Lista de reservas

Na sua lista de reservas, para cada reserva, está visível a seguinte informação:

• Canal: canal de onde é oriunda a reserva (esta informação é apresentada pela barra de cor que fica associada a cada reserva no início da linha). Consulte a legenda para decifrar o código de cores apresentado;

• Reserva: o ID da sua reserva na Ynnov;

• Check-in: data e hora de check-in;

• Check-out: data e hora de check-out;

• Número de noites (ícone da lua): número de noites de duração da reserva;

• Serviços adicionais (ícone +): caso a reserva tenha serviços adicionais incluídos, na linha da reserva, nesta coluna, irá aparecer o ícone +. Ao passar com o rato por cima da coluna na linha da respetiva reserva, irá conseguir visualizar os serviços adicionais;

• Hóspede: número de hóspedes associados à reserva (adultos + crianças) e o nome do hóspede principal;

• Alojamentos: alojamento ao qual a reserva está alocada;

• Pagamento: percentagem e valor dos pagamentos registados para a reserva;

• Em dívida: valor da reserva ainda em dívida por falta de registo de pagamento;

• Total: total do valor associado à reserva;

• Estado: o estado da reserva;

• Cartão de crédito: mediante a cor apresentada demonstra o estado do pagamento:

  • Ícone a verde: reserva paga;

  • Ícone a amarelo: reserva parcialmente paga;

  • Ícone a laranja: reserva com pagamento pendente;

  • Ícone branco com sombreado a vermelho: reserva com pagamento cancelada;

  • Ícone a branco com linhas cinza: N/A (sem informação de pagamento);

• Documentos emitidos: mediante a cor apresentada demonstra os documentos emitidos:

  • Ícone a cinza: sem faturas emitidas;

  • Ícone a amarelo: emitidas faturas de forma parcial relativamente ao valor total da estadia;

  • Ícone a azul: totalidade das faturas emitidas relativamente ao valor total da estadia;

  • Ícone a cinza escuro: para esta reserva foi emitida uma nota de crédito;

• Ícone da bandeira: estado da comunicação à AIMA. Mediante o ícone apresentado poderá visualizar o estado da comunicação:

  • Ícone cinza: boletim AIMA ainda não foi preenchido;

  • Ícone vermelho: boletim preenchido com erros;

  • Ícone amarelo: boletim preenchido mas pendente de verificação;

  • Ícone azul: boletim a aguardar o envio por parte do software Ynnov;

  • Ícone verde: boletim validado pela AIMA, o processo de comunicação já se encontra encerrado.

• Notas: caso existam notas associadas a uma determinada reserva poderá consultá-las passo com o rato por cima deste campo;

• Menu de ações rápidas que lhe permite, para cada reserva:

  • Efetuar o check-in ou o check-out de uma reserva;

  • Alterar o estado da reserva:

    • Confirmado;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • No show;

    • Cancelado;

    • Pré-reserva;

  • Alterar o estado do pagamento:

    • Pago;

    • Parcial;

    • Pendente;

    • Cancelado;

    • N/A (não aplicável);

  • Criar um novo serviço de limpeza;

  • Aceder ao Boletim AIMA;

  • Criar um serviço de manutenção;

  • Aceder ao portal do concierge;

  • Registar um pagamento;

  • Emitir uma fatura;

  • Editar o hóspede;

  • Editar a reserva.

Não é possível editar as colunas que surgem na sua lista de reservas, quando acede à sua conta Ynnov.

No entanto, se exportar a informação para excel, terá acesso a mais colunas e poderá editá-las/ordená-las a seu gosto.

Saiba mais sobre a exportação da lista de reservas nas FAQS 6 e 7.

Sim, pode. As seguintes colunas permitem-lhe definir por que critério deverão estar ordenadas as reservas (e se deverá ser por ordem crescente ou decrescente):

• Reserva;

• Check-in;

• Check-out;

• Hóspede;

• Pagamento;

• Em dívida;

• Total.

Para alterar a ordem, clique nas setas ao lado de cada critério pretendido:

• Seta superior: ordena por ordem crescente;

• Seta inferior: ordena por ordem decrescente.

