Preferências

O submenu das Preferências divide-se em dois separadores, consoante a aplicação das preferências: Propriedade: definições de preferências que se aplicam a toda a sua propriedade; Utilizador: definições de preferências que se aplicam apenas ao seu utilizador;

No separador Propriedade tem a possibilidade de configurar algumas preferências que se irão aplicar à sua propriedade e a todos os utilizadores que tiverem acesso à mesma. São elas: Reservas; Pré-reservas; Taxa Municipal Turística; Finanças; Estatísticas; Painel 360º.

No separador Utilizador tem a possibilidade de configurar algumas preferências que se aplicam apenas ao seu utilizador. São elas: Navegação; Channel manager; Painel 360º; Timeline.

Para aceder às Preferências da sua conta Ynnov: Aceda ao Menu do utilizador e clique no submenu Configurações; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique na opção Preferências.

Na secção Reservas tem a possibilidade de configurar as seguintes preferências: Personalizar a cor dos canais e subcanais que posteriormente será visível no mapa de reservas e em outras páginas da plataforma; Configurar o intervalo temporal apresentado por definição no mapa de reservas: 1 mês; 2 meses; 3 meses; No menu, tem sempre a possibilidade de selecionar um período diferente em Filtros. Ativar a atualização automática do preço das reservas canceladas para zero (se ativar esta opção, o valor da estadia vai ser atualizado para 0.00€ em reservas canceladas); Ativar a atribuição automática de um alojamento (se trabalha com tipologias e ativar esta opção, as reservas serão automaticamente atribuídas a uma unidade dentro da tipologia em questão. Adicionalmente, se necessário, o software irá redistribuir as reservas dentro das várias unidades da tipologia (desde que não tenha sido atingida a respetiva data de check-in), de forma a atingir a ocupação máxima da mesma); Ativar a atualização automática de uma reserva para o estado de check-in e a respetiva hora de check-in; Ativar a atualização automática de uma reserva para o estado de check-out e a respetiva hora de check-out; Ativar a inclusão do logotipo na versão impressa das fichas de reserva; Configurar o tempo entre reservas (número de dias que devem ser automaticamente fechados antes do dia do check-in e depois do dia de check-out das reservas): Zero dias; Um dia; Dois dias; Três dias; Quatro dias; Cinco dias; Seis dias; Sete dias; Nota: Quando esta preferência está ativa ou é atualizada só será aplicada a reservas que entre a partir desse momento. As reservas em sistema não serão atualizadas; Ativar a funcionalidade quer permite adicionar notas ao assinalar check-ins e check-outs (ao ativar esta preferência, quando é assinalado o check-in ou check-out de uma reserva, irá abrir uma janela para a introdução de notas (bem como, no caso dos check-ins), a hora prevista de check-out); Ativar a funcionalidade que permite que, no mapa de reservas, não seja visível o cartão de resumo quando se passa o rato por cima da reserva; Alterar e personalizar o texto do campo Condições visível na versão impressa da ficha de hóspede.

Na secção Pré-reservas, encontra algumas funcionalidades que pode ativar, ou não, respeitantes às pré-reservas. Nesta secção pode: Para reservas diretas, ativar a preferência que lhe permite cancelar automaticamente a pré-reseva quando é atingido o prazo limite para aprovação; Para reservas efetuadas via motor de reservas através do pagamento via referência multibanco, ativar a preferência que permite atribuir o estado de pré-reserva e cancelar automaticamente quando é atingido o prazo limite para aprovação; Para reservas efetuadas via motor de reservas através do pagamento via transferência bancária, ativar a preferência que permite atribuir o estado de pré-reserva e cancelar automaticamente quando é atingido o prazo limite para aprovação. Para saber mais sobre as várias possibilidades de configuração das pré-reservas para cada método de pagamento, consulte a FAQ 1 dos artigos Referência multibanco e Transferência bancária.

Na secção Taxa Municipal Turística, pode alterar a forma como é contabilizado o número de dormidas da TMT para efeitos de estatísticas. O software Ynnov permite-lhe escolher se, para o período que selecionar nas estatísticas, o número de dormidas deverá ser calculado tendo por base: Período da reserva; Data de check-in; Data de check-out. Vejamos um exemplo prático. Imagine uma reserva de quatro noites, com check-in a 30/10 e check-out a 03/11. Agora imagine que no menu Estatísticas → submenu Tarefas, separador TMT, no intervalo de datas seleciona o mês de Outubro (01/10 a 31/10). Para cada configuração, este será o número de dormidas consideradas: Período da reserva: 2 (as 2 dormidas que ocorrem no período em análise); Data de check-in: 4 (todas as dormidas da reserva, pois a data de check-in ocorre no período em análise); Data de check-out: 0 (nenhuma dormidas, pois a data de check-out ocorre fora do período em análise).   Para proceder à alteração da forma de cálculo deve: Clicar no Menu do utilizador (canto superior direito); Selecione o submenu Configurações; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na opção Preferências, separador Propriedade; Percorra a página até à secção Taxa Municipal Turística; Por definição, a opção selecionada é Período da Reserva mas, pode alterar clicando sobre esse campo e selecionando outra das opções que lhe são apresentadas.

