Comunicações ao SEF

Passo 1 - Preenchimento

Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF na plataforma da Ynnov:

• Preenchimento automatizado (formulário de check-in online): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo;

• Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.

Passo 2 - Envio

Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov.

Várias vezes ao dia, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados (ou que sofreram alterações) e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando receber o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde).

Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática.

No caso de alterações à reserva:

• Quando a ficha da reserva é alterada e guardada, se tiverem sido alterados dados dos que são comunicados ao SEF (como datas de check-in e check-out ou cancelamentos, por exemplo), as alterações são automaticamente comunicadas ao SEF pela Ynnov.

Se precisar de alterar dados do hóspede:

Na versão Web:

• Procure a reserva num dos seguintes sítios:

  • No Painel inicial:

    • Nos mapas de check-ins, check-outs, in-house ou no mapa de reservas;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

    • Seleccione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;

  • No separador “Reservas” > sub-separador “Mapa”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva;

    • Seleccione a opção ”Comunicar ao SEF”;

  • No separador “Reservas” > sub-separador “Listagem”:

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;

• Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para poder editar;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão “Guardar hóspede”;

• Clique no botão “Concluído”.

Na App:

• No separador “Reservas”:

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique nela para entrar;

• Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita);

• Selecione a opção “SEF”;

• Selecione o hóspede pretendido;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão “Guardar registos”.

Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros de comunicação dos mesmos. A saber:

• Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc);

• O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30;

• O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16;

• O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2;

• Preencher sempre todos os campos do boletim;

• Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.

Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 2 do presente artigo.

Bandeira sem cor:

Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF.

Bandeira vermelha:

Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que aguardam a sua validação.

Bandeira laranja:

Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam o envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite.

Bandeira verde:

Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado.

Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que:

• Aguarda o envio automático por parte da plataforma Ynnov;

• Ou já foi enviado e aguarda a confirmação do SEF de que foi aceite.

Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera para que o nosso sistema faça o envio automático.

Registos pendentes há mais de 72 horas:

Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas), provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa.

Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são:

• O SEF não estar devidamente configurado na Ynnov (ainda não nos ter enviado os dados do registo do Portal SIBA ou ter havido alterações não comunicadas à nossa equipa);

• Ou o método de comunicação associado ao seu registo SEF não ser webservice, pelo que não é possível à Ynnov fazer o envio dos registos.

Para saber como criar um registo no SEF ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte este artigo.

Não, a informação do SEF tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo RGPD.