter a reserva;

• “Stop Sell”: põe as vendas indisponíveis na(s) data(s) selecionadas;

• “Close to Arrival”: não é possível fazer check-ins na(s) data(s) selecionadas;

• “Close to Departure”: não é possível fazer check-outs na(s) data(s) selecionadas;

• “Edição múltipla”: permite aplicar as mesmas alterações a várias unidades ao mesmo tempo;

• “Cópia múltipla”: possibilidade de copiar automaticamente para um determinado mês a informação do respetivo período homólogo.

Para saber como abrir uma data pela primeira vez, consulte a FAQ 3.

Para saber como pode editar datas já abertas, consulte a FAQ 6.

As cores apresentadas no channel manager permitem-lhe perceber, rapidamente e de uma forma visual, qual o estado das datas em questão no que se refere à disponibilidade:

• Vermelho: a unidade tem reservas que esgotam a totalidade da disponibilidade por si inserida;

• Verde: a unidade tem disponibilidade total;

• Amarelo: a unidade tem disponibilidade parcial (só aplicável no caso de tipologias);

• Cinzento:

  • Se tiver informação preenchida (preço, disponibilidade e estadia mínima): a unidade foi assinalada como indisponível para essa data;

  • Se não tiver informação preenchida: a data em questão nunca chegou a ser a ser aberta/preenchida para esta unidade (ver FAQ 4 e 5).

Nota: Aconselhamos os nossos clientes a que tenham sempre os calendários preenchidos um ano e meio para a frente. Se não quiser ter datas tão distantes abertas, faça na mesma o preenchimento e no campo “Disponibilidade” insira 0 (zero), para que a mesma não seja reservável.

Abrir novas datas pela primeira vez (ou seja, datas que nunca foram antes preenchidas) é um processo simples. Para o fazer:

Na versão web:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, ele vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• Preencha os campos “Preço”, “Disponibilidade” e “Est. Mínima” com a informação pretendida (preenchimento obrigatório);

• Caso queira acrescentar alguma restrição do modo Edição Avançada:

  • Clique no switcher “Edição avançada” (ficará azul), no topo da coluna “Edição”;

  • Preencha os campos pretendidos;

• Clique no botão “Gravar”.

Na App:

• Clique no menu “Alojamentos” (na barra branca de baixo);

• No campo "Alojamento", selecione a unidade pretendida;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• Navegue até à data pretendida e carregue no primeiro dia do intervalo temporal que quer fechar;

• Clique na data a seguir à seta (a da direita) e selecione o último dia do intervalo temporal a alterar;

• Preencha os campos “Preço”, “Disponibilidade” e “Estadia Mínima” com a informação pretendida (preenchimento obrigatório);

• Clique no botão “Guardar”.

As suas novas datas passaram a estar preenchidas e a informação será propagada por todos os canais (com ligação API), com os quais as suas unidades estiverem mapeadas.

A abertura de novas datas (as que nunca foram antes preenchidas) tem sempre de ser feita manualmente por si. Não é possível pré-definir a abertura automática de novas datas.

Para saber como fazer esta abertura de novas datas, consulte a FAQ 3.

Não. Datas não preenchidas e datas fechadas são duas coisas diferentes:

• Data fechada:

  • É uma data para a qual assinalou que a disponibilidade é 0 (zero);

  • No channel manager irá aparecer assinalada a cinzento, mas com informação preenchida de preço, disponibilidade e estadia mínima;

  • Essa data foi comunicada aos canais;

• Data não preenchida:

  • É uma data que nunca foi preenchida por si;

  • No channel manager irá aparecer assinalada a cinzento, mas sem qualquer tipo de informação visível;

  • Essa data não foi comunicada aos canais.

Nota: Aconselhamos os nossos clientes a que tenham sempre os calendários preenchidos um ano e meio para a frente. Se não quiser ter datas tão distantes abertas, faça na mesma o preenchimento e no campo “Disponibilidade” insira 0 (zero), para que a mesma não seja reservável. O AirBnB, por exemplo, considera que uma data não preenchida não corresponde a uma data fechada e poderá abri-la de iniciativa própria, colocando-a com o preço de base que tiver sido definido por si aquando da criação do anúncio. Se a data estiver preenchida com disponibilidade 0 (zero), o canal já considera a data fechada e não força a abertura da mesma.

Fazer alterações a uma data que já se encontra preenchida no seu channel manager é muito simples. Só precisa de preencher os campos que quer alterar e deixar os restantes em branco. Assim, o software vai atualizar os campos que alterou e, para os restantes, vai manter a informação que estava já no sistema. Para o fazer:

Na versão web:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• Preencha apenas os campos que quer alterar e deixe os restantes em branco (seja na edição básica ou na edição avançada);

• Clique no botão “Gravar”.

