Hóspedes

O menu Hóspedes permite-lhe ter acesso aos dados pessoais dos hóspedes que recebe nos seus alojamentos. Este menu está organizado por fichas de hóspedes e, cada uma delas, é abastecida com os dados relativos ao hóspede principal de uma reserva, Na ficha de hóspede, consegue ter acesso a: Primeiro nome; Apelido; Email (canal); Email (pessoal); Telefone; Data de nascimento; NIF; País; Morada; Código postal; Localidade; Tag do hóspede: Favorito; VIP; Não desejado; Perfil do viajante: Lazer; Negócios; Bem-estar; Nómada digital; Eco friendly; Mochileiro; Requisitos de acessibilidade; Pet friendly; A viajar com: Individual; Casal; Família; Amigos; Observações; Histórico de reservas.

Aquando da criação da reserva no software Ynnov, e sempre que o hóspede é novo em sistema, é gerada uma ficha de hóspede, com os dados cedidos pelo próprio no momento da reserva. Se, por algum motivo, o hóspede fornecer dados com algum tipo de equívoco, o software não tem como validar ou alterar os dados fornecidos pelo hóspede. No entanto, existe a possibilidade de editar manualmente as fichas de hóspede (FAQ 7). Sempre que um hóspede preenche o portal do concierge, há também algumas informações que são atualizadas na ficha de hóspede: Email (pessoal): com o endereço de email preenchido pelo hóspede e se ele autorizar o uso de dados de contacto; Perfil do viajante: com a opção escolhida pelo hóspede ao preencher o formulário.

Sim. Para casos em que pretende guardar os dados de hóspedes que ainda não estão em sistema, pode proceder à criação de uma ficha de hóspede manual. Para o fazer: Aceda ao menu Hóspedes; Em qualquer um dos separadores Cartões ou Lista; Selecione a propriedade para qual pretende criar a ficha de hóspede (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no botão +; Proceda ao preenchimento dos campos pretendidos: Primeiro nome (obrigatório); Apelido (obrigatório); Email (canal); Email (pessoal); Telefone; Data de nascimento; NIF; País; Morada; Código postal; Localidade; Tag do hóspede; Perfil do viajante; A viajar com; Observações; Clique em Gravar para criar o registo do novo hóspede.

Sempre que entra uma reserva na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de nome, NIF, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede.

As fichas de hóspede são preenchidas com a informação disponibilizada pelo próprio hóspede, aquando da realização da sua reserva. Para reservas oriundas dos canais de distribuição/OTAs (desde que seja um canal com o qual temos ligação via API - consulte a FAQ 1 do artigo Lista de canais e tipos de ligação), quando a reserva entra em sistema na Ynnov, o software faz uma pesquisa desse hóspede pelos campos de nome, NIF, email e telefone. Se detetar uma ficha de hóspede com esses dados, atualiza o registo existente. Se não detetar nenhuma ficha de hóspede com esses dados, cria automaticamente uma nova ficha de hóspede. O mesmo se aplica às reservas criadas através do motor de reservas, caso tenha esse módulo adicionado à subscrição Ynnov. Relativamente às reservas diretas, é a sua ação ao criar a reserva manual que gera a criação da ficha de hóspede (ou pode adicionar um hóspede recorrente, se for o caso).

O menu Hóspedes da Ynnov está organizado em dois tipos de visualização diferentes: em Cartões e em Lista. Em qualquer um destes separadores, é possível proceder à pesquisa de uma ficha de hóspede em específico. Para o fazer deve: Aceda ao menu Hóspedes; Em qualquer um dos separadores Cartões ou Lista; Selecione a propriedade para qual pretende criar a ficha de hóspede (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Proceda à pesquisa do hóspede, no campo Pesquisar hóspede, por um dos seguintes dados: Primeiro nome; Último nome; Email do canal; Email pessoal; NIF; Clique em “Filtros” para afunilar a sua pesquisa, e filtre por: Hóspede (pode inserir os campos: primeiro nome, apelido, email do canal, email pessoal e NIF); País; Data da reserva; Data da criação da reserva; Perfil de viajante; A viajar com; Geração; Hóspede recorrente; Hóspede favorito; Hóspede VIP; Hóspede não desejado; Mostrar hóspede eliminado (com reservas); Clique em Aplicar; Irão constar todos os registos de hóspedes que vão de encontro aos filtros aplicados.

Sim. É possível editar uma ficha de hóspede no menu Hóspedes do software Ynnov. Para o fazer, deve: Aceder ao menu Hóspedes (menu da barra lateral); Em qualquer um dos separadores Cartões ou Lista; Selecione a propriedade para qual pretende editar a ficha de hóspede (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⋮ associado à ficha de hóspede que pretende editar; Caso pretenda editar a ficha de hóspede clique em Editar hóspede; Caso esteja no separador Cartões e pretenda apenas adicionar informação de caracterização do hóspede pode fazê-lo sem entrar na ficha de hóspede selecionando a opção pretendida e preenchendo com a informação necessária; Proceda a todas as alterações da ficha de hóspede; Clique em Gravar.

