Check-in online

O formulário de check-in online permite-lhe recolher diversos dados e informações do seu hóspede, poupando tempo na gestão de tarefas, como a comunicação ao SEF e a preparação da estadia do seu hóspede. Ao mesmo tempo, permite-lhe apresentar a sua oferta de serviços adicionais, de forma a potenciar as vendas cruzadas e aumento da rentabilidade.

O formulário de check-in online é gerado de forma automática pelo software Ynnov, sempre que uma reserva entra em sistema. Cada formulário é gerado com o número de hóspedes afetos a cada reserva.

Nota: No formulário, apenas são de preenchimento obrigatório os dados do SEF relativos ao hóspede principal. Por este motivo, em reservas com mais de um hóspede, terá de validar se estão preenchidos os dados dos restantes hóspedes. Se não estiverem, terá de solicitar aos hóspedes que procedam ao seu preenchimento ou então fazer o preenchimento manual junto do seu hóspede no momento de check-in, por exemplo. O formulário de check-in online é editável, mesmo depois de submetido a primeira vez, até à data do check-out.

Sempre que necessário, até à data de check-out, pode consultar o formulário de check-in online de uma reserva. Para isso, aceda à ficha de reserva em questão e, na secção “Mais Detalhes”, procure o campo “Formulário de check-in online” (canto inferior direito). Para visualizar o formulário, clique no botão “Abrir”.

O formulário de check-in online permite-lhe recolher informações pertinentes do seu hóspede, bem como apresentar os serviços adicionais que tem disponíveis no seu alojamento. No formulário pode encontrar os seguintes campos, divididos em quatro sceções:

• Dados do boletim de alojamento SEF:

  • Primeiro Nome (campo pré-preenchido);

  • Último Nome (campo pré-preenchido);

  • Tipo de Documento;

  • Número de Identificação;

  • País Emissor;

  • Nacionalidade;

  • País de Residência;

  • Cidade;

  • Data de Nascimento;

  • Data de check-in (campo preenchido e não editável);

  • Data de check-out (campo preenchido e não editável);

• Dados para a preparação da estadia:

  • A viajar (Família, Amigos, Trabalho);

  • Primeira vez em (localidade do alojamento);

  • Hora prevista de check-in;

  • Hora prevista de check-out;

  • Email;

• Apresentação de serviços adicionais:

  • Listagem completa dos serviços adicionais disponibilizados;

• Observações e autorizações:

  • Observações;

  • Aceitação do armazenamento dos dados de contacto para efeitos de comunicações e marketing;

  • Aceitação dos Termos e Condições.

Nota: No formulário, apenas são de preenchimento obrigatório os dados do SEF relativos ao hóspede principal. Por este motivo, em reservas com mais de um hóspede, terá de validar se estão preenchidos os dados dos restantes hóspedes. Se não estiverem, terá de solicitar aos hóspedes que procedam ao seu preenchimento ou então fazer o preenchimento manual junto do seu hóspede no momento de check-in, por exemplo. O formulário de check-in online é editável, mesmo depois de submetido a primeira vez, até à data do check-out.

O formulário de check-in online está disponível em diferentes idiomas:

• Português;

• Inglês;

• Espanhol;

• Francês;

• Italiano;

• Alemão.

Por defeito, o formulário abrirá sempre em inglês. O hóspede pode alterar facilmente o idioma para o que lhe for mais conveniente, diretamente no formulário, no canto superior direito.

Sim, por forma a personalizar o formulário de check-in online à imagem do seu alojamento ou empresa pode inserir o seu logotipo no canto superior esquerdo do formulário. Para o fazer:

• No Menu do Utilizador, clique na opção “Configurações”;

• Clique no sub-menu “Motor de Reservas” (menu da barra lateral);

• Percorra a página até lhe ser apresentada a secção “Informações”;

• Do lado esquerdo do ecrã, clique em “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px” e faça o upload do seu logotipo;

• Depois de realizado o upload, clique no botão “Guardar”.

O formulário de check-in online pode ser enviado para os seus hóspedes através da configuração de uma comunicação automática na sua plataforma Ynnov, seja ela um email ou SMS.

Apenas precisa de criar e ativar o modelo em alguns cliques e, a partir daí, o mesmo passará a ser enviado automaticamente para todas as suas reservas, no momento de envio que definir. Ou seja, apenas precisa de fazer as configurações uma vez e a partir daí a plataforma faz todo o trabalho por si.

Saiba mais sobre as comunicações automáticas Ynnov no artigo Emails & SMS.

