Boletins AIMA

Passo 1 - Preenchimento

Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados da AIMA na plataforma da Ynnov:

• Preenchimento automatizado (portal do concierge): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo;

• Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.

Passo 2 - Envio

Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov.

No dia a seguir à data do check-in, a plataforma identifica todos os registos que já estão verificados e que ainda não foram enviados e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores da AIMA. Quando recebermos o ok por parte da AIMA de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde).

Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto da AIMA de forma automática.

No caso de alterações à reserva:

• Quando a ficha da reserva é alterada e guardada, se tiverem sido alterados dados dos que são comunicados (como datas de check-in e check-out ou cancelamentos, por exemplo), as alterações são automaticamente comunicadas pela Ynnov.

Se precisar de alterar dados do hóspede:

Na versão web:

• Procure a reserva num dos seguintes sítios:

  • No Painel 360º:

    • Nas tabelas In-house, Check-ins, Check-outs;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no ícone ⋮ na linha da reserva pretendida;

    • Selecione a opção Boletim AIMA;

  • No menu Reservas → separador Mapa:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

    • Seleccione a opção Boletim AIMA;

  • No menu Reservas → separador Lista:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no ícone ⋮ associado à reserva;

    • Selecione a opção Boletim AIMA;

• Na janela que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para poder editar;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão Verificar.

Na App:

• No menu Reservas:

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique nela para entrar;

• Clique no botão com o ícone ⋮ (no fundo à direita);

• Selecione a opção SEF;

• Selecione o hóspede pretendido;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão Guardar registos.

Os boletins da AIMA têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros na comunicação dos mesmos. O software Ynnov, quer no portal do concierge quer nos boletins AIMA que pode preencher de forma manual, já faz uma verificação automática, dos pontos apresentados. No entanto, fique a saber os requisitos impostos pela AIMA:

• Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc);

• O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30;

• O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16;

• O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2;

• Preencher sempre todos os campos do boletim;

• Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.

Se a AIMA detetar algum erro de preenchimento, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo, para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 10.

Não. No portal do concierge, estará sempre incluído o boletim AIMA para preenchimento. No entanto, caso queira indicar aos seus hóspedes portugueses que não necessitam de preencher o boletim poderão dar essa indicação através da comunicação automática que enviam para o hóspede com o link para o portal do concierge.

Áandeira branca:
Ainda não foram preenchidos registos AIMA para esta reserva.

Bandeira vermelha:
Existem erros associados a este registo que precisam de ser corrigidos para que o mesmo possa ser comunicado com sucesso.

Bandeira amarela:
Os registos AIMA desta reserva já foram preenchidos pelo(s) hóspede(s), mas precisam de ser verificados por si.

Bandeira azul:
Os registos AIMA desta reserva já foram preenchidos/verificados e aguardam a data de comunicação automática (e/ou a resposta de confirmação do AIMA de que está tudo ok).

Bandeira verde:
Os registos AIMA desta reserva foram comunicados à AIMA e foram aprovados. O processo de comunicação está terminado.

Quando preenche diretamente na plataforma os dados AIMA de um hóspede ou verifica o boletim AIMA que ele submeteu através do portal do concierge, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de azul, o que significa que:

• Aguarda a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov;

• Ou já foi enviado e aguarda a confirmação da AIMA de que foi aceite.

O envio dos boletins de alojamento para a AIMA é feito no dia a seguir à data do check-in. Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação da AIMA que está tudo ok, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/verifica fiquem inicialmente como Em processamento (bandeira azul) pois estão em fila de espera a aguardar pela data correta, para que o nosso sistema faça o envio automático.

Registos pendentes há mais de 72 horas após a data do check-in:

Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como Em processamento/bandeira azul (mais de 72 horas) após a data do check-in, provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa.

Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:

• A integração com a AIMA não estar devidamente configurada na Ynnov (esta informação vai ser também apresentada, como um alerta, no momento em que tentar verificar o registo AIMA). Saiba como configurar no artigo Configuração da integração com o AIMA;

• Ou o método de comunicação associado ao seu registo AIMA não ser webservice, pelo que não é possível à Ynnov fazer o envio dos registos (esta informação vai ser também apresentada, como um alerta, no momento em que tentar verificar o registo AIMA).

Para saber como criar um registo na AIMA ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte o artigo Fazer/alterar o registo na AIMA.

Sim. Sempre que for verificar um formulário AIMA na sua conta Ynnov se, por algum motivo o registo AIMA ou a integração com a AIMA contiver algum problema irá ter um aviso, explicando o problema antes de entrar no respetivo boletim.

