Editar reservas

O local onde deve fazer alterações a uma reserva vai depender do tipo de reserva que se trate:

• Reservas provenientes dos canais de distribuição:

  • Alterações de estado da reserva, unidade de alojamento, preço e datas: é aconselhado a que faça este tipo de alterações diretamente no próprio canal (que comunicará as alterações à Ynnov). Apesar de ser possível fazê-lo na Ynnov, mantenha em mente que a Ynnov apenas envia para os canais informação de disponibilidade, preço/noite e estadias mínimas. Ou seja, as alterações que efetuar na ficha de reserva não serão comunicadas ao canal, podendo gerar algum desfasamento. Por este motivo, este processo é desaconselhado;

  • Alteração de estado do pagamento: se a reserva foi cobrada através do canal, o canal irá atualizar automaticamente o estado, não pode ser alterado manualmente. Se não foi, deverá alterar diretamente na ficha de reserva na Ynnov;

  • Alterações de serviços adicionais, notas, horários de check-in/check-out, dados do hóspede e semelhantes: deve fazer estas alterações diretamente na ficha de reserva na Ynnov;

• Reservas do motor de reservas: altere diretamente na ficha de reserva;

• Reservas diretas: altere diretamente na ficha de reserva.

Saiba como editar uma ficha de reserva na FAQ 2.

Para editar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.

Na versão web:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel 360º:

    • Aceda ao Painel 360º (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Nas tabelas (In-house/Check-ins/Check-outs), encontre a reserva pretendida;

    • Clique em cima do ID da reserva;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Aceda ao separador Mapa;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato, em cima do ícone ⋯;

    • Selecione a opção Editar reserva;

  • Lista de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Aceda ao separador Lista;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros pode ainda fazer uma pesquisa mais precisa inserindo o alojamento, datas da reserva, datas de criação da reserva, estado da reserva, estado do pagamento ou canal de origem, entre outros;

    • Clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna Reserva;

• Irá abrir a ficha de reserva completa;

• Edite os campos pretendidos;

• Clique no botão Gravar ou Gravar e fechar.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Na APP:

Pode aceder à ficha de reserva através de:

• Ver Reservas:

  • Clique no menu Reservas;

  • Clique no submenu Ver reservas (é o que abre por definição);

  • Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (Check-in, Check-out ou In-house);

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Mapa:

  • Clique no Menu (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em Reservas para expandir o menu;

  • Selecione o submenu Mapa;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Agenda:

  • Clique no Menu (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em Reservas para expandir o menu;

  • Selecione o submenu Agenda;

  • Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;

  • De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• A ficha de reserva será automaticamente aberta;

• Clique no ícone ⋮ (canto inferior direito do ecrã);

• Selecione a opção Editar;

• A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;

• Proceda às alterações necessárias (tenha em conta que na APP apenas é possível editar algumas informações, para a edição integral terá de usar a versão web);

• Clique no botão Editar Reserva (canto inferior direito do ecrã).

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Nas FAQs deste artigo encontra vários passo a passo de como editar aspetos específicos da sua reserva.

Pode também saber mais no artigo Ficha de Reserva e no artigo Reservas (App).

Sim, na Ynnov poderá criar manualmente todas as suas reservas diretas. Explicamos abaixo como o fazer.

Na versão web:

• Em qualquer menu do software;

• Clique no botão + (o primeiro dos ícones no menu de topo);

• Selecione a opção Reserva;

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento para o qual a reserva será criada (se apenas tiver uma propriedade, esta estará selecionada por definição);

    • No campo Datas, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo Adultos, insira o número de adultos;

    • Identifique se se trata de uma reserva efetiva ou uma pré-reserva, clicando no campo Estado na coluna de ações;

    • Na coluna de ações, clique no campo Selecionar alojamentos;

      • Na janela que irá abrir identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • No campo apresentado no lado direito da janela, clique em cima da caixa com o 0 (zero) e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

          • Ser-lhe-ão mostradas as unidades com capacidade para o número de hóspedes que associou à reserva. Poderá selecionar mais do que uma unidade para uma reserva;

      • Percorra a janela até ao final e clique no botão Gravar;

    • Na coluna de ações, clique em Adicionar hóspede para inserir os dados do hóspede principal;

      • Na janela que abre, preencha com as informações relativas ao hóspede principal (apenas são de preenchimento obrigatório os campos de Primeiro nome e Apelido);

    • Clique no botão Gravar.

• Clique em Gravar para criar a reserva direta.