Na App:

• Clique no menu “Alojamentos” (na barra branca de baixo);

• No campo "Alojamento", selecione a unidade pretendida;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• Navegue até à data pretendida e carregue no primeiro dia do intervalo temporal que quer fechar;

• Clique na data a seguir à seta (a da direita) e selecione o último dia do intervalo temporal a alterar;

  • Preencha apenas os campos que quer alterar e deixe os restantes em branco;

• Clique no botão “Guardar”.

As suas datas foram atualizadas e a informação será propagada por todos os canais (com ligação API), com os quais as suas unidades estiverem mapeadas.

A estadia máxima não é um campo de preenchimento obrigatório, desde que nunca tenha sido preenchida para essa data nessa unidade. A partir do momento em que é preenchida a primeira vez, esta informação passa a ser um campo de preenchimento obrigatório para essa data nessa unidade. Trata-se de uma exigência definida pelos próprios canais e não há forma de anular esta obrigatoriedade.

Se está a tentar editar uma data num dos seus alojamentos e lhe solicita o preenchimento desta informação, significa que algures no passado foi inserida informação de estadia máxima para essa data, pelo que o campo passou a ser de preenchimento obrigatório. Terá de inserir no campo “Est. Máxima” um número entre 1 e 99.

O campo “Disponibilidade” é o que vai definir se a unidade em causa está ou não disponível para ser reservada. Consoante se trate de uma unidade individual ou de uma tipologia, a gestão é ligeiramente diferente.

Unidade individual:

Uma unidade individual trata-se de um alojamento de que há apenas uma desse tipo. Assim, só há duas variantes que pode inserir no campo “Disponibilidade”:

• 0 (zero) - A unidade está indisponível para reserva;

• 1 (um) - A unidade está disponível para reserva.

Tipologias:

As tipologias tratam-se de alojamentos de que há várias unidades desse tipo. Assim, na disponibilidade, pode indicar se nenhuma, algumas ou todas as unidades dessa tipologia estão disponíveis.

Vamos usar um exemplo prático, para simplificar: o alojamento é “quarto de casal vista montanha” e há 3 desse tipo. Nesse caso, as possibilidades seriam:

• 0 (zero) - Todas as unidades desta tipologia estão indisponíveis para reserva;

• 1 (um) - Apenas uma unidade desta tipologia está disponíveis para reserva. As restantes duas estão indisponíveis;

• 2 (dois) - Apenas duas unidades desta tipologia estão disponíveis para reserva. A restante uma está indisponível;

• 3 (três) - Todas as unidades desta tipologia estão disponíveis para reserva.

A disponibilidade é gerida manualmente por si e ajustada automaticamente pelo software, em função das novas reservas que forem entrando em sistema e das atualizações que entrem às reservas existentes.

Caso, por algum motivo, não queira ter uma unidade disponível numa determinado período temporal, pode fechar facilmente a disponibilidade na Ynnov. Basta seguir estes passos:

Na versão web:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• No campo “Disponibilidade”, insira 0 (zero);

• Clique no botão “Gravar”.

Na App:

• Clique no menu “Alojamentos” (na barra branca de baixo);

• No campo "Alojamento", selecione a unidade pretendida;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• Navegue até à data pretendida e carregue no primeiro dia do intervalo temporal que quer fechar;

• Clique na data a seguir à seta (a da direita) e selecione o último dia do intervalo temporal a alterar;

• No campo “Disponibilidade”, insira 0 (zero);

• Clique no botão “Guardar”.

A sua unidade está agora sem disponibilidade no intervalo de datas que selecionou. A informação será propagada por todos os canais (com ligação API), com os quais as suas unidades estiverem mapeadas.

Não. O channel manager Ynnov não permite diferenciar entre disponibilidade enviada para o canal e disponibilidade interna dentro de uma tipologia. A disponibilidade que inserir no campo “Disponibilidade” será enviada tanto para os canais como para a sua gestão interna.

Para ser mais claro, vamos dar um exemplo. Imagine o caso de uma tipologia de 8 unidades:

• Se, no channel manager, inserirem disponibilidade 8 nesta tipologia, podem criar reservas internas, mas essa disponibilidade também ficará aberta nos canais, porque a disponibilidade foi comunicada para lá a 8.

• Se, inserirem apenas disponibilidade 6 (por quererem reservar 2 unidades da tipologia só para reservas internas), efetivamente os canais só vão receber disponibilidade de 6 unidades. No entanto, como têm disponibilidade fechada para as restantes duas unidades, não poderão criar reservas internas para as mesmas, porque o software não vai permitir.