A utilização do formulário de check-in online permite-lhe automatizar quase na totalidade a submissão dos seus boletins de alojamento ao SEF.

Através deste formulário, que é enviado para o hóspede por uma comunicação automática, é delegado no hóspede o trabalho do preenchimento dos seus próprios dados. Depois é apenas necessária uma rápida validação da sua parte, em dois cliques, para garantir que a informação está conforme, e todo o restante processo de envio da comunicação ao SEF é gerido automaticamente pela plataforma. Ou seja, com um envolvimento mínimo, consegue poupar muito tempo e trabalho e cumprir ainda assim todas as suas obrigações legais.

Conheça em detalhe, no artigo Preenchimento Automático, como se processam as comunicações ao SEF por este meio.

Toda a informação destinada a ser enviada ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras é encriptada e armazenada de forma específica e que cumpre com todos os requisitos impostos pelo SEF, no que diz respeito ao RGPD.

O formulário do SEF não é personalizável, pelo que a maioria dos campos apresentados não são passíveis de alteração.

As únicas excepções a isto são os serviços adicionais, que pode configurar para não aparecerem no formulário, e os campos “Hora de Check-in” e “Hora de Check-out”, que pode optar por ocultar.

Para ocultar os campos da hora de check-in/check-out:

• No Menu do Utilizador, clique na opção “Configurações”;

• Aceda ao sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorra a página até encontrar a secção “Outros”;

• Ative as funcionalidades mediante a sua preferência (o switcher deverá ficar azul):

  • “Remover a opção “Checkin Time” do formulário de check-in online”

  • “Remover a opção “Checkout Time” do formulário de check-in online”;

• A alterações serão automaticamente gravadas.

Para saber como configurar os seus serviços adicionais, consulte o artigo Serviços Adicionais do nosso centro de ajuda.

Se o hóspede inserir um endereço de email e assinalar a autorização de uso de dados de contacto (no fundo do formulário, junto à aceitação dos Termos e Condições), esse endereço de email irá passar a estar incluído na Ficha da Reserva

No entanto, o novo endereço não irá ficar assinalado como email principal (aquele para onde são enviadas as comunicações automáticas), mas sim como email secundário. Caso queira que as comunicações passem a ser enviadas para o email indicado pelo seu hóspede, terá de editar a Ficha da Reserva e alterar manualmente a ordem dos emails, para colocar o novo endereço como o principal.

Para saber que mais dados do formulário transitam para a Ficha da Reserva, consulte a FAQ 12.

A informação do boletim SEF não atualiza a ficha do cliente, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo SEF e o RGPD.

Contudo, na ficha da reserva, ocorrem quatro acrescentos:

• Caso seja preenchido o campo do email no formulário (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha da reserva, junto aos dados do hóspede. Nota: O novo endereço não vai ficar como email principal (a não ser que altere manualmente a ordem);

• Caso sejam requisitados serviços adicionais no formulário, os mesmos vão ser acrescentados à ficha da reserva, na tabela de serviços adicionais;

• Caso seja preenchido o campo notas e/ou a informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas à ficha da reserva, no campo “Informações do canal”, bem como no histórico da reserva;

• Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha da reserva.

No formulário de check-in online, irão ser apresentados todos os serviços adicionais que tiver configurados na sua conta Ynnov e para os quais tenha ativado a opção “Mostrar no check-in online”. Saiba mais no artigo Serviços Adicionais, do nosso centro de ajuda.

No formulário de check-in online, não é possível proceder à compra de serviços adicionais. Embora os hóspedes tenham a possibilidade de visualizar e selecionar os serviços adicionais que disponibiliza, este processo funciona como uma requisição de serviços e não como uma compra. Após verificar que um hóspede requisitou um serviço adicional, deverá proceder à cobrança do mesmo, de forma externa à plataforma ou no momento do check-in, por exemplo.

Os termos e condições que são apresentados no formulário de check-in online foram especialmente criados pela Ynnov para que possam comunicar todos os requisitos legais necessários para o armazenamento e tratamento de dados pessoais.

Quando um hóspede procede ao preenchimento de um formulário, os seus dados SEF ficam armazenados no menu “SEF” > sub-menu “Por Verificar”, a aguardar a sua validação.

Se tiver ativa a configuração da validação automática dos formulários SEF, os boletins irão diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações”, onde ficam a aguardar a data de envio, sem carecer da sua validação.

Saiba mais sobre os automatismos das Comunicações ao SEF no artigo Preenchimento Automático do nosso centro de ajuda.

Não. O formulário do SEF não é personalizável, pelo que os campos apresentados não são passíveis de alteração.