Na APP:

• Aceda ao menu Reservas (é o que abre por definição);

• Clique no ícone ⋮;

• Selecione o submenu Criar:

  • Em alternativa, poderá aceder ao menu da barra lateral, clicando em Menu na barra inferior;

  • No menu Reservas, selecionar o submenu Criar reserva;

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo Datas, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo Adultos, insira o número de adultos;

    • No campo Alojamento:

      • Clique no botão Selecione;

      • Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • Na caixa com o 0 (zero), clique e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

      • Percorra a janela até ao final e clique no botão Guardar;

    • No campo Nome, insira o nome do hóspede principal;

• Clique no botão + Criar Reserva.

Nota: A ficha de reserva disponível na versão mobile não dispõe de todos os campos que são visíveis na versão web. Para ter acesso a todos os detalhes da ficha de reserva e, para proceder à criação de uma reserva que contemple todos os dados suportados pela Ynnov, deve proceder à sua criação na versão web da plataforma.

A sua reserva direta foi criada. Ao gravar, o software irá atualizar automaticamente a ficha da reserva e serão acrescentadas as informações geradas automaticamente pela plataforma, como:

• Valor da taxa municipal turística (caso seja aplicável no seu município);

• Link para o portal do concierge.

Pode também saber mais no artigo Ficha de Reserva e no artigo Reservas (App).

Na Ynnov não é possível apagar reservas, apenas alterar o estado para No-show ou Cancelado, conforme a opção aplicável.

Quando altera o estado de uma reserva para uma destas duas opções, a disponibilidade desse alojamento nas datas da reserva volta a ser aberta e essa informação é enviada para os canais, para que possa receber novas reservas para esse período.

Para saber como pode alterar o estado de uma reserva, consulte a FAQ 5.

A sua reserva pode estar num dos seguintes estados:

• Confirmado: trata-se de uma reserva efetiva. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada;

• Check-in: trata-se de uma reserva efetiva para a qual foi indicado, manualmente por si ou por configuração do automatismo, que já se encontra in-house. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada;

• Check-out: trata-se de uma reserva efetiva para a qual foi indicado, manualmente ou por configuração do automatismo, que já não se encontra in-house. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada. Atente que a alteração de uma reserva para o estado Check-out não atualiza disponibilidade no seu calendário, mesmo que seja feito antes da data prevista para o check-out;

• Cancelado: a reserva foi cancelada por si ou pelo hóspede. A disponibilidade desse alojamento para essas datas foi reaberta e a atualização da disponibilidade foi enviada aos canais;

• No show: na data prevista, o hóspede não compareceu no alojamento, sem pré-aviso ou cancelamento da reserva. A disponibilidade desse alojamento para essas datas foi reaberta e a atualização da disponibilidade foi enviada aos canais;

• Pré-reserva: trata-se de uma pré-reserva. Ou seja, a reserva ainda não é efetiva (pode estar, por exemplo, a aguardar pagamento para ser efetivada). Quando a reserva está neste estado, tem a possibilidade de definir uma data e hora de aprovação. Pode também aceitar a reserva para a tornar efetiva (passa ao estado Confirmado), ou rejeitá-la para a cancelar (passa ao estado Cancelado). Em algumas circunstâncias é possível ativar o cancelamento automático.

Saiba mais sobre o funcionamento do In-House na FAQs 3, 4 e 5 do artigo Painel 360º.

No artigo Gestão de Reservas, pode encontrar mais informação sobre cancelamento automático (FAQ 14) e pré-reservas (FAQ 13).

Caso se trate de uma reserva oriunda de um canal, se houver alterações no canal ao estado da reserva, essa informação será recebida na Ynnov e a ficha de reserva será automaticamente atualizada. Atente que se efetuar a alteração de estado diretamente na Ynnov, essa informação não será atualizada no canal, porque a Ynnov não envia informação de reservas (apenas atualizações de disponibilidade, preços e estadias mínimas/máximas).

Para as reservas diretas ou provenientes do motor de reservas, a atualização do estado é feita por si diretamente na Ynnov, na ficha da reserva. Esta edição apenas está disponível na ficha da reserva da versão web da Ynnov. Para o fazer:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel 360º:

    • Aceda ao menu Painel 360º (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Clique no ID da reserva presente na coluna Reserva das tabelas In-house/Check-ins/check-outs;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Clique no separador Mapa;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva e clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato, em cima do ícone ⋯;

    • Selecione a opção Editar reserva;

  • Lista de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Aceda ao separador Lista;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros pode ainda fazer uma pesquisa mais precisa inserindo o alojamento, datas da reserva, datas da criação da reserva, estado da reserva, estado do pagamento ou canal de origem, entre outros;

    • Clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna Reserva;

• Irá abrir a ficha da reserva;

• Na secção Estado da reserva da coluna de acções;

  • Clique para alterar o estado da reserva e escolha o pretendido;

• Clique no botão Gravar ou Gravar e fechar.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

O estado da reserva é também atualizado automaticamente quando é assinalado, manualmente por si (na versão web ou na APP) ou por configuração do automatismo, que essa reserva já efetuou check-in ou check-out.

