Voyager by JNF (integração)

Se pretende integrar os serviços da JNF, antes de mais, deve contactar a JNF para conhecer as soluções mais indicadas para o seu alojamento e contratualizar o serviço.

Para integrar a sua conta, siga estes passos: Clique no Menu de utilizador (canto superior direito); Selecione o submenu Marketplace; Selecione a categoria Controlo de acessos; Caso tenha mais do que uma propriedade, selecione a propriedade pretendida no campo Propriedade, no canto superior direito do ecrã; Selecione a Voyager by JNF e clique em Adicionar conexão; Preencha o campo JNF token (pode obter este código na sua conta JNF); Clique em Conectar. As suas contas estão agora ligadas. Por fim, deverá definir a antecedência de criação das chaves, os horários de acesso, o tipo de chaves a gerar e mapear as unidades de alojamento entre a Ynnov e a JNF. Após conectar a JNF à sua conta Ynnov, deverá proceder às configurações adicionais: Com que antecedência são criadas as chaves (códigos de porta): o número de dias deve ser inserido tendo em conta a data do check-in; Período de validade das chaves: a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out; Tipo de chaves a gerar: PINs (códigos de teclado), WebKeys (links de abertura) e Cards (cartão de abertura); Clique em Atualizar. De seguida, deverá mapear as suas unidades com os dados da JNF. Quando terminar, clique em Gravar.

A integração com a JNF funciona em duas fases: 1ª fase - Geração do código: O código de abertura de portas da sua reserva será gerado automaticamente pela Ynnov, quando a data de check-in da reserva atingir o período de antecedência definido nas configurações da integração; Uma vez criado, passará a estar visível na respetiva ficha de reserva, no separador Tarefas no campo Código da porta (fundo da página); 2ª fase - Envio do código para a fechadura: Após ser gerado, o código da porta é enviado para a(s) respetiva(s) fechadura(s), de forma automática pelo software. Não é necessária qualquer ação da sua parte; Uma vez enviado para a fechadura, o código passa a estar pronto a ser utilizado dentro do período de validade das chaves definido (ver FAQ 4); 3ª fase - Comunicação do código ao hóspede: Para que o seu hóspede receba automaticamente este mesmo código, deverá preparar um modelo de comunicação automática (email, SMS ou mensagem via WhastApp), que inclua o placeholder Código da porta ou Weblink da porta (consoante a modalidade que estiver a usar). Atenção: Ao configurar o momento de envio do seu modelo de comunicação, tenha em atenção que este deverá ser sempre posterior ao momento de criação da chave. Por exemplo, se define que a chave deverá ser criada 5 dias antes da data de check-in, o modelo de comunicação deverá estar agendado no máximo para 4 dias antes do check-in, nunca mais. Caso contrário, a comunicação não será enviada. Para saber mais sobre como criar modelos de comunicação automática, consulte o nosso artigo Mensagens.

Antes de mais, quando configura a sua integração com a JNF, é necessário definir o período de validade das chaves. Ou seja, a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out. No entanto, existem algumas situações que se sobrepõem ao horário predefinido nas configurações, como é o caso do estado da reserva e as horas previstas de check-in ou check-out. Assim, por ordem crescente de prioridade, será assim que será definido o período de validade dos códigos: Período de validade definido na configuração: À falta de outra informação que se sobreponha, este será sempre o intervalo horário aplicado; Horário previsto de check-in/out: Caso seja definido na ficha de reserva um horário previsto de check-in e de check-out (separador Tarefas > secção Check-in/out), este horário vai-se sobrepôr ao período de validade predefinido da integração; Alteração do estado da reserva: O estado da reserva vai sempre sobrepôr-se quer ao ao período de validade predefinido da integração, quer ao horário previsto para check-in e de check-out. Assim, quando o estado da reserva for atualizado para Check-in, a chave passa a estar automaticamente válida. Da mesma forma, quando a reserva for atualizada para o estado Check-out, a chave perde de imediato a sua validade.

Os cartões de acesso são gerados manualmente. Sempre que necessitar de gerar um cartão, siga estes passos: Aceda à sua conta Ynnov (através do browser); Aceda à ficha de reserva através de qualquer um dos menus possíveis (Painel 360º, Mapa de Reservas, Lista de Reservas); Irá abrir a ficha de reserva completa; Clique no separador Tarefas; Na secção Mais detalhes…, clique no campo Cartões; Coloque o cartão em cima do dispositivo; O cartão ficará configurado com a chave, para a validade definida para o código da porta.

Se não pretende que o horário previsto de check-in e check-out indicado pelo hóspede altere o período de validade definido na integração, deve ativar a opção As horas de check-in/out indicadas pelo hóspede não se sobrepõem às horas da ficha da reserva. Com esta opção ativa, as horas indicadas pelo hóspede são guardadas num campo separado e não afetam a ficha da reserva nem os dados utilizados pelas integrações. Desta forma, o período de validade predefinido da integração mantém-se inalterado, garantindo o correto funcionamento de processos como códigos de acesso, automatizações e comunicações associadas à reserva. Se, pelo contrário, deixar esta opção inativa, as horas indicadas pelo hóspede irão atualizar a ficha da reserva e podem influenciar o período de validade definido nas integrações. Para saber mais sobre esta funcionalidade, pode consultar a FAQ 8 do artigo Configurações do Perfil no nosso Centro de Ajuda.