Sim, dá. No topo da lista de reservas, tem a possibilidade de:

• Pesquisar:

  • Por ID da reserva;

  • Por nome do hóspede;

• Filtrar (nos filtros, canto superior direito da página);

  • Pelo ID da reserva;

  • Pelo nome do hóspede;

  • Pela propriedade (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Pelo alojamento;

  • Pelas datas da reserva;

  • Pelas datas de criação da reserva;

  • Pelas datas de cancelamento da reserva;

  • Pelo estado da reserva;

  • Pelo estado do pagamento;

  • Pelo canal de onde a reserva é proveniente;

  • Pelo subacanal de onde a reserva é proveniente;

  • Tem ainda a possibilidade de incluir na sua pesquisa as reservas passadas.

Se tiver um filtro aplicado no momento da exportação de um ficheiro, a informação exportada será a que aparecer listada segundo o filtro aplicado.

Saiba mais sobre a exportação da lista de reservas nas FAQs 6 e 7.

Diretamente na lista de reservas não é possível editar informação, apenas consultar. No entanto, a partir da lista tem rapidamente acesso a um conjunto de ações que lhe permite, inclusive, editar a ficha de reserva, onde pode consultar toda a informação detalhada da mesma a fazer todas as edições necessárias.

Para aceder a uma ficha de reserva a partir da lista de reservas:

• Aceda ao menu Reservas;

• Clique para visualizar o separador Lista;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a lista de reservas (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Identifique a reserva pretendia (pode procurá-la na lista, pesquisar no campo próprio para o efeito ou filtrar a sua pesquisa a sua pesquisa recorrendo ao campo Filtros;

• Na coluna Reserva, clique em cima do retângulo azul com o ID da reserva que pretende aceder à ficha de reserva;

• Para aceder a um conjunto de ações rápidas relacionadas com a reserva clique no ícone ⋮ na linha da reserva correspondente.

Saiba mais sobre a Ficha de reserva e sobre como Editar reservas.

Sim, é. Na lista de reservas, tem a possibilidade de exportar a lista de reservas em dois formatos:

• PDF: trata-se de um ficheiro pré-formatado e não editável, com a informação essencial e preparado para ser impresso em A4;

• Excel: trata-se de um ficheiro mais completo (inclui mais informação que a que está visível na lista da versão web). Poderá editá-lo a seu gosto depois de o exportar: retirar ou reordenar colunas, filtrar e reordenar informação, etc.

Se, no momento da exportação, tiver algum filtro aplicado, a exportação vai incluir apenas as reservas listadas pelo filtro que definiu. Saiba mais sobre como aplicar filtros na FAQ 4.

Para exportar a lista de reservas:

• Clique no menu Reservas;

• Aceda ao separador Lista;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a lista de reservas (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Se pretender, aplique os filtros necessários à sua pesquisa;

• Clique nos ícones de exportação respetivos (lado superior direito do ecrã);

• Se optar por exportar o ficheiro em PDF tem ainda a possibilidade de optar pela versão simplificada ou pela versão completa.

Se quiser saber como exportar um histórico de reservas, consulte a FAQ 7.

Sim, na sua lista de reservas, consegue consultar e exportar uma lista com o histórico de reservas.

Para consultar a lista com o histórico de reservas:

• Clique no menu Reservas;

• Aceda ao separador Lista;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a lista de reservas (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão Filtros (canto superior direito do ecrã):

  • Selecione os alojamentos para os quais pretende visualizar o histórico de reservas;

  • Defina o período de tempo para o qual pretende visualizar o histórico;

  • Pode ainda filtrar a pesquisa pelos campos:

    • Data de criação da reservas;

    • Estado da reserva;

    • Estado do pagamento;

    • Canal;

  • Ative o switcher Incluir reservas passadas (deverá ficar cinza escuro);

  • Clicar em Aplicar.

A sua lista de reservas irá agora apresentar os filtros aplicados relacionados com o histórico.

Para exportar a lista que acabou de gerar:

• Depois de seguir os passos indicados acima;

• Clique nos ícones de exportação respetivos (lado superior direito do ecrã);

• Se optar por exportar o ficheiro em PDF tem ainda a possibilidade de optar pela versão simplificada ou pela versão completa.

O ficheiro será gerado e descarregado para o seu computador. Se a lista em causa for muito extensa, a exportação poderá demorar mais um pouco a ser concluída.

As cores das bandeiras da AIMA, apresentadas na respetiva coluna, permitem-lhe saber rapidamente em que estado se encontra a comunicação à AIMA dessa reserva específica.

Para saber o significado das várias cores, consulte a FAQ 5 do artigo Boletins AIMA.