Gestão de reservas

Na sua conta Ynnov, irão estar listadas:

• Reservas oriundas dos vários canais de distribuição (OTAs) com os quais os seus alojamentos estão mapeados;

• Reservas oriundas do seu motor de reservas (caso tenha este módulo ativo na sua subscrição);

• Reservas diretas que sejam manualmente criadas por si ou pela sua equipa.

A origem da reserva estará identificada no campo Canal e Subcanal da ficha da reserva e também pela cor com que a mesma está assinalada no mapa de reservas e na lista de reservas.

Para saber que informação está listada em cada uma das reservas, consulte a FAQ 2.

Para saber como criar uma reserva direta, consulte a FAQ 3 do artigo Editar reservas.

A informação que vem listada nas suas reservas depende de dois principais fatores:

• No momento em que a reserva foi criada pelo hóspede, o anúncio já estava mapeado com a Ynnov?

  • Se não estava mapeado:

    • Isso significa que a reserva foi importada pela nossa equipa quando efetuou o mapeamento;

    • Por motivos de RGPD e políticas internas, alguns canais limitam a informação que é possível receber ao importar reservas criadas antes da ligação do anúncio ao channel. Assim, estas poderão ter menos informação disponível que as que forem criadas posteriormente (por exemplo, não recebermos endereço de email ou só recebermos informação do valor total, sem descriminação das comissões/taxas);

  • Se já estava mapeado:

    • Mal seja criada a reserva, a mesma vai ser recebida na sua conta Ynnov;

    • A maioria da informação inserida pelo hóspede ao efetuar a reserva vai ser recebida e estar disponível na respetiva ficha de reserva Ynnov (excetuando dados de cartão de crédito, por exemplo);

    • Tenha em atenção, contudo, que a informação recebida vai variar de canal para canal ou consoante o tipo de ligação do channel manager ao canal em questão;

• O canal de origem da reserva é um canal com comunicação por API ou iCal?

  • Se for um canal com comunicação API:

    • A maioria da informação inserida pelo hóspede ao efetuar a reserva vai ser recebida e estar disponível na respetiva ficha de reserva Ynnov (excetuando dados de cartão de crédito, por exemplo);

    • Tenha em atenção, contudo, que a informação recebida vai variar de canal para canal;

  • Se for um canal com comunicação por iCal:

    • Por se tratar de um tipo de comunicação limitada, as reservas oriundas de canais com ligação por iCal têm apenas informação de datas, alojamento e o nome do hóspede principal.

Para saber que reservas podem ser importadas aquando da ligação a um novo canal ou criação de uma nova unidade, consulte as FAQs 16 e 17.

Consulte o artigo Lista de canais e tipos de ligação para ficar a conhecer todos canais com que a Ynnov tem integração, bem como as características de cada tipo de ligação.

Não. O campo Canal de uma ficha de reserva será sempre preenchido automaticamente com base na origem da reserva:

• Caso seja oriunda de um canal de distribuição, aparecerá o canal de origem (Booking, AirBnB, Expedia, etc);

• Caso seja oriunda do seu website/motor de reservas, no canal aparecerá Website;

• Caso tenha sido criada manualmente por si ou pela sua equipa, no canal aparecerá Direta.

Ou seja, o campo Canal não é editável.

No caso das reservas diretas, tem a possibilidade de incluir informação sobre a forma como a reserva lhe chegou, selecionando um Subcanal. Consulte a FAQ 4 para saber como criar subcanais.

Quando se tratam de reservas diretas, tem a possibilidade de criar subcanais. Esta é a forma de incluir mais informação sobre a forma como a reserva lhe chegou. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao Menu do utilizador;

• Clique no submenu Configurações;

• Na opção Preferências, percorra a página até à secção Reservas;

• No campo Personalização dos subcanais, clique em + Subcanal para proceder à criação de um subcanal personalizado;

  • Preencha com o nome do subcanal;

  • Selecione a cor que pretende que lhe fique associada;

  • Clique em Gravar;

• Repita o processo para todos os subcanais que pretender criar.

