What's new?

Lançamento da v8.0

• Nova imagem com interfaces ainda mais intuitivas;

• Desenvolvimento com recurso a novas liguagens de programação;

• Melhor experiência do utilizador: mais autonomia, mais personalização e mais funcionalidades;

• Reorganização da estrutura de menus em 4 segmentos: operacional, estratégico, analítico e comunicacional;

• Criação de layout claro e escuro;

• Disponibilização de novos serviços de atendimento personalizado: suporte premium (por telefone) e formações/reuniões;

• Navegabilidade melhorada em todos os menus

  • Tabelas reforçadas, com mais informação e ações rápidas;

  • Possibilidade de aplicação de filtros de informação;

  • Acesso em 1 clique à respectiva área de configurações. estatísticas, centro de ajuda e informação relevante;

  • Vista multipropriedade - os utilizadores com mais do que uma propriedade podem selecionar ver apenas um ou todas em simultâneo.
    
    

• Visão 360 do desempenho do negócio no período selecionado;

• Passa a incluir visão estratégica, além de operacional;

• Seleção de período predefinido e acessos rápidos a toda a plataforma.

• Personalização das cores dos canais;

• Possibilidade de personalizar subcanais;

• Legenda com todos os canais de distribuição mapeados;

• São identificáveis datas com disponibilidade parcial/sem disponibilidade, bem como datas não configuradas (calendários não preenchidos).

• Envio manual de mensagens personalizadas ao hóspede;

• Consulta/edição de todas as tarefas associadas à reserva (limpezas, comunicação à AIMA, concierge digital, etc).
  
  

• Todos os aspetos operacionais reunidos num único menu, com várias novidades.

• Limpezas

  • Checklists de tarefas a realizar (que podem ser assinaladas como feitas ao registar o serviço);

  • Associação de um custo e um fornecedor às limpezas (para consulta nas despesas);

  • Serviços de limpeza podem ser assinalados como não realizados a pedido do hóspede;

  • Auditoria de serviços de limpeza realizados, com notas e atribuição de classificação;

  • Mais permissões disponíveis para os utilizadores de limpezas;

  • Integração com módulo finanças (cálculo automático dos custos de limpeza).

• Check-in/out

  • Adicionar notas ao registar check-ins e check-outs na versão web (e também hora precista de check-out, no caso dos registos de check-in);

  • Portal de check-ins/outs, para os utilizadores deste tipo.

• Manutenção

  • Associação de um custo e um fornecedor às manutenções (para consulta nas despesas e gerar notificações);

  • Definição de um nível de prioridade;

  • Permite manutenções corretivas ou preventivas (as preventivas podem ser recorrentes);

  • Possibilidade de adicionar notas ao registar serviço concluído;

  • Portal da manutenção, para os utilizadores deste tipo.

• Envio de mensagem personalizada ao hóspede na lista;

• Campo para adicionar notas à ficha de hóspede;

• Diversas opções de categorização: geração, perfil de viajante e com que viaja;

• Possibilidade de assinalar hóspedes como favorito, VIP ou não desejado.

• Visualização de todos os registos do portal do Concierge Digital, com indicação do estado.

• Formulário AIMA

  • Possibilidade de ocultar formulário AIMA para hóspedes portugueses;

  • Campos de preenchimento limitados ao n.º mínimo e máximo de caracteres permitidos. Só são aceites caracteres elegíveis.

• Serviços

  • Com fotografias e descritivos;

  • Hóspede pode indicar número de dias/hóspedes nos serviços que tenham essa opção.

• Chat

  • Chat de conversação com o hóspede (em direto ou diferido). Apenas disponível com o módulo adicional Mensagens premium. 

• Calendários

  • Consultar canais mapeados e diferenciais aplicados;

  • Adicionar notas à edição.

• Multi-calendário

  • Visualização em simultâneo de todos os alojamentos e tarifas, com edição rápida de preços e disponibilidade;

  • Consulta de tarifas dependentes e diferenciais aplicáveis.

• Possibilidade de assinalar que o alojamento é isento de licença;

• Mais opções de configuração nas características do alojamento;

• Configuração de localização por coordenadas;

• Configuração autónoma de Taxa Municipal Turística específica por alojamento;

• Configurações adicionais de preço específicas por alojamento para hóspede extra, bebés e crianças (para reservas diretas e do motor de reservas).

• Rentabilidade

  • Informação de rentabilidade dividida por alojamento.

• Despesas

  • Passam a ser contabilizados custos com serviços de limpeza, de manutenção e serviços adicionais realizados no período em análise.

