Comunicações ao SEF

Passo 1 - Preenchimento

Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF na plataforma da Ynnov:

• Preenchimento automatizado (formulário de check-in online): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo;

• Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.

Passo 2 - Envio

Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov.

No dia a seguir à data do check-in, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando recebermos o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde).

Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática.

No caso de alterações à reserva:

• Quando a ficha da reserva é alterada e guardada, se tiverem sido alterados dados dos que são comunicados ao SEF (como datas de check-in e check-out ou cancelamentos, por exemplo), as alterações são automaticamente comunicadas ao SEF pela Ynnov.

Se precisar de alterar dados do hóspede:

Na versão Web:

• Procure a reserva num dos seguintes sítios:

  • No menu “Painel inicial”:

    • Nas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

    • Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;

  • No menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

    • Seleccione a opção ”Comunicar ao SEF”;

  • No menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;

• Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para poder editar;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão “Guardar hóspede”;

• Clique no botão “Concluído”.

Na App:

• No menu “Reservas”:

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique nela para entrar;

• Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita);

• Selecione a opção “SEF”;

• Selecione o hóspede pretendido;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão “Guardar registos”.

Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros na comunicação dos mesmos. A saber:

• Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc);

• O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30;

• O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16;

• O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2;

• Preencher sempre todos os campos do boletim;

• Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.

Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 8 do presente artigo.

Bandeira sem cor:

Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF.

Bandeira vermelha:

Duas diferentes situações podem fazer com a bandeira esteja vermelha:

• Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que aguardam a sua validação;

• Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que já foram validados por si e comunicados ao SEF, mas em que o SEF detectou a existência de algum erro. Deverá proceder à sua correção e validação. Saiba como na FAQ 8 do presente artigo.

Bandeira laranja:

Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite.

Bandeira verde:

Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado.

Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que:

• Aguarda a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov;

• Ou já foi enviado e aguarda a confirmação do SEF de que foi aceite.

O envio dos boletins de alojamento para o SEF é feito no dia a seguir à data do check-in. Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF que está tudo ok, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera a aguardar pela data correta, para que o nosso sistema faça o envio automático.

Registos pendentes há mais de 72 horas após a data do check-in:

Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas) após a data do check-in, provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa.

Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:

• O SEF não estar devidamente configurado na Ynnov (ainda não nos ter enviado os dados do registo do Portal SIBA ou ter havido alterações não comunicadas à nossa equipa);

• Ou o método de comunicação associado ao seu registo SEF não ser webservice, pelo que não é possível à Ynnov fazer o envio dos registos.

Para saber como criar um registo no SEF ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte este artigo.

A informação do boletim SEF não atualiza a ficha do cliente, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo SEF e RGPD.

Contudo, na ficha da reserva, ocorrem quatro acrescentos:

• Caso seja preenchido o campo do email no formulário (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha da reserva, junto aos dados do hóspede. Nota: O novo endereço não vai ficar como email principal (a não ser que altere manualmente a ordem);

• Caso sejam requisitados serviços adicionais no formulário, os mesmos vão ser acrescentados à ficha da reserva, na tabela de serviços adicionais;

• Caso seja preenchido o campo notas e/ou a informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas à ficha da reserva, no campo “Informações do canal”, bem como no histórico da reserva;

• Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha da reserva.

Sempre que receber uma comunicação de erro do SEF, poderá corrigir o boletim de uma forma simples e rápida. Para o fazer, basta:

• Clicar no menu “SEF”;

• Clicar no sub-menu “Por Verificar”;

• Encontrar o registo em causa pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal;

• Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa;

• Identificar o hóspede relativo ao registo para o qual o SEF apontou o erro;

• Clicar no ícone do lápis, na linha equivalente a esse hóspede;

• Os dados desse hóspede serão mostrados acima;

• Fazer a correção necessária;

• Clicar no botão “Guardar hóspede”;

• Clicar no botão “Concluído”.

Os novos dados serão agora comunicados ao SEF na altura devida.

Para descartar um registo SEF, primeiro deverá identificar onde está o registo em causa.

Se estiver no menu “SEF” > “Por verificar”:

• Clicar no meno “SEF”;

• Clicar no sub-menu “Por verificar”;

• Identificar o registo pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal;

• Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa;

• Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar;

• Clicar no ícone do caixote do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo;

• Clicar no botão “Concluído”.

Se estiver no menu “SEF” > “Comunicações”:

• Clicar no menu “SEF”;

• Clicar no sub-menu “Comunicações”;

• Pode filtrar a listagem na coluna “Estado” pela opção “Pendente”;

• Encontrar o registo em causa e, no início da linha, ver qual o ID da reserva;

• Clicar no menu “Reservas”;

• Clicar no sub-menu “Listagem”;

• Identificar a reserva em causa, pelo ID;

• Ainda sem entrar na reserva, clicar no ícone da bandeira, na coluna “SEF” (no fim dessa linha);

• Identificar o hóspede relativo ao registo que quer descartar;

• Clicar no ícone do caixote do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo;

• Clicar no botão “Concluído”.

Este processo terá de ser executado sempre pelo anfitrião, não pode ser efetuado pelos hóspedes. A reserva terá sempre a data total, mas é possível alterar nos dados a enviar ao SEF as datas de forma a baterem com as datas reais de check-in e/ou check-out para cada hóspede.

Para o fazer, deverá:

• Na versão web:

  • Procurar a reserva num dos seguintes sítios:

    • No menu “Painel inicial”:

      • Nas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”;

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

      • Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;

    • No menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

      • Selecione a opção ”Comunicar ao SEF”;

    • No menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”:

      • Identifique a reserva pretendida;

      • Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;

  • Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para editar;

  • No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

  • Clique no botão “Guardar hóspede”;

  • Clique no botão “Concluído”.

• Na App:

  • No menu “Reservas”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique nela para entrar;

  • Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita);

  • Selecione a opção “SEF”;

  • Selecione o hóspede pretendido;

  • No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta;

  • Clique no botão “Guardar registos”.