A restrição “Stop Sell” põe as vendas indisponíveis na(s) data(s) selecionadas, para esse alojamento.

Caso queira fechar por completo a disponibilidade do alojamento (ou seja, bloquear a disponibilidade de todas as tarifas desse alojamento para essas datas), o nosso conselho é que em vez do “Stop Sell” use a restrição “Disponibilidade” alterando-a para 0 (zero). Para saber como o fazer, siga o passo a passo descrito na FAQ 9.

Caso esse alojamento tenha apenas tarifas independentes e pretenda fechar apenas uma ou algumas delas, aí sim o “Stop Sell” é a sua melhor opção. Uma vez que se trata de uma restrição avançada, esta edição apenas está disponível na versão web do software, não na APP.

Para o ativar o “Stop Sell”:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa que queira fechar) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• Ative a “Edição Avançada”, clicando no switcher no topo da coluna “Edição”;

• Assinale o campo “Stop Sell”, pondo um visto na caixa antes do nome do campo;

• Clique no switcher abaixo do campo que acabou de ativar, de forma a que este fique azul;

• Clique no botão “Gravar”.

Os Release Days são a antecedência mínima (em dias) que é necessária para se fazer uma reserva.

Se inserir, por exemplo, 2 (dois) neste campo para uma determinada data, quando faltarem dois dias para essa data, o sistema vai deixar de apresentar essa unidade como disponível para reserva.

Tratam-se de restrições com a seguinte finalidade:

• Close to Arrival: quando esta restrição está ativa, não é possível efetuar check-ins nessa(s) data(s);

• Close to Departure: quando esta restrição está ativa, não é possível efetuar check-outs nessa(s) data(s).

Como estas restrições pertencem à edição avançada, só é possível ativá-las na versão web da Ynnov. Para uma determinada data, pode ativar uma ou ambas as restrições.

Para o fazer:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• Ative a “Edição Avançada”, clicando no switcher no topo da coluna “Edição”;

• Assinale o campo “Close to Arrival” e/ou “Close to Departure”, pondo um visto na caixa antes do nome do campo;

• Clique no switcher abaixo do campo que acabou de ativar (“Close to Arrival” e/ou “Close to Departure”), de forma a que este fique azul;

• Clique no botão “Gravar”.

Sim, é possível usar as restrições de “Close to Arrival” e/ou “Close to Departure” para atingir este objetivo.

Para o fazer, siga o passo a passo descrito na FAQ 13 e, no campo “Datas”, assinale todos os dias da semana menos aquele em que quer que seja possível fazer check-ins e/ou check-outs.

Se tem vários alojamentos com as mesmas condições, pode utilizar a edição múltipla para editar as várias unidades em simultâneo, em vez de uma a uma. Como a Edição Múltipla é uma funcionalidade da edição avançada, só é possível usá-la na versão web da Ynnov. Para o fazer:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, ele vai estar selecionado por definição);

• Ative a “Edição Avançada”, clicando no switcher no topo da coluna “Edição”;

• Clique no botão “Edição Múltipla”;

• Vai abrir uma janela pop-up;

• Na coluna “Alojamentos”, assinale com um visto todas as unidades que quer editar;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• Preencha os campos que pretende editar;

• Clique no botão “Gravar”.

Nota: Só é possível usar a “Edição Múltipla” se tiver apenas uma tarifa ou se as suas tarifas forem todas derivadas de uma única tarifa principal. Caso tenha mais do que uma tarifa independente, já não é possível utilizar esta funcionalidade. Saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais.

Só é possível usar a “Edição Múltipla” se tiver apenas uma tarifa ou se as suas tarifas forem todas derivadas de uma única tarifa principal. Caso tenha mais do que uma tarifa independente, já não é possível utilizar esta funcionalidade.

Se, quando abre a janela pop-up, o nome das unidades se apresenta escrito a cinza claro e quando tenta clicar para as selecionar lhe aparece um ícone de proibido, significa que nessa(s) unidade(s) há mais do que uma tarifa independente, pelo que não é possível usar nelas a edição múltipla.

Saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais.

A funcionalidade “Cópia Múltipla” permite-lhe copiar automaticamente para um determinado mês a informação do respetivo período homólogo, para uma ou várias unidades em simultâneo.

