Check-in online

O formulário de check-in online permite-lhe recolher diversos dados e informações do seu hóspede, poupando tempo na gestão de tarefas como a comunicação ao SEF e a preparação da estadia do seu hóspede.

O formulário de check-in online é gerado de forma automática pelo software Ynnov sempre que uma reserva entra em sistema. Cada formulário é gerado com o número de hóspedes afetos a cada reserva.

Nota: O preenchimento dos dados do SEF apenas é um campo obrigatório, no formulário, para o hóspede principal pelo que em reservas com mais de um hóspede terá de validar se os dados dos restantes hóspedes estão preenchidos e, caso contrário pedir ao hóspede que proceda ao seu preenchimento ou então preencher presencialmente no momento de check-in, por exemplo.

Sempre que necessário pode consultar o formulário de check-in online de uma reserva bastando para isso aceder à ficha de reserva em questão. Ao aceder à ficha de reserva deverá procurar o campo “Formulário de check-in online” que se encontra no canto inferior direito da ficha de reserva e clicar em “Abrir”.

O formulário de check-in online permite-lhe recolher informações pertinentes do seu hóspede bem como apresentar os serviços adicionais que tem disponíveis no seu alojamento. No formulário pode encontrar os campos:

• Primeiro Nome (campo pré-preenchido);

• Último Nome (campo pré-preenchido);

• Tipo de Documento;

• Número de Identificação;

• País Emissor;

• Nacionalidade;

• País de Residência;

• Cidade;

• Data de Nascimento;

• Data de check-in (campo preenchido e não editável);

• Data de check-out (campo preenchido e não editável);

• A viajar (Família, Amigos, Trabalho);

• Primeira vez em (localidade do alojamento);

• Hora prevista de check-in;

• Hora prevista de check-out;

• Email;

• Listagem completa dos serviços adicionais disponibilizados;

• Campo para que o hóspede possa deixar observações;

• Campo de aceitação do armazenamento dos dados para efeitos de marketing;

• Campo de aceitação dos Termos e Condições.

O formulário de check-in online está disponível em diferentes idiomas e o hóspede pode optar por alterar para o idioma que lhe for mais conveniente, diretamente no formulário, no canto superior direito. O formulário está disponível em:

• Português;

• Inglês;

• Espanhol;

• Francês;

• Italiano;

• Alemão.

Sim, por forma a personalizar o formulário de check-in online á imagem do seu alojamento ou empresa poderá inserir o logotipo no canto superior esquerdo do formulário. Para o fazer:

• No menu do utilizador clique na opção “Configurações”;

• Clique no sub-menu “Motor de Reservas” (menu da barra lateral);

• Percorra a página até lhe ser apresentada a secção “Informações”;

• Do lado esquerdo do ecrã clique em “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px” e faça o upload do seu logotipo;

• Depois de realizado o upload clique em “Guardar”.

O formulário de check-in online pode ser enviado para os seus hóspedes através da configuração de uma comunicação automática (Emails & SMS). Em aspetos práticos, terá de configurar o envio comunicação automática (saiba como no artigo Emails & SMS do nosso centro de ajuda), apenas uma vez. Posteriormente, para todas as reservas, sempre que chegar o momento de envio por si definido, a comunicação será enviada aos hóspedes.

Quando o hóspede preenche o formulário de check-in com todos os dados que lhe são solicitados e clica em “Enviar Informação”, são três as possibilidades:

• Quando os hóspede preenche os dados para o SEF é gerada uma nova entrada no menu “SEF” e sub-menu “Por Verificar” (no caso de não ter a validação automática dos formulários ativa, caso contrário é gerada uma nova entrada no sub-menu “Comunicações” no estado “Pendente”;

• Quando o hóspede requisita serviços adicionais, a listagem dos serviços adicionais na ficha de reserva é atualizada;

• As restantes informações preenchidas pelo seu hóspede podem ser consultadas na ficha de reserva, no fundo da página clicando em “Histórico da reserva”. A data e hora do preenchimento do formulário ficarão visíveis, bem como todas as informações adicionais.

Toda a informação que padece de ser enviada ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras é encriptada e armazenada de forma específica e que cumpre com todos os requisitos impostos pelo SEF no que diz respeito ao RGPD.

Não. O formulário do SEF não é personalizável pelo que todas os campos apresentados não são passíveis de alteração.

No entanto, tem a possibilidade de desativar os campos “Hora de Check-in” e “Hora de Check-out”. Para o fazer:

• No menu do utilizador, clicque na opção “Configurações”;

• Aceda ao sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorra a página até encontrar a secção “Outros”;

• Ative as funcionalidades mediante a sua preferência (o switcher deverá ficar azul):

  • “Remover a opção “Checkin Time” do formulário de check-in online”

  • “Remover a opção “Checkout Time” do formulário de check-in online”;

• A alterações serão automaticamente gravadas.

Sim, sempre que um hóspede preenche o formulário de check-in online alguns campos da ficha de reserva são automaticamente atualizados. São eles:

• Serviços adicionais (para o caso do hóspede ter requisitado algum);

• Campo do email (se o hóspede colocar o seu contacto de email no formulário de check-in online, na ficha de reserva será acrescentada uma nova linha com o endereço de email fornecido).

Nota: Quando o hóspede fornece o seu email e este fica disponível na ficha de reserva, deverá alterar a ordem dos emails para que o email de contacto direto com o seu hóspede passe a ser o seu contacto principal.

Não. Com a exceção dos dados apresentados na FAQ 11 deste artigo, todas as informações que são recolhidas para o envio e comunicação ao SEF não são guardadas na ficha de reserva e são armazenadas e encriptadas de forma específica para cumprir os requisitos impostos pelo SEF.

No formulário de check-in online irão ser apresentados todos os serviços adicionais que tiver configurados na sua conta Ynnov e para os quais tenha ativado a opção “Mostrar no check-in online”. Saiba mais no artigo Serviços Adicionais, do nosso centro de ajuda.

No formulário de check-in não é possível proceder à compra de serviços adicionais. Embora os hóspedes tenham a possibilidade de visualizar e selecionar os serviços adicionais que disponibiliza, este processo funciona como uma requisição de serviços e não como uma compra. Após verificar que um hóspede requisitou um serviço adicional, deverá proceder à cobrança do mesmo, de forma externa à plataforma ou no momento do check-in, por exemplo.

Os termos e condições que são apresentados no formulário de check-in online foram especialmente criados pela Ynnov para que possam comunicar todos os requisitos legais necessários para o armazenamento e tratamento de dados pessoais.

Quando um hóspede procede ao preenchimento de um formulário, os seus dados SEF ficam armazenados no menu “SEF”, no sub-menu “Por Verificar” e, para o caso ter ativa a validação automática dos formulários SEF essas informações ficam disponíveis no menu “SEF”, no sub-me “Comunicações” sob o estado pendente. Saiba mais no artigo “Comunicações ao SEF”, do nosso centro de ajuda.

Não. O formulário do SEF não é personalizável pelo que todas os campos apresentados não são passíveis de alteração.