O pagamento da sua reserva pode estar num dos seguintes estados:

• N/A: ainda não há qualquer informação sobre o pagamento da respetiva reserva;

• Pendente: a reserva ainda não foi paga (o estado de pagamento será também apresentado no mapa de reservas associado à reserva em questão);

• Parcial: foi paga uma parte da reserva mas ainda existem valores pendentes (o estado de pagamento será também apresentado no mapa de reservas associado à reserva em questão);

• Pago: a reserva foi paga na totalidade (o estado de pagamento será também apresentado no mapa de reservas associado à reserva em questão);

• Cancelado: quando não foi possível fazer a cobrança com sucesso, por algum motivo.

A alteração do estado de pagamento é feita de diferentes formas, consoante o tipo de reserva em causa:

• Reservas provenientes dos canais:

  • Se se trata de um canal com ligação API:

    • Se o pagamento da reserva foi gerido através dos métodos do próprio canal: a informação de pagamento é atualizada automaticamente pelo próprio canal;

    • Se o pagamento da reserva foi gerido externamente ao canal: tem de atualizar manualmente o estado do pagamento na ficha da reserva na Ynnov;

  • Se se trata de um canal com ligação iCal: Tem de atualizar manualmente o estado do pagamento na ficha da reserva na Ynnov;

• Reservas provenientes do motor de reservas:

  • Se o método de pagamento selecionado foi transferência bancária: tem de atualizar manualmente o estado do pagamento na ficha da reserva na Ynnov. Pode ativar, caso pretenda, o cancelamento automático;

  • Se o método de pagamento selecionado foi Cartão de crédito/débito, Referência multibanco, PayPal ou MB WAY: A informação de pagamento é atualizada automaticamente pelo respetivo gateway. Para os pagamentos por referência multibanco pode ativar, caso pretenda, o cancelamento automático;

• Reservas diretas: Tem de atualizar manualmente o estado do pagamento na ficha da reserva Ynnov.

A alteração manual do estado de pagamento na ficha de reserva, na Ynnov, apenas pode ser feito na versão web. Para o fazer:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel 360º:

    • Clique no menu Painel 360º (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Clique no ID da reserva presente na coluna Reserva;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Clique no separador Mapa;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva e clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato, em cima do ícone ⋯;

    • Selecione a opção Editar reserva;

  • Lista de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Aceda ao separador Lista;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • No campo Propriedade, selecione propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros pode ainda fazer uma pesquisa mais precisa inserindo o alojamento, datas da reserva, datas de criação da reserva, estado da reserva, estado do pagamento ou canal de origem, entre outros;

    • Clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna Reserva;

• Irá abrir a ficha da reserva;

• Na coluna de ações, procure o campo Estado e Pagamento;

• Clique no campo Pagamento e selecione o estado pretendido;

• Clique em Adicionar pagamento para introduzir a informação de pagamento (não obrigatório):

• Na janela que abre;

  • Selecione o método de pagamento utilizado;

  • Ao lado do método selecionado, insira o valor (€) da reserva que já foi paga. Use o ponto como separador decimal;

  • Caso pretenda registar um pagamento em percentagem, deverá ativar o switcher do campo Percentagem (o switcher deverá ficar cinza escuro);

  • Se selecionou Percentagem no campo à frente introduza o valor percentual recebido;

  • Pode adicionar um descritivo para o pagamento se for relevante;

  • Clique no botão Gravar;

• Na ficha de reserva, clique no botão Gravar ou Gravar e fechar.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Nota: O campo de atualização do estado do pagamento da reserva e o campo de introdução de pagamentos são independentes um do outro. Ou seja, a informação que insere num dos campos não atualiza o outro. Caso prefira, poderá atualizar apenas o estado do pagamento, sem inserir os pagamentos no botão Adicionar Pagamento. Caso queira ter a informação atualizada ao detalhe, terá de preencher ambos os campos separadamente.

Consulte o artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal) para ficar a conhecer todos canais com que a Ynnov tem integração, bem como as características de cada tipo de ligação.

No artigo Gestão de reservas, pode encontrar mais informação sobre cancelamento automático (FAQ 14).

Para saber o que deve alterar diretamente na Ynnov e nos canais, relativamente a reservas, consulte a FAQ 1.

Para saber como registar pagamentos parciais, consulte a FAQ 7.

Sim, pode. Para o fazer:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel 360º:

    • Aceda ao menu Painel 360º (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Clique no ID da reserva presente na coluna Reserva;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;

    • Clique no separador Mapa;

    • No campo Propriedade, selecione a propriedade a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Nos Filtros, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva e clique no botão Aplicar;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato, em cima do ícone ⋯;

    • Selecione a opção Editar reserva;

  • Lista de Reservas:

    • Clique no menu Reservas;