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Pela Web
Pela web existem vários locais para As comunicações ao SEF do sistema de gestão Ynnov permitem-lhe poupar muito tempo e trabalho no cumprimento das suas obrigações legais. Como a Ynnov tem conectividade com os servidores do SEF, a maioria do processo pode ser feito de forma automatizada.
FAQs
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Passo 1 - Preenchimento Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF |
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O Painel
A listagem de reservas
Mapa de Reservas
Através do checkin-online
No Painel
Através da Agenda, onde se pode ver os hóspedes "IN-HOUSE", "CHECKIN's" e "CHECKOUT's", se clicar com o botão do lado direito do rato sobre qualquer reserva irá aparecer um sub-menu onde poderá selecionar a opção “SEF”. Uma vez selecionada essa opção irá abrir uma janela sob forma de pop-up onde se pode preencher todos os dados do SEF para cada um dos hóspedes.
No final de preencher todos os dados de um hóspede deve clicar em "Guardar Hóspede", apenas no final de adicionar todos os registos se deve "Concluir".
Quando os registos são guardados ficam listados na parte inferior da janela e podem ser alterados a qualquer altura.
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Depois de qualquer alteração deve clicar em "Guardar Hóspede" de modo a ser enviadas as actualizações da ficha. |
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A listagem de reservas
Esta janela pode ser acedida através do Menu "Reservas" > "Listagem". Poderá procurar a reserva através do ID ou pela listagem apresentada, depois basta clicar na bandeira da coluna do “SEF” correspondente à reserva pretendida.
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O processo de preenchimento do boletim é o mesmo no descrito acima.
Mapa de Reservas
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na plataforma da Ynnov:
Passo 2 - Envio Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov. Várias vezes ao dia, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados (ou que sofreram alterações) e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando receber o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde). |
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Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática. No caso de alterações à reserva:
Se precisar de alterar dados do hóspede: Na versão Web:
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Através do checkin-online
Disponibilizamos a também a possibilidade de solicitar aos hóspedes que sejam eles a preencher os dados do SEF. Para isso é gerado um link único para cada reserva que pode ser enviado aos hóspedes para que estes possam preencher os dados dos seus próprios boletins.
Este link está disponível através da " Ficha de edição de reserva ", do lado direito em "Mais Detalhes". Basta clicar em "Copiar Endereço", e enviar esse link para o hóspede.
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Em alternativa pode ser configurado um modelo de email para que o envio deste link seja feito de forma automática para todas as reservas.
Pode saber mais detalhes sobre criação de modelos de email neste link.
FAQs
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| title | Cuidados a ter no preenchimento dos Boletins do SEF
Na App:
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Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros de comunicação dos mesmos. As regras que devem ser obedecidas sãoA saber:
Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 2 do presente artigo. |
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Bandeira sem cor: Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF. Bandeira vermelha: Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que aguardam a sua validação. Bandeira laranja: Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam o envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite. Bandeira verde: Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado. |
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Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que:
Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera para que o nosso sistema faça o envio automático. Registos pendentes há mais de 72 horas: Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas), provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa. Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:
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