Na secção Finanças encontra: Como devem ser calculadas as receitas (A informação listada no menu Finanças vai ser calculada com base nas datas que selecionar): Data do check-out; Data do check-in; Entre as datas selecionadas; Como calcular o valor das receitas (apresentado no menu Rentabilidade) e o valor do lucro (apresentado no menu Receitas): Estadia + serviços + taxas: Estadia + serviços; Estadia + taxas; Estadia; Como calcular o valor das despesas (apresentado no menu Rentabilidade) com base em: Serviços adicionais; Limpezas; Manutenção; Comissão de reserva do canal; Comissão de pagamento do canal; Outro.

Na secção Estatísticas é possível: Ativar a possibilidade de receber um relatório estatístico mensal no endereço de email associado à respetiva propriedade; Alterar a informação que deve ser contabilizada nos cálculos das estatísticas de reservas: Estadia; Estadia + serviços; Estadia + taxas; Estadia + serviços + taxas; Nota: Esta configuração só vai ser aplicada à informação apresentada no submenu Reservas, dentro do menu Estatísticas.

Pode alterar a predefinição da janela temporal do Painel 360º nas Preferências da sua conta Ynnov. Para o fazer: Clique no Menu do utilizador (canto superior direito) e clique no submenu Configurações; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Selecione a opção Preferências; Na secção Painel 360º, no campo Intervalo temporal apresentado por definição no Painel 360º selecione uma das seguintes opções: Hoje; Esta semana; Este mês; Ontem; Semana passada; Mês passado; Amanhã; Próxima semana; Próximo mês; Depois de selecionada a opção, a informação é gravada de forma automática. Nota: No Painel 360º, continua a ter a possibilidade de selecionar um período diferente no campo das datas, no canto superior esquerdo.

Na secção Navegação tem a possibilidade de: Personalizar o número de registos que deverão ser apresentados por página. Pode selecionar as seguintes opções: 25; 50; 75; Personalizar qual página deve abrir por definição quando inicia sessão: Painel 360º; Reservas; Tarefas → Check-in/out; Tarefas → Limpezas; Tarefas → Boletins AIMA; Tarefas → Manutenção; Hóspedes; Faturação; Concierge; Channel manager; Alojamentos; Finanças → Rentabilidade; Finanças → Receitas; Finanças → Despesas; Finanças → Faturação; Finanças → Pagamentos; Proprietários; Estatísticas → Indicadores; Estatísticas → Reservas; Estatísticas → Tarefas; Estatísticas → Institucional; Assistente; Lembretes; Notas; Mensagens → Email; Mensagens → SMS; Mensagens → Chat; Mensagens → WhatsApp; Timeline; Marketplace; Networking; Definir qual o separador que quer que esteja aberto por definição sempre que acede a cada um dos menus que se encontram subdivididos por vários separadores. São eles: Reservas: Mapa; Lista; Tarefas → Limpezas: Mapa; Lista; Tarefas → Boletins AIMA: Boletins AIMA; Por verificar; Tarefas → Check-in/out: Histórico; Previsão; Tarefas → Manutenção: Todos os registos; Concluído; Por realizar; Hóspedes: Cartões; Lista; Faturação; Faturado; Por faturar; Channel manager: Calendário; Multi-calendário. Nota: Para proceder com a edição basta selecionar qual o separador que abra por definição. A informação é gravada de forma automática.

Na secção Channel manager do separador Utilizador nas Preferências, tem a possibilidade de definir se pretende que as opções da edição avançada estejam visíveis por definição. Para o fazer: Clique no Menu do utilizador (canto superior direito); Selecione o submenu Configurações; Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Na opção Preferências, separador Utilizador; Percorra a página até à secção Channel manager; Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) do campo Mostrar as opções da edição avançada por definição.

Na secção Painel 360º tem a possibilidade de personalizar a informação que pretende visualizar no seu Painel 360º sempre que acede à sua conta Ynnov. Nesta secção pode definir: Se pretende ocultar os indicadores apresentados no Painel 360º; Se pretende ocultar os atalhos das mensagens no Painel 360º.

Na secção Timeline pode personalizar os filtros que devem ser aplicados por definição na sua timeline. Pode escolher as seguintes opções: Nova reserva; Reserva editada; Reserva cancelada; Check-in efetuado; Check-out efetuado; Concierge; Limpeza efetuada; Limpeza auditada; Manutenção criada; Manutenção efetuada; Faturação; Pagamentos.