As comunicações ao SEF do sistema de gestão Ynnov permitem-lhe poupar muito tempo e trabalho no cumprimento das suas obrigações legais. Como a Ynnov tem conectividade com os servidores do SEF, a maioria do processo pode ser feito de forma automatizada.
Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode consultar também os artigos relacionados:
FAQs
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| title | 1. Como se fazem as comunicações ao SEF na Ynnov? |
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Passo 1 - Preenchimento Existem duas formas de fazer o preenchimento dos dados do SEF na plataforma da Ynnov: Preenchimento automatizado (formulário de check-in online): para quem prefere ter tudo tratado com antecedência e ter um envolvimento mínimo no processo. Saiba tudo sobre preenchimento automatizado neste artigo; Preenchimento manual: para quem prefere fazer a recolha dos dados diretamente com o hóspede. Saiba tudo sobre preenchimento manual neste artigo.
Passo 2 - Envio Após este processo estar concluído, independentemente do método de preenchimento que usou, o boletim de alojamento está pronto para envio e o resto do processo é feito de forma automática pela plataforma Ynnov. Várias vezes ao diaNo dia a seguir à data do check-in, a plataforma identifica todos os registos que já estão validados e que ainda não foram enviados (ou que sofreram alterações) e envia-os automaticamente nesse momento para os servidores do SEF. Quando receber recebermos o ok por parte do SEF de que está tudo conforme, o software assinala os registos como comunicados (bandeira verde). |
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| title | 2. E se depois houver alterações? |
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Independentemente do método de preenchimento utilizado, se posteriormente ao envio vier a haver alterações, o boletim será devidamente atualizado junto do SEF de forma automática. No caso de alterações à reserva: Quando a ficha da reserva é alterada e guardada, se tiverem sido alterados dados dos que são comunicados ao SEF (como datas de check-in e check-out ou cancelamentos, por exemplo), as alterações são automaticamente comunicadas ao SEF pela Ynnov.
Se precisar de alterar dados do hóspede: Na versão Web: Procure a reserva num dos seguintes sítios: No menu “Painel inicial”: Nos mapas de check-ins, check-outs, in-house ou no mapa de reservasNas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”; Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva; Seleccione Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;
No separador menu “Reservas” > sub-separador “Mapa”menu “Mapa”: Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva; Seleccione a opção ”Comunicar ao SEF”;
No separador menu “Reservas” > sub-separador “Listagem”menu “Listagem”: Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;
Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para poder editar; Faça as alterações necessárias; Clique no botão “Guardar hóspede”; Clique no botão “Concluído”.
Na App: No separador menu “Reservas”: Identifique a reserva pretendida; Clique nela para entrar; Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita); Selecione a opção “SEF”; Selecione o hóspede pretendido; Faça as alterações necessárias; Clique no botão “Guardar registos”.
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| title | 3. Que cuidados devo ter no preenchimento? |
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Os boletins do SEF têm algumas regras de preenchimento que devem ser cumpridas, de forma a que não sejam devolvidos erros de na comunicação dos mesmos. A saber: Não usar caracteres especiais (acentos, cedilhas, caracteres de outros alfabetos como chineses, russos, etc); O número de caracteres para o local de residência não deve exceder os 30; O número de caracteres para o documento de identificação não deve exceder os 16; O número de caracteres para o nome e apelido tem de ser sempre superior a 2; Preencher sempre todos os campos do boletim; Preencher um boletim para cada hóspede, mesmo fazendo parte da mesma reserva.
Se o SEF detetar algum erro de preenchimento, como os que referimos acima, irá enviar-lhe uma comunicação a notificá-lo, para o endereço de email que inseriu quando fez o seu registo no portal SIBA. Terá então de fazer a correção dos dados seguindo os passos descritos na FAQ 2 do presente artigo8. |
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| title | 4. O que significam as cores das bandeiras nos registos do SEF? |
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Bandeira sem cor: Esta reserva ainda não tem registos associados de dados do SEF. Bandeira vermelha: Duas diferentes situações podem fazer com a bandeira esteja vermelha: Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que aguardam a sua validação; Esta reserva tem registos associados de dados SEF, preenchidos pelo hóspede através do formulário de check-in online, que já foram validados por si e comunicados ao SEF, mas em que o SEF detectou a existência de algum erro. Deverá proceder à sua correção e validação. Saiba como na FAQ 8.
Bandeira laranja: Esta reserva tem registos devidamente preenchidos (e validados por si, caso tenham sido preenchidos pelo hóspede), que aguardam o a data de envio automático por parte da plataforma Ynnov e/ou a resposta de confirmação do SEF de que está tudo ok e foi aceite. Bandeira verde: Os registos associados a esta reserva foram enviados e validados pelo SEF, portanto o processo de comunicação está encerrado. |
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| title | 5. Já preenchi/validei os registos há bastante tempo mas ainda estão assinalados com a bandeira laranja. O que faço? |
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Quando preenche diretamente na plataforma os dados SEF de um hóspede ou valida o formulário de check-in online que ele submeteu, esse registo fica assinalado com a bandeira cor de laranja, o que significa que: O envio dos boletins de alojamento para o SEF é feito no dia a seguir à data do check-in. Só após o registo ter sido enviado e o software ter recebido a confirmação do SEF que está tudo ok, é que a bandeira passa a estar assinalada a verde. Por essa razão, é normal que os registos que preenche/valida fiquem inicialmente como "Pendentes" (bandeira laranja), pois estão em fila de espera a aguardar pela data correta, para que o nosso sistema faça o envio automático. Registos pendentes há mais de 72 horas após a data do check-in: Se tiver algum registo que permaneça muito tempo como pendente/bandeira laranja (mais de 72 horas) após a data do check-in, provavelmente nesse caso haverá alguma irregularidade. Reporte a situação à nossa equipa de suporte pelo email help@ynnov.pt, com a identificação da reserva em causa, para que possamos averiguar o que se passa. Dois dos problemas que poderão levar a esta situação são: O SEF não estar devidamente configurado na Ynnov (ainda não nos ter enviado os dados do registo do Portal SIBA ou ter havido alterações não comunicadas à nossa equipa); Ou o método de comunicação associado ao seu registo SEF não ser webservice, pelo que não é possível à Ynnov fazer o envio dos registos.
