Concierge

No menu Concierge poderá encontrar todos os portais do concierge atribuídos às suas reservas. Para aceder a este menu deve:

• Aceder à sua conta Ynnov;

• Aceder a menu Concierge;

• Ser-lhe-ão apresentados todos os portais atribuídos às suas reservas;

• Tem a possibilidade de pesquisar o portal pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede diretamente no campo de pesquisa ou, em alternativa, poderá utilizar os filtros que lhe permitem direcionar a sua pesquisa mediante os filtros aplicados.

Na tabela apresentada do submenu Concierge poderá encontrar as seguintes informações:

• Canal: canal de proveniência da reserva;

• Reserva: ID da reserva (ao clicar no retângulo azul pode aceder à ficha de reserva);

• Check-in: data e hora prevista para o check-in;

• Check-out: data e hora prevista para o check-out;

• Preenchido: data e hora da primeira vez que o formulário foi preenchido;

• Hóspede: nome do hóspede principal associado à reserva;

• Alojamentos: alojamento no qual a reserva está alocada;

• Check-in online: informação sobre se esta área do portal do concierge foi ou não preenchida. Se tiver sido preenchida, o botão estará a cinza escuro. Pode clicar sobre o ícone para aceder à respetiva área do portal do concierge;

• Serviços adicionais: informação sobre se esta área do portal do concierge foi ou não preenchida. Se tiver sido preenchida, o botão estará a cinza escuro. Pode clicar sobre o ícone para aceder à respetiva área do portal do concierge;

• Comunicação à AIMA: informação sobre se esta área do portal do concierge foi ou não preenchida. Se tiver sido preenchida, o botão estará a cinza escuro. Pode clicar sobre o ícone para aceder à respetiva área do portal do concierge;

• Chat: informação sobre se esta área do portal do concierge foi ou não preenchida. Se tiver sido preenchida, o botão estará a cinza escuro. Pode clicar sobre o ícone para aceder à respetiva área do portal do concierge;

• Abrir URL: acesso rápido ao portal do concierge;

• Menu de ações rápidas:

  • Portal do concierge (caso o portal já tenha sido preenchido);

  • Boletim AIMA.

É extremamente fácil de identificar um portal do concierge que já foi preenchido pelo hóspede, assim como é fácil aceder a essa informação. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu do Concierge;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar os formulários (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Pode pesquisar pela reserva para a qual pretende visualizar o formulário, através do campo de pesquisa ou da aplicação dos filtros;

• Identifique a reserva pretendida;

• Na linha da reserva procure pelo estado do preenchimento do formulário de concierge;

• No campo Preenchido ser-lhe-á apresentada a data e hora da primeira vez que o formulário foi preenchido.

• Clique no separador que pretende abrir (check-in online, serviços adicionais, boletim AIMA ou chat);

• Na janela que abre será apresentada a informação do portal do concierge preenchida pelo hóspede.

O portal do concierge permite-lhe recolher diversos dados e informação do seu hóspede, poupando tempo na gestão de tarefas, como a comunicação à AIMA e a preparação da estadia do seu hóspede. Ao mesmo tempo, permite-lhe apresentar a sua oferta de serviços adicionais, de forma a destacar as vendas cruzadas e o aumento da rentabilidade e responder às dúvidas ou questões dos seus hóspedes (através do chat).

O portal do concierge é gerado de forma automática pelo software Ynnov, sempre que uma reserva entra em sistema. Cada portal é gerado com o número de hóspedes afetos a cada reserva.

Nota: No portal, apenas são de preenchimento obrigatório os dados da AIMA relativos ao hóspede principal. Por este motivo, em reservas com mais de um hóspede, terá de validar se estão preenchidos os dados dos restantes hóspedes. Se não estiverem, terá de solicitar aos hóspedes que procedam ao seu preenchimento ou então fazer o preenchimento manual junto do seu hóspede no momento de check-in, por exemplo. O portal do concierge é editável, mesmo depois de submetido pela primeira vez, até à data do check-out.

Se o hóspede ainda não preencheu o portal do concierge continua a ter a possibilidade de consultar o portal para, por exemplo, enviá-lo de forma manual para o seu hóspede. Para o fazer tem duas possibilidades:

• Através do menu Concierge:

  • Na sua conta Ynnov, aceda ao menu Concierge;

  • Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar os formulários (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Pode pesquisar pela reserva para a qual pretende visualizar o formulário, através do campo de pesquisa ou da aplicação dos filtros;

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Na linha da reserva em que pretende visualizar o portal do concierge, cliquem em Abrir URL;

• Através da ficha de reserva:

  • Aceda à sua conta Ynnov;

  • Pesquise pela reserva para qual pretende visualizar o portal do concierge. Pode fazê-lo através do Painel 360º ou menu Reservas;

  • Após identificar a reserva, clique no respetivo ID para aceder á ficha de reserva;

  • Uma vez na ficha de reserva, no separador Reserva;

  • Na barra de ações, encontre a secção Concierge;

  • Uma vez aí poderá copiar o link para o formulário, ou clicar para o abrir.