Algumas considerações importantes:

• A cópia será sempre feita de um mês que já tenha passado, para a vez seguinte que esse mês decorrer. Por exemplo:

  • Se estivermos em Abril de 2023 e copiar o mês de Março, será copiado o mês de Março de 2023 para Março de 2024;

  • Se estivermos em Abril de 2023 e copiar o mês de Maio, será copiado o mês de Maio de 2022 para Maio de 2023;

• No que se refere a disponibilidade, a cópia múltipla copia a disponibilidade inserida por si no channel manager, independentemente de ter ou não havido reservas nessas datas. Por exemplo:

  • Se tiver inserido disponibilidade 1 para o dia 05 de abril, a disponibilidade será copiada como 1, mesmo que nessa data entretanto tenha havido uma reserva que esgotou essa disponibilidade;

• A cópia múltipla é aplicada em função do dia do mês, não do dia da semana. Por exemplo:

  • O dia 11 de Março de 2023 será copiado para o dia 1 de Março de 2024, independentemente do facto te em 2023 ter sido um sábado e em 2024 ir ser uma segunda-feira;

• Ao usar a cópia múltipla, tem a possibilidade de introduzir alterações. Por exemplo:

  • Se copiou o mês de Março de 2023 mas, na coluna “Edição”, no campo “Disponibilidade” inseriu 1 (um), a informação será toda copiada de Março de 2023 para Março de 2024 mas a disponibilidade ficará a 1, mesmo nas datas que em Março de 2023 estavam a 0 (zero);

• Atenção: Assegure-se que o mês que decide copiar tem informação preenchida no seu channel manager Ynnov. Se por lapso copiar um mês para o qual não tinha ainda informação em sistema (se ainda não era cliente Ynnov, por exemplo) para um mês que tem já preenchido, a informação será toda copiada a zeros, eliminando a informação que tinha preenchida no mês de destino.

Como a Cópia Múltipla é uma funcionalidade da edição avançada, só é possível usá-la na versão web da Ynnov. Para o fazer:

• Clique no menu “Calendários”;

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, ele vai estar selecionado por definição);

• Ative a “Edição Avançada”, clicando no switcher no topo da coluna “Edição”;

• Clique no botão “Cópia Múltipla”;

• Vai abrir uma janela pop-up;

• Na coluna “Período”, assinale com um visto os meses para os quais pretende copiar os dados do respetivo período homólogo;

• Na coluna “Alojamentos”, assinale com um visto todas as unidades em que quer fazer esta cópia para os meses selecionados;

• Na coluna “Edição”, pode definir as alterações que pretende efetuar aos dados selecionados nos passos anteriores. Se não efetuar nenhuma alteração (ou seja, se deixar estes campos em branco), os dados do período homólogo serão copiados exatamente iguais;

• Clique no botão “Copiar”.

Provavelmente, usou a cópia múltipla para copiar um mês de que não havia informação em sistema (se ainda não era cliente Ynnov, por exemplo, ou se essa unidade ainda não existia ou não estava preenchida). Quando, por lapso, copia um mês sem informação em sistema para um mês que tem já preenchido, a informação será toda copiada a zeros, eliminando a informação que tinha preenchida no mês de destino.

Sim, pode definir que um alojamento deverá permanecer indisponível por um determinado número de dias após a data do check-out. Para o fazer, siga o passo a passo descrito na FAQ 18 do nosso artigo Alojamentos.

Informamos que, quando é removida a restrição de tempo entre reservas, a alteração só é aplicada a reservas que entrem em sistema depois da alteração ter sido feita. Ou seja, a alteração desta restrição não vai ter efeito nas reservas que já estejam em sistema quando efetuar a alteração.

Para abrir a disponibilidade para as reservas que já estão em sistema, terá de o fazer manualmente no channel manager:

• No separador “Channel Manager”, que fica aberto por pré-definição;

• No campo “Grupo”, selecione o grupo que quer editar (se só tiver um grupo, vai estar selecionado por definição);

• No campo “Alojamento”, selecione a unidade que quer abrir;

• No campo “Plano de Preços”, selecione a tarifa pretendida (caso tenha tarifas independentes, relembramos que terá que repetir a mesma edição em cada tarifa) - saiba mais no artigo Tarifas e diferenciais;

• No campo “Datas”, selecione o intervalo temporal pretendido, bem como os dias da semana aplicáveis;

• No campo “Disponibilidade”, insira 1 (um) no caso de unidades individuais ou a disponibilidade aplicável no caso de tipologias;

• Clique no botão “Gravar”.

Assim essa data já ficará disponível para reserva.

O separador “Mapa de Preços” permite-lhe consultar os preços praticados nos seus vários alojamentos, em qualquer data. Uma vez que lista num quadro apenas todos os seus alojamentos, permite-lhe fazer esta consulta de uma forma rápida e simultânea.

Não. O separador “Mapa de Preços” é apenas para consulta de informação. Caso queira proceder a alguma alteração, deverá voltar ao separador “Channel Manager”. Para saber como efetuar alterações a uma data, consulte a FAQ 6.