Tenha em atenção que os subcanais que criar ficarão disponíveis para serem selecionados na ficha de reserva, sempre que criar uma reserva direta. A cor que selecionar, ficará também visível no mapa de reserva.

Para reservas oriundas dos canais ou do seu motor de reservas (caso tenha este módulo ativo na sua subscrição), irá receber uma notificação por email da Ynnov quando for criada uma nova reserva num dos seus alojamentos.

Para reservas diretas, que sejam manualmente criadas por si ou pela sua equipa diretamente na Ynnov, não é enviada nenhuma notificação pelo software quando a mesma é criada.

Sim, é possível, através da criação de um modelo de comunicação automática para o efeito na sua conta Ynnov.

Para criar este modelo, siga os seguintes passos:

• Clique no menu Mensagens (menu de topo) e escolha o submenu Email ou aceda diretamente ao submenu através do Painel 360º;

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o modelo de email (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique em + Modelo de email;

• Atribua um nome ao modelo (nome para identificação interna do modelo e que irá aparecer na lista de modelos de email);

• No campo De, deixe estar Anfitrião (selecionado por definição);

• No campo Para, selecione a opção Outro;

• No campo em branco que abre por baixo do campo Para, insira o email do proprietário do respetivo alojamento;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) para ativar o envio automático da comunicação que está a criar e proceder às configurações do seu agendamento. Caso pretenda criar um modelo de comunicação a ser enviado apenas de forma manual, mantenha o switcher desativo (cor cinza claro);

• Selecione o momento de envio como sendo 0 (zero) dias depois da criação de reserva;

• Insira o intervalo temporal em que o email deve ser enviado;

• Defina o que fazer no envio de comunicações para reservas que entram em sistema no próprio dia do check-in (saiba mais sobre a configuração deste campo na FAQ 7 do artigo Email);

• Preencha os campos Assunto e corpo de texto pelo menos no idioma Inglês (idealmente Português também);

  • Nota: Pode inserir códigos de personalização, clicando no campos Códigos, de forma a que quando a comunicação é enviada, a mesma seja preenchida com informação específica da reserva a que diz respeito (por exemplo, as datas de check-in e check-out e o alojamento);

• Defina as Condições de envio:

• No campo Alojamentos, selecione o(s) alojamento(s) pertencente(s) ao proprietário em questão;

• No campo Canais, clique na opção Todos;

• Clique no botão Gravar.

Em alternativa, pode criar um modelo de envio de SMS, em vez de email, mas recordamos que, ao contrário das comunicações por email (que são ilimitadas e gratuitas), as comunicações por SMS implicam a compra à Ynnov de um pack de SMS.

Saiba mais sobre comunicações automáticas através da Ynnov no nosso artigo Mensagens.

Sim, no software Ynnov pode trabalhar tanto com:

• Unidades individuais: alojamento de que só há uma unidade desse tipo;

• Tipologias: alojamento de que há várias unidades desse tipo (por exemplo, a tipologia denomina-se Quarto duplo com varanda e há 3 desse tipo).

Caso trabalhe com tipologias, poderá inclusivamente decidir se quer que a atribuição das reservas dentro das unidades dessa tipologia seja feita de forma manual ou automática. Saiba mais sobre as duas modalidades na FAQ 14 do artigo Mapa de reservas.

A Ynnov apenas gere a cobrança de reservas que sejam feitas no seu motor de reservas (caso tenha este módulo adicionado à sua subscrição). A cobrança de todas as restantes reservas (oriundas dos canais ou criadas diretamente pela sua equipa na plataforma) terá de ser feita por si, por meios externos à Ynnov.

No caso das reservas provenientes do motor de reservas, apenas é feita através da Ynnov a cobrança da reserva. A Taxa Municipal Turística, caso se aplique no seu município, pode ser cobrada juntamente com a reserva ou pode ser dada indicação ao hóspede que a mesma será cobrada pessoalmente no momento do check-in. Caso seja necessário fazer um reembolso ou cobranças posteriores (por exemplo, de serviços adquiridos durante a reserva), estes terão de ser feitos por si por meios externos à Ynnov.