O portal do concierge permite-lhe recolher informações pertinentes do seu hóspede, bem como apresentar os serviços adicionais que tem disponíveis no seu alojamento. Por definição, o portal do concierge irá apresentar os seguintes campos (é possível personalizar se quer ou não que alguns campos sejam apresentados no portal, veja a FAQ 20):

• Formulário de check-in online:

  • Email;

  • Hora prevista de check-in;

  • Hora prevista de check-out;

  • A viajar com (individual, casal, família, amigos);

  • Perfil de viajante (lazer, negócios, bem-estar, nómada digital, eco friendly, mochileiro, requisitos de acessibilidade, pet friendly);

  • Primeira vez em (localidade do alojamento);

  • A viajar com animal de estimação;

  • Intolerância ao glúten;

  • Preferência de cama;

  • Observações: campo preenchido pelo hóspede com observações;

• Serviços adicionais:

  • Lista completa dos serviços adicionais disponibilizados;

• Dados do boletim de alojamento AIMA:

  • Nome;

  • Apelido;

  • Tipo de documento;

  • Número de documento;

  • País emissor do documento;

  • Nacionalidade;

  • País de residência;

  • Local de residência;

  • Data de nascimento;

  • Data de check-in (campo preenchido e não editável);

  • Data de check-out (campo preenchido e não editável);

  • Autorizações:

    • Aceitação do armazenamento dos dados de contacto para efeitos de comunicações e marketing;

    • Aceitação dos Termos e Condições;

• Chat: possibilidade de enviar as suas dúvidas e questões ao anfitrião que poderá responder diretamente através da Ynnov (caso tenha o módulo de mensagens premium subscrito).

Nota: no portal, apenas são de preenchimento obrigatório os dados da AIMA relativos ao hóspede principal. Por este motivo, em reservas com mais de um hóspede, terá de validar se estão preenchidos os dados dos restantes hóspedes. Se não estiverem, terá de solicitar aos hóspedes que procedam ao seu preenchimento ou então fazer o preenchimento manual junto do seu hóspede no momento do check-in, por exemplo. O portal do concierge é editável, mesmo depois de submetido a primeira vez, até à data do check-out.

O portal do concierge está disponível em diferentes idiomas:

• Português;

• Inglês;

• Francês;

• Espanhol.

Por definição, o portal do concierge abrirá sempre em inglês. O hóspede pode alterar facilmente o idioma para o que lhe for mais conveniente, diretamente no portal, no canto superior direito.

Sim, por forma a personalizar o portal do concierge à imagem do seu alojamento ou empresa pode inserir o seu logotipo no canto superior esquerdo do portal. Para o fazer:

• No Menu do utilizador, clique no submenu Propriedade;

• Do lado direito do ecrã, clique em Faça upload de uma imagem com o tamanho de 125x125px e faça upload do seu logotipo;

• Depois de realizado o upload, clique em Gravar.

O portal do concierge pode ser enviado para os seus hóspedes através da configuração de uma comunicação na sua plataforma Ynnov, seja através de email, SMS ou mensagem por WhatsApp.

Apenas precisa de criar e ativar o envio do modelo em alguns cliques e, a partir daí, o mesmo passará a ser enviado automaticamente para todas as suas reservas, no momento de envio que definir. Ou seja, apenas precisa de fazer as configurações uma vez e, a partir daí, a plataforma faz todo o trabalho por si.

Saiba mais sobre as comunicações automáticas Ynnov no artigo Mensagens.

A utilização do formulário do concierge permite-lhe automatizar quase na totalidade a submissão dos boletins de alojamento à AIMA.

Através deste portal, que é enviado para o hóspede por uma comunicação automática, é delegado no hóspede o trabalho de preenchimento dos seus próprios dados. Depois é apenas necessária uma rápida validação da sua parte, em dois cliques, para garantir que a informação está conforme, e todo o restante processo de envio da comunicação à AIMA é gerido automaticamente pela plataforma. Ou seja, com um envolvimento mínimo, consegue poupar muito tempo e trabalho e cumprir ainda assim todas as suas obrigações legais.

