O menu “Hóspedes” do software Ynnov permite-lhe guardar informações e contactos dos diversos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Os dados dos hóspedes ficam organizados em fichas de hóspede, que podem ser utilizadas como:
Histórico: para manter a informação de quem passou nas suas unidades;
Criação de reservas futuras: para utilizar informação de um hóspede que já tem em arquivo, sem ter de preencher tudo novamente;
Relatórios e estatísticas: todas as nossas estatísticas são geradas em tempo real, com informação que existe nas fichas de reserva e de hóspede.
FAQs
1. O que posso visualizar no menu "Hóspedes"?
O menu “Hóspedes” permite-lhe ter acesso aos dados pessoais dos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Este menu está organizado por fichas de hóspedes e, cada uma delas, é abastecida com os dados relativos ao hóspede principal de uma reserva.
Na ficha de hóspedes, consegue ter acesso a:
2. Que informações dos hóspedes ficam armazenadas?
Aquando da criação da reserva no software Ynnov, e sempre que o hóspede é novo em sistema, é gerada uma ficha de hóspede, com os dados cedidos pelo próprio no momento da reserva.
Se, por algum motivo, o hóspede fornecer dados com algum tipo de equívoco, o software não tem como validar ou alterar os dados fornecidos pelo hóspede. No entanto, existe a possibilidade de editar manualmente as fichas de hóspede (FAQ 7).
3. Posso criar uma ficha de hóspede manualmente?
Sim. Para casos em que pretende guardar os dados de hóspedes que ainda não estão em sistema, pode proceder à criação de uma ficha de hóspede de forma manual. Para o fazer:
Aceda ao menu “Hóspedes” (menu da barra lateral);
Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”;
Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas);
Nas funcionalidades que serão abertas, clique no botão “+ Novo” (canto superior direito do ecrã, logo abaixo do menu do utilizador);
Na ficha de hóspedes que irá abrir, preencha os dados do hóspede (os campos de primeiro e último nome são obrigatórios);
Clique no botão azul “Guardar”.
4. Que fichas de hóspede são criadas de forma automática?
Sempre que entra uma reserva no software Ynnov, de um novo hóspede do qual o software ainda não tem nenhum dado, é gerada uma ficha de hóspede.
5. Como obtemos a informação para as fichas de hóspede?
As fichas de hóspede são preenchidas com a informação disponibilizada pelo próprio hóspede, aquando da realização da sua reserva. Ou seja, quando entra em sistema uma reserva de um hóspede novo, a respetiva ficha de hóspede é também criada.
Para reservas oriundas dos canais de distribuição/OTAs (desde que seja um canal com o qual temos ligação via API - ver FAQ 1 deste artigo), a nova reserva ao entrar em sistema despoleta a criação de uma ficha de hóspede. O mesmo se aplica às reservas criadas através do Motor de Reservas, caso tenha esse módulo adicionado à sua subscrição Ynnov.
Relativamente às reservas diretas, é a sua ação ao criar a reserva manual que gera a criação da ficha de hóspede (ou pode adicionar um hóspede recorrente, se for o caso).
6. Como posso encontrar uma ficha de hóspede em específico?
O menu “Hóspedes” da Ynnov está organizado em dois tipos de visualizações diferentes: em “Cartões” e em “Lista”. Em qualquer um destes separadores, é possível proceder à pesquisa de uma ficha de hóspede em específico. Para o fazer, deve:
Aceder ao menu “Hóspedes” (menu da barra lateral);
Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”, proceder à pesquisa do hóspede por um dos seguintes dados:
Para casos em que não disponha nenhum destes dados, poderá ainda realizar a sua pesquisa por ordem alfabética. Para o fazer:
Em qualquer um dos separadores “Cartões” ou “Lista”;
Expanda o cabeçalho (para mostrar os botões adicionais), clicando na seta “v” na parte superior do ecrã ao centro (logo abaixo dos campos de “Nome do hóspede”, “País” e datas);
Escolha um intervalo de letras e proceda a uma pesquisa mais filtrada.
7. Posso editar as fichas de hóspede?
Sim. É possível editar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve:
Aceder ao menu “Hóspedes” (menu da barra lateral);
No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar;
Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções:
Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis;
Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;
Selecione a opção de editar, clicando no ícone do lápis;
Proceda às alterações necessárias;
Clique no botão azul “Guardar”.
8. Posso eliminar uma ficha de hóspede?
Sim. É possível eliminar uma ficha de hóspede no menu “Hóspedes” do software Ynnov. Para o fazer, deve:
Aceder ao menu “Hóspedes” (menu da barra lateral);
No separador “Cartões” (é o que abre por definição), procurar qual a ficha de hóspede que pretende editar;
Ao passar com o rato por cima da respetiva ficha de hóspede (sem clicar) irão ser apresentadas duas novas opções:
Editar a ficha do hóspede, no ícone do lápis;
Eliminar a ficha do hóspede, no ícone do balde do lixo;
Selecione a opção de eliminar, clicando no ícone do balde do lixo;
A ficha de hóspede selecionada será eliminada.
9. É possível exportar os dados dos hóspedes que tenho em sistema?
Sim. No software Ynnov tem a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes. Para aceder a essa funcionalidade, deve:
Aceder ao menu “Hóspedes” (menu da barra lateral);
No separador “Lista”, clique no botão “Exportar” (canto direito do ecrã, no início da tabela);
Automaticamente, será gerado um ficheiro excel com os dados dos seus hóspedes.
10. Existe a possibilidade de personalizar os campos da ficha de hóspede?
Não. O software Ynnov apresenta-lhe uma ficha de hóspede pré-definida, com um grande número de dados que lhe permite conhecer melhor os seus hóspedes. Tem também a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes (FAQ 9).
11. Posso importar uma listagem com dados de hóspedes que já possuo?
Não. O software não dispõe da funcionalidade para importar dados de hóspedes. No entanto, a qualquer momento pode proceder à criação manual de uma ficha de hóspede. Saiba como na FAQ 3.