Independentemente da origem da reserva, o estado do pagamento será sempre visível na respetiva ficha de reserva e através do estado do pagamento no mapa de reservas.

A atualização do estado de pagamento é feita de forma automática nos seguintes casos:

• Reservas de canais com ligação API em que o pagamento é gerido através dos meios do próprio canal (p.e. Booking Payments);

• Reservas do motor de reservas em que o pagamento é feito por um método de pagamento eletrónico.

A atualização do estado tem de ser feita manualmente por si na Ynnov quando se trate de:

• Reservas de canais com ligação API em que o pagamento é gerido por si externamente ao canal;

• Reservas de canais com ligação iCal;

• Reservas do motor de reservas em que o pagamento é feito por transferência bancária ou outro método de pagamento gerido por si;

• Reservas diretas criadas por si ou pela sua equipa.

Para conhecer os vários estados de pagamento existentes e saber como fazer a alteração, consulte a FAQ 6 do artigo Editar reservas.

Para saber mais sobre o motor de reservas Ynnov, consulte o artigo Módulo motor de reservas.

Saiba mais sobre TMT no nosso artigo Taxa Municipal Turística.

Consulte o artigo Lista de canais e tipos de ligação para ficar a conhecer todos canais com que a Ynnov tem integração, bem como as características de cada tipo de ligação.

A Taxa Municipal Turística (TMT) é calculada automaticamente pelo software, em função das regras praticadas no seu município. A partir do momento em que é configurada, essa informação passa a ser adicionada automaticamente à ficha da reserva, no campo Taxas, e a estar disponível para consulta nas estatísticas de TMT (menu Estatísticas → submenu Institucional → separador TMT).

A TMT pode ser configurada por si, para toda a sua conta Ynnov ou por cada alojamento. Veja na FAQ 10 como pode configurar a TMT.

Relativamente à cobrança da TMT, nas reservas dos canais e nas reservas diretas, a cobrança terá de ser assegurada por si junto do hóspede (à exceção dos municípios em que o AirBnB faz a cobrança direta junto com a reserva, e das reservas via Booking para todos os utilizadores da ferramenta Payments by Booking.com).

Caso use o motor de reservas Ynnov, poderá ainda configurar se quer que para as reservas oriundas de lá:

• O valor da TMT seja cobrado juntamente com a reserva;

• Ou que apareça ao hóspede apenas a referência de qual o valor de TMT a pagar, com indicação que o mesmo lhe será cobrado no momento do check-in.

Se o seu alojamento está localizado num município em que é cobrada a Taxa Municipal Turística pode, a qualquer momento, proceder a essa configuração, seguindo os passos apresentados abaixo:

• Aceda ao Menu do utilizador;

• Clique no submenu Propriedade;

• Selecione a propriedade (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• No campo Configuração da Taxa Municipal Turística, selecione qual o município que deve ficar associado;

• Clique em Gravar (superior direito do ecrã).

Se, porventura, na sua conta tiver alojamentos localizados em diferentes municípios, poderá ainda proceder à configuração específica por alojamento. Para o fazer:

• Aceda ao menu Alojamentos;

• Selecione o alojamento para o qual pretende personalizar a configuração da TMT e clique em cima do respetivo nome;

• Aceda ao separador Restrições;

• Ative o switcher no campo Este alojamento tem uma Taxa Municipal Turística diferente da taxa geral que definiu no menu “Propriedade” (o switcher deverá ficar cinza escuro);

• Seguidamente altere para o município pretendido;

• A alteração é gravada de forma automática pelo sistema;

• Repita o processo para todos os alojamentos que pretende personalizar a configuração da TMT.

Para saber onde poderá consultar a informação sobre a TMT e como deverá cobrar a mesma, consulte a FAQ 9.

Saiba mais sobre TMT no nosso artigo Taxa Municipal Turística.

Se tiver adicionado à sua subscrição o módulo adicional de faturação certificada (YnnovFAT), sim, pode.