A informação do boletim AIMA não atualiza a ficha do hóspede, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pela AIMA. São regras impostas pela AIMA e RGPD.

Contudo, na ficha da reserva, ocorrem alguns acrescentos:

• Caso seja preenchido o campo do email no portal do concierge (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha da reserva, junto aos dados do hóspede;

• Caso sejam requisitados serviços adicionais no formulário, os mesmos vão ser acrescentados à ficha da reserva;

• Caso seja preenchido o campo Observações e/ou a informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas à ficha da reserva, no campo Notas do canal, bem como no histórico da reserva;

• Caso no portal do concierge tenha ativo os campos A viajar com animal de estimação, Intolerante ao glúten, Preferência de cama, e o hóspede preencher esses campos, a informação ficará visível no campo Notas do canal da ficha de reserva;

• Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha da reserva.

Sempre que receber uma comunicação de erro da AIMA, poderá corrigir o boletim de uma forma simples e rápida. Para o fazer, basta:

• Aceder ao menu Assistente (menu de topo);

• Procure nas notificações pelo erro no boletim AIMA;

• Caso não encontre, clique no botão Ver tudo;

  • Filtre a sua pesquisa para que lhe sejam apenas apresentadas as Comunicações AIMA com erros;

• Clique no ID da reserva para abrir a ficha de reserva;

• Aceda ao separador Tarefas;

• Na secção AIMA, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Boletim AIMA;

• Clique no ícone ⋮ correspondente ao boletim que pretende editar;

• Clique em Editar;

• Proceda às alterações necessárias;

• Clique em Verificar.

• Volte ao menu Assistente e marque este alerta como Resolvido.

Os dados da reserva serão automaticamente reenviados à AIMA.

Para descartar um registo AIMA, primeiro deverá identificar onde está o registo em causa.

Se estiver no menu Tarefas, no submenu Boletins AIMA, no separador Por verificar:

• Clicar no menu Tarefas;

• Aceder ao submenu Boletins AIMA;

• Clicar no separador Por verificar;

• Identificar o registo;

• Clicar no ícone ⋮ na linha do registo em causa;

• Clicar em Boletim AIMA;

• Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar;

• Clicar no ícone ⋮ na linha equivalente a esse hóspede, e selecionar a opção Eliminar;

• Confirmar a operação clicando em Sim, eliminar.

Se estiver no menu Tarefas, no submenu Boletins AIMA, no separador Boletins AIMA:

• Clicar no menu Tarefas;

• Aceder ao submenu Boletins AIMA;

• Clicar no separador Boletins AIMA;

• Encontrar o registo em causa;

• Clicar no ícone ⋮ na linha do registo em causa;

• Clicar em Boletim AIMA;

• Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar;

• Clicar no ícone ⋮ na linha equivalente a esse hóspede, e selecionar a opção Eliminar;

• Confirmar a operação clicando em Sim, eliminar.

Se estiver na ficha de reserva:

• Aceda ao separador Tarefas da respetiva ficha de reserva;

• Na secção AIMA, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Boletim AIMA;

• Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar;

• Clicar no ícone ⋮ na linha equivalente a esse hóspede, e selecionar a opção Eliminar;

• Confirmar a operação clicando em Sim, eliminar.

Este processo terá de ser executado sempre pelo anfitrião, não pode ser efetuado pelos hóspedes. A reserva terá sempre a data total, mas é possível alterar nos dados a enviar ao AIMA as datas de forma a baterem com as datas reais de check-in e/ou check-out para cada hóspede.

Para o fazer, deverá:

• Na versão web:

  • Procurar a reserva num dos seguintes sítios:

    • No menu Painel 360º:

      • Nas tabelas In-house, Check-ins, Check-outs;

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clicar no ícone ⋮ na linha da reserva;

      • Selecione a opção Boletim AIMA;

    • No menu Reservas → separador Mapa:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique no ícone ⋯ associado à reserva;

      • Selecione a opção Boletim AIMA;

    • No menu Reservas → separador Lista:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clicar no ícone ⋮ na linha da reserva;

      • Selecione a opção Boletim AIMA;

  • Na janela que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone ⋮, selecionando a opção Editar;

  • No campo Data de check-in ou Data de check-out, carregue no ícone com o lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

  • Clique no botão Verificar.

• Na App:

  • No menu Reservas:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique nela para entrar;

  • Clique no botão com o ícone ⋮ (no fundo à direita);

  • Selecione a opção SEF;

  • Selecione o hóspede pretendido;

  • No campo Data de check-in ou Data de check-out, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

  • Clique no botão Guardar registos.