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Passo 1 - Preenchimento

Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF na plataforma da Ynnov:

• Preenchimento automatizado (formulário de check-in online): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo;

• Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.

Passo 2 - Envio

Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov.

Várias vezes ao diaNo dia a seguir à data do check-in, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados (ou que sofreram alterações) e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando receber o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde).

Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que:

• Aguarda o envio automático por parte da plataforma Ynnov;

• Ou já foi enviado e aguarda a confirmação do SEF de que foi aceite.

O envio dos boletins de alojamento para o SEF é feito no dia a seguir à data do check-in. Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera para que o nosso sistema faça o envio automático.

Registos pendentes há mais de 72 horas (após a data do check-in):

Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas após a data do check-in), provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa.

Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:

• O SEF não estar devidamente configurado na Ynnov (ainda não nos ter enviado os dados do registo do Portal SIBA ou ter havido alterações não comunicadas à nossa equipa);

• Ou o método de comunicação associado ao seu registo SEF não ser webservice, pelo que não é possível à Ynnov fazer o envio dos registos.