• Faturação

  • Informação financeira sobre valores faturados na Ynnov.

• Pagamentos

  • Informação financeira sobre pagamentos registados na Ynnov.

• Indicadores

  • Novos indicadores de performance e estatísticas da operação, nomeadamente a antecedência de criação da reserva;

  • Comparativo com períodos homólogos.

• Tarefas

  • Informação estatística sobre os serviços prestados de limpezas, check-ins/outs e manutenção.

• Institucional

  • Estatísticas de comunicações à AIMA;

  • Taxa Municipal Turística com valor total por município e informação por alojamento;

  • Possibilidade de preenchimento integral do inquérito INE no software, com envio direto.

• Criação de serviços de manutenção corretivos e preventivos (com possibilidade de recorrência).

• Criação e gestão de fornecedores e categorias;

• Alertas por SMS/email (manutenção).

• Para gestores de alojamento, com informação detalhada sobre o negócio de cada proprietário;

• Permite exportação de relatórios;

• Configuração de comissões de proprietário (gerais da propriedade ou específicas por alojamento) em percentagem ou valor absoluto;

• Possibilidade de selecionar que valores são excluídos do cálculo da comissão;

• Upload dos contratos;

• Maior nível de permissões disponíveis para os utilizadores com o perfil "Proprietário".

• Guia interativo com a apresentação detalhada passo-a-passo de toda a plataforma Ynnov.

• Criar notas e agendar lembretes (com possibilidade de recorrência);

• Para toda a equipa ou para utilizadores em específico.

• Novos momentos de envio nos templates: preenchimento do concierge digital, cancelamento de reserva, registo de pagamento ou emissão de fatura;

• Possibilidade de definir intervalo horário no envio e procedimento para reservas criadas no próprio dia do check-in;

• Nova condição de envio: duração da estadia;

• Emails

  • Campo de destinatário em BCC;

  • Possibilidade de definir servidor de envio próprio;

  • Email tracking.

• Mensagens Premium

  • Whatsapp - a partir do momento que a conversação é iniciada pelo envio de um modelo de comunicação automática, é possível trocar mensagens Whatsapp com os hóspedes diretamente no software Ynnov;

  • Chat - ferramenta de comunicação em tempo real ou diferido com a equipa (canal geral ou utilizadores específicos), com utilizadores de limpezas e manutenção, com proprietários e com o hóspede (através do chat do concierge digital).

• Histórico detalhado sobre edições realizadas na conta, com identificação do utilizador que as efetuou e acesso à respetiva tarefa/reserva;

• Inclui informação sobre reservas, tarefas, concierge digital e finanças.

• Sistema inteligente de alertas para aspetos que carecem de acompanhamento;

• Possibilidade de assinalar alertas como lidos ou resolvidos;

• Inclui informação sobre pré-reservas, requisição de serviços adicionais, comunicações AIMA com erros, pagamentos parciais, informação sobre potenciais overbookings e erros nas cauções e nos pagamentos.

• Guia

  • Explicações detalhadas de todos os menus

• Novidades

  • Alerta sempre que é lançada uma nova funcionalidade na sua conta Ynnov.

• Helpdesk

  • Tudo o que precisa de saber sobre o funcionamento do Suporte Standard;

  • Suporte Premium (módulo adicional) - acesso ao serviço de helpdesk por atendimento telefónico, com tempos de resposta preferenciais.

• Autenticação de 2 fatores (2FA) para proteger a sua conta;

• Novas configurações: fuso horário, modo escuro e menu colapsado.

• Preferências

  • Novas opções de configuração. É aconselhada a leitura atenta desta área, para tirar o máximo partido do software.

• Limpezas

  • Autonomia na criação de tipos de limpeza, checklists e automatismos de criação de limpeza;

  • Possibilidade de aplicar diferentes automatismos a diferentes alojamentos.

• Manutenção

  • Autonomia na criação de categorias de manutenção.

• Faturação

  • Personalização do texto das observações das faturas;

  • Possibilidade de envio automático do ficheiro SAF-T para o email do contabilista (ou qualquer outra pessoa, até um máximo de 3 endereços), com recorrência mensal no dia do mês pré-definido pelo utilizador.

• Motor de Reservas

  • Selecionar o número de hóspedes inserido por definição na pesquisa;

  • Ativar o modo escuro por definição;

  • Pagamento por cartão de crédito/débito (Stripe) com possibilidade de pagamentos faseados (parciais) e caução;

  • Novos métodos de pagamento: MBWay (via IfThenPay) e Paypal e "Pagar mais tarde".