Através do YnnovFAT, pode faturar todas as reservas, taxas e serviços adicionais criados na Ynnov. Mais importante do que isso, devido à integração com o sistema de gestão, consegue fazê-lo sem sequer sair da plataforma Ynnov, com um simples clique no botão. Pode faturar a totalidade de uma reserva de uma vez só ou em várias faturas parciais. Se necessário, pode também emitir uma nota de crédito.

Nas Configurações, pode também definir qual o tipo de documento que deve ser emitido por definição, qual o método de pagamento que deve estar selecionado, se os cancelamentos devem ou não ser faturados e também personalizar o campo Observações nas faturas. Para alterar esta predefinição:

• Clique no Menu do utilizador (canto superior direito);

• Selecione o submenu Configurações;

• Selecione a propriedade (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na opção Faturação, concentre a sua atenção na secção Preferências de faturação;

• No campo, Tipo de documento de faturação emitido por definição, selecione a opção pretendida:

  • Fatura (FT);

  • Fatura-recibo (FR);

• Na opção Registar automaticamente um pagamento quando é emitida uma fatura, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que seja registado um pagamento sempre que emite uma fatura;

• Na opção Quando emite uma fatura, que método de pagamento deve estar selecionado por definição, selecione o método de pagamento pretendido;

  • Dinheiro;

  • Multibanco;

  • Cheque;

  • Transferência bancária;

  • Cartão de crédito;

  • Cartão de débito;

• Na opção Faturar as reservas canceladas:

  • Se não quer que sejam faturadas: Switcher a apontar para a esquerda (ficará da cor cinza);

  • Se quer que sejam faturadas: Switcher a apontar para a direita (ficará da cor cinza escuro);

• Para alterar o texto das observações das faturas emitidas basta no campo Texto a apresentar no campo "Observações" nas faturas, personalizar conforme o pretendido. Dispõe ainda de códigos que preenchimento automático que podem ser utilizados;

  • Clique em Gravar para gravar a informação e alterar os dados das observações das faturas.

Para saber como emitir uma fatura de uma reserva sem sequer sair do software Ynnov, consulte a FAQ 1, 2 e 3 do artigo Emitir/consultar documentos.

Para saber tudo sobre o YnnovFAT, consulte o artigo Módulo faturação certificada (YnnovFAT).

As comunicações à AIMA do sistema de gestão Ynnov permitem-lhe poupar muito tempo e trabalho no cumprimento das suas obrigações legais, devido à conectividade com os servidores da AIMA.

A recolha dos dados necessários para a comunicação à AIMA pode ser feita de duas formas, consoante a sua preferência:

• Preenchimento automatizado: (portal do concierge): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo;

• Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.

Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov.

Saiba tudo sobre como comunicar os seus boletins no nosso artigo Boletins AIMA.

Depende de que tipo de reservas se tratam:

• Reservas dos canais de distribuição: Essa configuração é definida pelo próprio canal, ou seja, é totalmente externa à Ynnov. Terá que verificar essa possibilidade junto do respetivo canal. Note que existem alguns canais que, a partir do momento em que é estabelecida uma ligação com um channel manager, deixam de dar essa opção ao anfitrião, permitindo apenas reservas imediatas;

• Reservas do motor de reservas: Todas as reservas do motor de reservas são reservas imediatas. No entanto, conforme o método de pagamento selecionado pelo hóspede e as configurações que inserir na Ynnov, no seu mapa de reservas estas poderão ficar listadas como pré-reservas ou reservas efetivas. Para mais informação sobre o motor de reservas, consulte este artigo;

• Reservas diretas: Ao criar uma reserva direta pode criá-la como uma reserva efetiva ou como uma pré-reserva. Note que as reservas no estado Pré-reserva bloqueiam disponibilidade tal e qual uma reserva efetiva. Para saber como criar uma reserva direta, consulte a FAQ 3 do artigo Editar reservas.