Sim. É possível eliminar uma ficha de hóspede no menu Hóspedes. Para o fazer, deve: Aceder ao menu Hóspedes (menu da barra lateral); Em qualquer um dos separadores Cartões ou Lista; Selecione a propriedade para qual pretende eliminar a ficha de hóspede (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clique no ícone ⋮ associado à ficha de hóspede que pretende eliminar; Selecione a opção Eliminar hóspede; Confirme a sua ação clicando em Confirmo que quero eliminar este hóspede; A ficha do hóspede foi eliminada do sistema, juntamente com todas as informações e registos do mesmo.

Sim. No software Ynnov tem a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspede. Para aceder a esta funcionalidade deve: Aceder ao menu Hóspedes (menu da barra lateral); Em qualquer um dos separadores Cartões ou Lista; Selecione a propriedade para a qual pretende exportar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema); Clicar no ícones de exportação PDF ou Excel presentes no canto superior direito do ecrã.

Não. O software Ynnov apresenta-lhe uma ficha de hóspede predefinida, com um grande número de dados que lhe permite conhecer melhor os seus hóspedes. Tem também a possibilidade de exportar os dados dos seus hóspedes (FAQ 9).

Ao aceder ao menu Hóspedes separador Cartões, para cada hóspede irá encontrar um cartão para cada hóspede registado em sistema com a seguinte informação: Nacionalidade do hóspede (bandeira); Tag de caracterização do hóspede (VIP, favorito ou não desejado); Primeiro nome e apelido do hóspede; Número de reservas efetuadas no seu alojamento; Data do próximo check-in (se a data indicada já estiver no passado, irá aparecer rasurada); Caracterização do hóspede por perfil do viajante; Caracterização do hóspede por A viajar com; Caracterização do hóspede por geração (gerada automaticamente mediante a data de nascimento do hóspede); Número de telefone do hóspede (tem a possibilidade de enviar uma SMS ou mensagem via WhatsApp personalizada para o hóspede); Endereço de email do hóspede (tem a possibilidade de enviar um email personalizado para o hóspede); País da nacionalidade do hóspede.

Ao aceder ao menu Hóspedes separador Lista, irá encontrar uma entrada para cada hóspede registado em sistema com a seguinte informação: Primeiro e último nome; País da nacionalidade do hóspede; Endereço de email do hóspede; Número de telefone do hóspede; Cidade de residência; Número de reservas efetuadas no seu alojamento e data do próximo check-in (se a data já estiver no passado, irá aparecer rasurada); Tag de caracterização do hóspede (VIP, favorito ou não desejado); Botão Comunicar, para o envio de comunicações por: Email (enviar um email personalizado para o hóspede); SMS (enviar uma SMS personalizada para o hóspede); Chat (envie uma mensagem para o chat do portal do concierge do seu hóspede); WhatsApp (enviar uma mensagem personalizada por WhatsApp para o hóspede); Campo de notas (ao passar com o rato por cima consegue ler as notas da ficha de hóspede); Menu de ações rápidas que permite: Editar a ficha de hóspede; Selecionar a etiqueta de hóspede; Selecionar o perfil do hóspedes; Selecionar o “A viajar com” do hóspedes Criar uma reserva direta associada ao hóspede; Eliminar a ficha de hóspede.

Nas fichas de hóspede, sempre que um hóspede tem preenchido o campo de Data de nascimento, o sistema irá calcular, de forma automática, a geração a que o hóspede pertence. As gerações são calculadas com base numa predefinição do sistema pelo que não são personalizáveis em editáveis. Essa informação só está visível na vista de cartões.

Sim. Caso pretenda carregar na sua conta Ynnov uma lista de hóspedes que não estejam associados a reservas que tenha em sistema, é possível fazê-lo. A importação tem de ser feita usando o ficheiro próprio para o efeito. Para importar uma lista de hóspedes siga estes passos: Passo 1 - Pedido do ficheiro de importação: Envie um email para help@ynnov.pt a solicitar o envio do ficheiro para importação de hóspedes; Passo 2 - Preenchimento do ficheiro de importação: Aceda ao ficheiro enviado pela nossa equipa; No documento, leia atentamente a informação apresentada no separador Instruções: Nota: A importação da informação só será possível se forem cumpridas todas as regras indicadas nesse separador; Preencha no separador Importação de hóspedes todos os hóspedes que pretende importar; Grave as alterações realizadas ao ficheiro; Envie o ficheiro por email para a nossa equipa de Helpdesk; Passo 3 - Upload do ficheiro de importação: A nossa equipa irá fazer o upload da informação; Será notificado quando o processo estiver concluído. Em alternativa, se preferir, poderá também criar manualmente as fichas de hóspede na sua conta Ynnov.