iTEC (integração)

iTEC (integração)

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https://itec.com.pt/pt-pt/

 

A iTEC é uma empresa apostada na qualidade e diversidade de produtos e soluções oferecidos na área de controlo de acessos. Foi desenvolvida com o objetivo de criar soluções específicas para diferentes necessidades, sendo inovadora na adaptação de uma ampla gama de controlo de acessos com as garantias de segurança requeridas atualmente.

 

Através da integração com a Ynnov, o processo de criação de chaves para as suas reservas pode ser totalmente automatizado, poupando tempo à sua equipa, eliminando erros e garantindo toda a independência ao hóspede no seu check-in e dia a dia no alojamento.

 

Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Marketplace.

 

FAQs:

Se pretende integrar os serviços da iTEC, antes de mais, deve contactar a iTEC para conhecer as soluções mais indicadas para o seu alojamento e contratualizar o serviço.

Para integrar a sua conta, siga estes passos:

  • Clique no Menu de utilizador (canto superior direito);

  • Selecione o submenu Marketplace;

  • Selecione a categoria Controlo de acessos;

  • Caso tenha mais do que uma propriedade, selecione a propriedade pretendida no campo Propriedade, no canto superior direito do ecrã;

  • Selecione a iTEC e clique em Adicionar conexão;

  • Preencha os campos Nome de utilizador iTEC e Password iTEC com os dados que se registou na iTEC;

  • Clique em Conectar.

As suas contas estão agora ligadas.

 

Após conectar a iTEC à sua conta Ynnov, deverá proceder às configurações adicionais:

  • Com que antecedência são criadas as chaves (códigos de porta): o número de dias deve ser inserido tendo em conta a data do check-in;

  • Período de validade das chaves: a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out;

  • Clique em Atualizar.

De seguida, deverá mapear as suas unidades com os dados da iTEC. Quando terminar, clique em Gravar.

A integração com a iTEC funciona em três fases:

  • 1ª fase - Geração do código:

    • O código de abertura de portas da sua reserva será gerado automaticamente pela Ynnov, quando a data de check-in da reserva atingir o período de antecedência definido nas configurações da integração;

    • Uma vez criado, passará a estar visível na respetiva ficha de reserva, no separador Tarefas no campo Código da porta (fundo da página);

  • 2ª fase - Envio do código para a fechadura:

    • Após ser gerado, o código da porta é enviado para a(s) respetiva(s) fechadura(s), de forma automática pelo software. Não é necessária qualquer ação da sua parte;

    • Uma vez enviado para a fechadura, o código passa a estar pronto a ser utilizado dentro do período de validade das chaves definido (ver FAQ 4);

  • 3ª fase - Comunicação do código ao hóspede:

    • Para que o seu hóspede receba automaticamente este mesmo código, deverá preparar um modelo de comunicação automática (email, SMS ou mensagem via WhastApp), que inclua o placeholder Código da porta.

      • Atenção: Ao configurar o momento de envio do seu modelo de comunicação, tenha em atenção que este deverá ser sempre posterior ao momento de criação da chave. Por exemplo, se define que a chave deverá ser criada 5 dias antes da data de check-in, o modelo de comunicação deverá estar agendado no máximo para 4 dias antes do check-in, nunca mais. Caso contrário, a comunicação não será enviada.

Para saber mais sobre como criar modelos de comunicação automática, consulte o nosso artigo Mensagens.

Antes de mais, quando configura a sua integração com a iTEC, é necessário definir o período de validade das chaves. Ou seja, a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out. No entanto, existem algumas situações que se sobrepõem ao horário predefinido nas configurações, como é o caso do estado da reserva e as horas previstas de check-in ou check-out.

Assim, por ordem crescente de prioridade, será assim que será definido o período de validade dos códigos:

  • Período de validade definido na configuração: À falta de outra informação que se sobreponha, este será sempre o intervalo horário aplicado;

  • Horário previsto de check-in/out: Caso seja definido na ficha de reserva um horário previsto de check-in e de check-out (separador Tarefas > secção Check-in/out), este horário vai-se sobrepôr ao período de validade predefinido da integração;

  • Alteração do estado da reserva: O estado da reserva vai sempre sobrepôr-se quer ao ao período de validade predefinido da integração, quer ao horário previsto para check-in e de check-out. Assim, quando o estado da reserva for atualizado para Check-in, a chave passa a estar automaticamente válida. Da mesma forma, quando a reserva for atualizada para o estado Check-out, a chave perde de imediato a sua validade.

Os cartões de acesso são gerados manualmente. Sempre que necessitar de gerar um cartão, siga estes passos:

  • Aceda à sua conta Ynnov (através do browser);

  • Aceda à ficha de reserva através de qualquer um dos menus possíveis (Painel 360º, Mapa de Reservas, Lista de Reservas);

  • Irá abrir a ficha de reserva completa;

  • Clique no separador Tarefas;

  • Na secção Mais detalhes…, clique no campo Cartões;

  • Coloque o cartão em cima do dispositivo;

  • O cartão ficará configurado com a chave, para a validade definida para o código da porta.