Na Ynnov, pode ativar o cancelamento automático para reservas diretas ou para reservas efetuadas pelo motor de reservas (caso tenha esse módulo ativo na sua subscrição) que sejam pagas por Referência multibanco e Transferência bancária. Nestes últimos dois casos, tem ainda a possibilidade de definir o período de tempo (em horas), após a criação da pré-reserva, no qual terá que ocorrer a sua aprovação de forma a tornar-se uma reserva efetiva.

Para ativar o cancelamento automático:

• Clique no Menu do utilizador (canto superior direito);

• Selecione o menu Configurações;

• Selecione a propriedade (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Aceda à opção Preferências (é a que abre por definição);

• Percorra a página até à secção Pré-reservas;

• Configure conforme pretendido.

No caso das reservas diretas, as únicas configurações possíveis são ter o cancelamento automático ativo, ou não ter.

No caso do motor de reservas, existem várias possibilidades de configuração. Consulte a FAQ 1 dos artigos Referência multibanco e Transferência bancária para saber mais.

Uma Pré-reserva pode ser usada para reservas diretas e para reservas efetuadas pelo motor de reservas (caso tenha esse módulo ativo na sua subscrição) que sejam pagas por referência multibanco ou transferência bancária. Estes pedidos, que correspondem ao estado Pré-reserva na ficha da reserva, servem para assinalar uma reserva que lhe foi solicitada, mas que ainda não pode ser considerada efetiva por algum motivo (por ainda estar em falta o pagamento, por exemplo).

As reservas no estado Pré-reserva estão assinaladas no mapa de reservas com um tracejado à volta. Aparecem também no Assistente, que pode consultar clicando no menu da barra superior. Na respetiva ficha da reserva, na coluna de ações, pode definir uma data e hora de aprovação e tem também os botões para a Aceitar (passa ao estado Confirmado) ou Rejeitar (passa ao estado Cancelado).

Enquanto uma reserva está neste estado, a disponibilidade desse alojamento nessas datas encontra-se encerrada, para prevenir overbookings. Caso posteriormente rejeite a reserva, as datas serão reabertas e essa informação será atualizada nos canais, para que possa receber novas reservas.

Para uma reserva deixar de estar no estado Pré-reserva, o seu estado terá de ser alterado para Confirmado ou Cancelado. Isto pode ser feito de duas formas:

• Manualmente: Pode alterar manualmente o estado da reserva, acedendo à ficha da reserva e clicando no botão Aceitar ou Rejeitar, consoante o pretendido;

• Automaticamente: Caso tenha configurado o cancelamento automático, se até ao prazo definido a reserva não passar a efetiva, será cancelada pelo software.

Saiba mais sobre os vários estados que a sua reserva pode ter e como alterá-los na FAQ 5 do artigo Editar reservas.

Saiba mais sobre cancelamento automático na FAQ 14.

Sim. Quando é estabelecida uma ligação a um novo canal (seja para um alojamento que já estava na sua conta Ynnov ou para um novo alojamento novo), a nossa equipa irá importar diretamente do anúncio as seguintes reservas:

• Reservas que estão a decorrer (ou seja, cuja data de check-out ainda não tenha passado);

• Reservas futuras.

Caso tenha também reservas diretas para serem importadas para a unidade, consulte a FAQ 17 para saber como isto pode ser feito.

Sim. Quando solicita que seja adicionada uma nova unidade à sua conta Ynnov, se tiver reservas diretas para esse alojamento, a nossa equipa poderá importar:

• Reservas que estão a decorrer (ou seja, cuja data de check-out ainda não tenha passado);

• Reservas futuras.

Para que possamos importar as suas reservas diretas:

• Solicite à nossa equipa o envio do ficheiro excel de importação de reservas diretas;

• Preencha esse ficheiro com a informação das suas reservas (não pode adicionar colunas, formatação ou campos não previstos);

• Envie o ficheiro preenchido para a nossa equipa, que tratará da importação.

Em alternativa, se preferir, poderá também criar manualmente as reservas diretas na sua conta Ynnov, depois da nova unidade ter sido criada.

Caso tenha reservas dos canais para serem importadas para a unidade, consulte a FAQ 16 para saber como isto pode ser feito.