FIT (integração)

Se pretende integrar os serviços da FIT, antes de mais, deve contactar a FIT para conhecer as soluções mais indicadas para o seu alojamento e contratualizar o serviço.

Para integrar a sua conta, siga estes passos: Clique no Menu de utilizador (canto superior direito); Selecione o submenu Marketplace; Selecione a categoria Controlo de acessos; Caso tenha mais do que uma propriedade, selecione a propriedade pretendida no campo Propriedade, no canto superior direito do ecrã; Selecione a FIT e clique em Adicionar conexão; Preencha o campo API key (pode obter este código na sua conta FIT); Clique em Conectar. As suas contas estão agora ligadas. Após conectar a FIT à sua conta Ynnov, deverá proceder às configurações adicionais: Quando é gerado o acesso: o número de dias deve ser inserido tendo em conta a data do check-in; Nota: Aconselhamos a que configure os acessos para serem gerados com uma antecedência máxima de 2 dias, uma vez que apenas pode ser gerado um acesso por endereço de email; Período de validade do acesso: a partir de que hora é que o acesso fica ativo no dia de check-in e a partir de que hora fica inativo no dia do check-out; Clique em Atualizar. De seguida, deverá mapear as suas unidades com os dados da FIT. Quando terminar, clique em Gravar.

A integração com a FIT funciona nas seguintes fases: 1ª fase - Geração do acesso: O acesso da sua reserva será gerado automaticamente pela Ynnov, quando a data de check-in da reserva atingir o período de antecedência definido nas configurações da integração; Uma vez que o acesso é feito na íntegra do lado da FIT, não ficará informação visível na respetiva ficha de reserva, no separador Tarefas no campo Código da porta (fundo da página); 2ª fase - Envio do acesso para a fechadura: Após ser gerado, o acesso é enviado para a(s) respetiva(s) fechadura(s), de forma automática pela FIT. Não é necessária qualquer ação da sua parte; Uma vez enviado para a fechadura, o acesso passa a estar pronto a ser utilizado dentro do período de validade definido (ver FAQ 4); 3ª fase - Comunicação do acesso ao hóspede: Quando o acesso for gerado, a FIT despoletará o envio de um email (que segue através da Tedee), diretamente para o seu hóspede, com a informação necessária para que o hóspede possa instalar a aplicação da Tedee e criar a sua conta na aplicação (onde estará depois disponível o botão que permite abrir a porta). Existem alguns pontos importantes a ter em atenção na integração com a FIT: Como o acesso é enviado por email pela FIT (através da Tedee), só é possível à Ynnov gerar o acesso para uma reserva, caso exista um endereço de email registado na respetiva ficha; Certifique-se que cada ficha de reserva tem sempre o campo do email preenchido atempadamente; O acesso ficará associado ao email que esteja na ficha aquando da geração do acesso: Mesmo que o campo do email venha a ser alterado posteriormente, o acesso continuará associado ao endereço de email inicial; Caso na ficha de reserva estejam preenchidos ambos os campos de email do canal e email pessoal, aquando da criação do acesso, este será criado para o email pessoal. Se apenas um dos campos estiver preenchido, será para esse endereço que o acesso será criado; Não é possível gerar acessos para endereços de email temporários gerados pelos canais (como os que são usados pelo Booking e Expedia, por exemplo); Para entrar no alojamento, o hóspede deve aceder à respetiva conta que criou na aplicação da Tedee e clicar no botão lá disponibilizado para abrir a porta.

Antes de mais, quando configura a sua integração com a FIT, é necessário definir o período de validade do acesso. Ou seja, a partir de que hora é que o acesso fica ativo no dia de check-in e a partir de que hora fica inativo no dia do check-out. No entanto, existem algumas situações que se sobrepõem ao horário predefinido nas configurações, como é o caso do estado da reserva e as horas previstas de check-in ou check-out. Assim, por ordem crescente de prioridade, será assim que será definido o período de validade do acesso: Período de validade definido na configuração: À falta de outra informação que se sobreponha, este será sempre o intervalo horário aplicado; Horário previsto de check-in/out: Caso seja definido na ficha de reserva um horário previsto de check-in e de check-out (separador Tarefas > secção Check-in/out), este horário vai-se sobrepôr ao período de validade predefinido da integração; Alteração do estado da reserva: O estado da reserva vai sempre sobrepôr-se quer ao ao período de validade predefinido da integração, quer ao horário previsto para check-in e de check-out. Assim, quando o estado da reserva for atualizado para Check-in, o acesso passa a estar automaticamente válido. Da mesma forma, quando a reserva for atualizada para o estado Check-out, o acesso perde de imediato a sua validade.

Se não pretende que o horário previsto de check-in e check-out indicado pelo hóspede altere o período de validade definido na integração, deve ativar a opção As horas de check-in/out indicadas pelo hóspede não se sobrepõem às horas da ficha da reserva. Com esta opção ativa, as horas indicadas pelo hóspede são guardadas num campo separado e não afetam a ficha da reserva nem os dados utilizados pelas integrações. Desta forma, o período de validade predefinido da integração mantém-se inalterado, garantindo o correto funcionamento de processos como códigos de acesso, automatizações e comunicações associadas à reserva. Se, pelo contrário, deixar esta opção inativa, as horas indicadas pelo hóspede irão atualizar a ficha da reserva e podem influenciar o período de validade definido nas integrações. Para saber mais sobre esta funcionalidade, pode consultar a FAQ 8 do artigo Configurações do Perfil no nosso Centro de Ajuda.