iTEC (integração)

Se pretende integrar os serviços da iTEC, antes de mais, deve contactar a iTEC para conhecer as soluções mais indicadas para o seu alojamento e contratualizar o serviço.

Para integrar a sua conta, siga estes passos:

• Clique no Menu de utilizador (canto superior direito);

• Selecione o submenu Marketplace;

• Selecione a categoria Controlo de acessos;

• Caso tenha mais do que uma propriedade, selecione a propriedade pretendida no campo Propriedade, no canto superior direito do ecrã;

• Selecione a iTEC e clique em Adicionar conexão;

• Preencha os campos Nome de utilizador iTEC e Password iTEC com os dados que se registou na iTEC;

• Clique em Conectar.

As suas contas estão agora ligadas.

Após conectar a iTEC à sua conta Ynnov, deverá proceder às configurações adicionais:

• Com que antecedência são criadas as chaves (códigos de porta): o número de dias deve ser inserido tendo em conta a data do check-in;

• Período de validade das chaves: a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out;

• Clique em Atualizar.

De seguida, deverá mapear as suas unidades com os dados da iTEC. Quando terminar, clique em Gravar.

A integração com a iTEC funciona em três fases:

• 1ª fase - Geração do código:

  • O código de abertura de portas da sua reserva será gerado automaticamente pela Ynnov, quando a data de check-in da reserva atingir o período de antecedência definido nas configurações da integração;

  • Uma vez criado, passará a estar visível na respetiva ficha de reserva, no separador Tarefas no campo Código da porta (fundo da página);

• 2ª fase - Envio do código para a fechadura:

  • Após ser gerado, o código da porta é enviado para a(s) respetiva(s) fechadura(s), de forma automática pelo software. Não é necessária qualquer ação da sua parte;

  • Uma vez enviado para a fechadura, o código passa a estar pronto a ser utilizado dentro do período de validade das chaves definido (ver FAQ 4);

• 3ª fase - Comunicação do código ao hóspede:

  • Para que o seu hóspede receba automaticamente este mesmo código, deverá preparar um modelo de comunicação automática (email, SMS ou mensagem via WhastApp), que inclua o placeholder Código da porta.

    • Atenção: Ao configurar o momento de envio do seu modelo de comunicação, tenha em atenção que este deverá ser sempre posterior ao momento de criação da chave. Por exemplo, se define que a chave deverá ser criada 5 dias antes da data de check-in, o modelo de comunicação deverá estar agendado no máximo para 4 dias antes do check-in, nunca mais. Caso contrário, a comunicação não será enviada.

Para saber mais sobre como criar modelos de comunicação automática, consulte o nosso artigo Mensagens.

Antes de mais, quando configura a sua integração com a iTEC, é necessário definir o período de validade das chaves. Ou seja, a partir de que hora é que a chave fica ativa no dia de check-in e a partir de que hora fica inativa no dia do check-out. No entanto, existem algumas situações que se sobrepõem ao horário predefinido nas configurações, como é o caso do estado da reserva e as horas previstas de check-in ou check-out.

Assim, por ordem crescente de prioridade, será assim que será definido o período de validade dos códigos:

• Período de validade definido na configuração: À falta de outra informação que se sobreponha, este será sempre o intervalo horário aplicado;

• Horário previsto de check-in/out: Caso seja definido na ficha de reserva um horário previsto de check-in e de check-out (separador Tarefas > secção Check-in/out), este horário vai-se sobrepôr ao período de validade predefinido da integração;

• Alteração do estado da reserva: O estado da reserva vai sempre sobrepôr-se quer ao ao período de validade predefinido da integração, quer ao horário previsto para check-in e de check-out. Assim, quando o estado da reserva for atualizado para Check-in, a chave passa a estar automaticamente válida. Da mesma forma, quando a reserva for atualizada para o estado Check-out, a chave perde de imediato a sua validade.

Os cartões de acesso são gerados manualmente. Sempre que necessitar de gerar um cartão, siga estes passos:

• Aceda à sua conta Ynnov (através do browser);

• Aceda à ficha de reserva através de qualquer um dos menus possíveis (Painel 360º, Mapa de Reservas, Lista de Reservas);

• Irá abrir a ficha de reserva completa;

• Clique no separador Tarefas;

• Na secção Mais detalhes…, clique no campo Cartões;

• Coloque o cartão em cima do dispositivo;

• O cartão ficará configurado com a chave, para a validade definida para o código da porta.