  • Definição de diferentes preço/noite consoante se trate de um adulto, criança ou bebé;

  • Apresentação de diferentes métodos de pagamento consoante a antecedência do check-in.

• Serviços

  • Associação de um custo operacional e um fornecedor aos serviços (para consulta nas despesas).

• Fornecedores

  • Autonomia na criação de fornecedores;

  • Fornecedores de manutenção permitem configuração de notificações por email ou SMS (criação, edição e eliminação de serviço).

• Utilizadores

  • Possibilidade de activar uma camada extra de segurança - autenticação de 2 fatores (2FA);

  • O utilizador tem a possibilidade de recuperar a password do sistema com total autonomia;

  • Autonomia para criar/editar/bloquear utilizadores (o tipo Gestor tem de ser criado pela Ynnov);

  • Possibilidade de personalizar permissões à medida, para cada utilizador;

  • Consulta de data do úlltimo login e do estado da autenticação de 2 fatores;

  • Novos tipos de utilizador que podem ter acesso a apenas alguns alojamentos: utilizador com acesso ao portal de Manutenção e portal de Check-ins/outs.

• URLs aprovados

  • Definir lista de URLs que estão aprovados para serem incluídos nas suas mensagens automáticas;

  • Passo extra de verificação, para prevenir ataques de phishing.

• Concierge Digital

  • Maior controlo sobre que campos estão visíveis e quais são de preenchimento obregatório.

Novas integrações

• Instituicional: Instituto Nacional de Estatística;

• Pagamentos: MBWay (IfThenPay) e Paypal;

• Controlo de Acessos: TTLock e Roommatik;

• Serviços: PortalPRO;

• Mensagens: Whatsapp.

Uma forma de encurtar distâncias entre profissionais do setor do alojamento e prestadores de serviços.

Aquisição, de forma autónoma, de módulos adicionais.

Se no seu motor de reservas apenas tiver disponível uma unidade, agora, por definição, essa unidade passa a estar automaticamente selecionada.

Adicionalmente, já é possível configurar o número de hóspedes que devem ser apresentados por definição no seu motor de reservas. A Ynnov continua a colocar 2, por definição, mas tem a possibilidade de alterar essa configuração caso pretenda. Para proceder à alteração, basta:

• Aceder ao Menu do Utilizador;

• Selecionar a opção Configurações;

• Clicar em Preferências;

• Na secção Motor de Reservas, preencher com o número pretendido o campo “Número de hóspedes a apresentar inicialmente no motor de reservas".

A partir de agora, é possível utilizar os componentes de placeholders/códigos de personalização na configuração dos modelos de SMS, no menu Emails & SMS. Até aqui essa funcionalidade era exclusiva dos modelos de email. Poderá escolher os seguintes placeholders:

• Nome do hóspede;

• Todos os campos relativos à reserva.

Adicionalmente, agora quando definir o momento de envio do modelo de SMS, passa a ser possível configurar não só o dia em que este é enviado, mas também a hora a partir da qual o envio será feito.

O processo de correção dos erros reportados pelo SEF passou a ser ainda mais simples. Agora, sempre que recebe uma notificação de erro num boletim do SEF, o respetivo registo é movido para a área SEF > Por Verificar e fica a aguardar a sua correção. Assim, deixa de receber notificações repetidas por parte do SEF. Para saber passo a passo como fazer a correção de um boletim desta nova forma, consulte a FAQ 8 deste artigo.

Nota: Caso tivesse registos antigos com erros, é normal que estes também sejam movidos para a pasta “Por Verificar”. Caso já não se justifique o seu envio, basta clicar na bandeira do registo e depois clicar no ícone do caixote do lixo, para eliminar o registo.

A partir de agora, pode optar por validar automaticamente os boletins SEF preenchidos pelos seus hóspedes através do formulário check-in online, sem qualquer intervenção da sua parte.

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para a página SEF > Comunicações e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

Para saber passo a passo como activar esta opção, consulte a FAQ 8 deste artigo.

Por defeito, o seu motor de reservas apresenta aos potenciais hóspedes todos os seus alojamentos (mesmo que estes tenham uma capacidade inferior ao número de hóspedes da reserva), para permitir que estes possam selecionar vários alojamentos na mesma reserva, até perfazer a capacidade desejada.

No entanto, caso não queira que isto seja possível, pode alterar esta configuração e passarão a ser apresentados aos seus potenciais hóspedes apenas as unidades com capacidade para o número total de hóspedes inserido na pesquisa.

Para saber o passo a passo de como ativar esta opção, consulte a FAQ 9 deste artigo.