Conheça em detalhe, no artigo Preenchimento automático, como se processam as comunicações à AIMA por este meio.

Toda a informação destinada a ser enviada para a comunicação à AIMA é encriptada e armazenada de forma específica e que cumpre com todos os requisitos impostos pela AIMA, no que diz respeito ao RGPD.

Não. O portal do concierge não é personalizável. No entanto, no que diz respeito aos campos que ajudam a preparar a estadia do hóspede tem a possibilidade de ocultar algum campo que não faça sentido para o seu alojamento ou ainda de o tornar de preenchimento obrigatório. Saiba mais no artigo Configuração do portal do concierge.

Se o hóspede inserir um endereço de email pessoal, esse email passará também a ser contabilizado para o envio das comunicações automáticas que tiver configuradas na sua conta Ynnov. Assim sendo, a partir desse momento, todas as comunicações de envio automáticas que tiverem agendadas para serem enviadas de forma automáticas, serão enviadas quer para o email do canal (caso exista) quer para o email pessoal indicado pelo hóspede.

Este endereço de email ficará também visível na ficha de hóspede no campo Email (pessoal). Saiba mais no artigo Hóspedes.

A informação do boletim AIMA não atualiza a ficha do hóspede, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pela AIMA. São regras impostas pela AIMA e pelo RGPD.

Contudo, na ficha de reserva, ocorrem quatro acrescentos:

• Caso seja preenchido o campo do email no portal (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha de reserva, junto aos dados do hóspede;

• Caso sejam requisitados serviços adicionais no portal, os mesmos vão ser acrescentados à ficha de reserva, na tabela de serviços adicionais;

• Caso seja preenchido o campo notas e/ou informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas á ficha de reserva, no campo Notas do canal;

• Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha de reserva que podem ser encontrados no separador Tarefas.

Nota: Com exceção dos dados preenchidos pelo hóspede para envio à AIMA, que não ficam visíveis na ficha de reserva, todas as restantes informações são passíveis de ser encontradas no separador Timeline da respetiva ficha de reserva na entrada Concierge.

No portal do concierge, irão ser apresentados todos os serviços adicionais que tiver configurados na sua conta Ynnov e para os quais tenha ativado a opção Visível no Concierge. Saiba mais no artigo Serviços adicionais.

No portal do concierge, não é possível proceder à compra de serviços adicionais. Embora os hóspedes tenham a possibilidade de visualizar e selecionar os serviços adicionais que disponibiliza, este processo funciona como uma requisição de serviços e não como uma compra. Após verificar que um hóspede requisitou um serviço adicional, deverá proceder à cobrança do mesmo, de forma externa à plataforma ou no momento de check-in, por exemplo.

Nota: sempre que um hóspede, ao preencher o portal do concierge, proceder com a requisição de um serviço adicional, será notificado dessa mesma requisição no seu Assistente.

Os termos e condições que são apresentados no portal do concierge foram especialmente criados pela Ynnov para que possam comunicar todos os requisitos legais necessários para o armazenamento e tratamento de dados pessoais.

Quando um hóspede procede ao preenchimento do portal do concierge com as informações do boletim AIMA, os seus dados ficam armazenados no menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Por verificar, a aguardar verificação.

Se tiver ativa a configuração da validação automática do boletim AIMA, os boletins irão diretos para o menu Tarefas → submenu Boletins AIMA → separador Boletins AIMA.

Saiba mais sobre a comunicação ao AIMA no artigo Boletins AIMA.

Sim. O preenchimento do portal do concierge é um momento de envio que pode ser escolhido quando tiver a configurar o envio de uma comunicação automática para o seu hóspede. Se pretender que a comunicação seja enviada logo após o preenchimento do portal do concierge deve inserir no momento de envio a seguinte configuração: 0 dias após Concierge. Saiba mais sobre o envio automático de comunicações no artigo Mensagens.

Caso tenha subscrito o módulo de mensagens premium, para além da integração com o WhatsApp, tem também disponível o Chat Ynnov. Este chat permite-lhe conversar diretamente com o seu hóspede e esclarecer todas as suas dúvidas ou questões. Saiba mais no artigo Chat.

A razão pela qual, no portal do concierge não lhe estão a aparecer serviços adicionais é porque os mesmos se encontram inativos. Em todas as contas Ynnov, são adicionadas algumas sugestões de serviços adicionais, mas encontram-se inativos.

Caso pretenda criar serviços adicionais, siga os passos descritos na FAQ 1 do artigo Criação de serviços adicionais.