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| title | 6. Como posso fazer/alterar o meu registo no SEF? |
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Para saber como criar um registo no SEF ou como alterar o seu registo atual para ser compatível com o envio dos boletins de alojamento de forma automática através da Ynnov, consulte este artigoo artigo Fazer/alterar o registo no SEF. |
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| title | 7. A informação do SEF passa para a ficha do cliente/reserva? |
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Não, a A informação do boletim SEF não atualiza a ficha do cliente, pois tem de estar armazenada num local único e tem de ser encriptada de forma diferente, de maneira a que possa ser utilizada apenas pelo SEF. São regras impostas pelo SEF e RGPD. Contudo, na ficha da reserva, ocorrem quatro acrescentos: Caso seja preenchido o campo do email no formulário (e assinalada a autorização de uso de dados de contacto), este endereço de email vai ser acrescentado à ficha da reserva, junto aos dados do hóspede. Nota: O novo endereço não vai ficar como email principal (a não ser que altere manualmente a ordem); Caso sejam requisitados serviços adicionais no formulário, os mesmos vão ser acrescentados à ficha da reserva, na tabela de serviços adicionais; Caso seja preenchido o campo notas e/ou a informação de preparação de viagem, essas notas serão acrescentadas à ficha da reserva, no campo “Informações do canal”, bem como no histórico da reserva; Se optar por ter visíveis os campos de hora de check-in e check-out e o hóspede preencher os mesmos, a informação atualizará os respetivos campos da ficha da reserva.
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| title | 8. Recebi um email do SEF a dizer que tenho um erro num boletim. Como posso corrigir? |
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Sempre que receber uma comunicação de erro do SEF, poderá corrigir o boletim de uma forma simples e rápida. Para o fazer, basta: Clicar no menu “SEF”; Clicar no sub-menu “Por Verificar”; Identificar o registo em causa pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal; Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa; Identificar o hóspede relativo ao registo para o qual o SEF apontou o erro; Clicar no ícone do lápis, na linha equivalente a esse hóspede; Os dados desse hóspede serão mostrados acima; Fazer a correção necessária; Clicar no botão “Guardar hóspede”; Clicar no botão “Concluído”.
Os dados da reserva serão automaticamente reenviados ao SEF. |
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| title | 09. Como posso descartar um registo SEF? |
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Para descartar um registo SEF, primeiro deverá identificar onde está o registo em causa. Se estiver no menu “SEF” > “Por verificar”: Clicar no menu “SEF”; Clicar no sub-menu “Por verificar”; Identificar o registo pelo ID da reserva ou pelo nome do hóspede principal; Clicar na bandeira vermelha na linha do registo em causa; Identificar o hóspede cujo registo pretende descartar; Clicar no ícone do balde do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo; Clicar no botão “Concluído”.
Se estiver no menu “SEF” > “Comunicações”: Clicar no menu “SEF”; Clicar no sub-menu “Comunicações”; Pode filtrar a listagem na coluna “Estado” pela opção “Pendente”; Encontrar o registo em causa e, no início da linha, ver qual o ID da reserva; Clicar no menu “Reservas”; Clicar no sub-menu “Listagem”; Identificar a reserva em causa, pelo ID; Ainda sem entrar na reserva, clicar no ícone da bandeira, na coluna “SEF” (no fim dessa linha); Identificar o hóspede relativo ao registo que quer descartar; Clicar no ícone do balde do lixo, na linha equivalente a esse hóspede, para apagar o registo; Clicar no botão “Concluído”.
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| title | 10. Tenho uma reserva em que os vários hóspedes têm datas de check-in/check-out diferentes. Como posso ajustar a comunicação ao SEF? |
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Este processo terá de ser executado sempre pelo anfitrião, não pode ser efetuado pelos hóspedes. A reserva terá sempre a data total, mas é possível alterar nos dados a enviar ao SEF as datas de forma a baterem com as datas reais de check-in e/ou check-out para cada hóspede. Para o fazer, deverá: Na versão web: Procurar a reserva num dos seguintes sítios: No menu “Painel inicial”: Nas tabelas “Check-ins”, “Check-outs”, “In-house” ou no “Mapa de reservas”; Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva; Selecione a opção “SEF”/”Comunicar ao SEF”;
No menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”: Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado direito do rato em cima da reserva; Selecione a opção ”Comunicar ao SEF”;
No menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”: Identifique a reserva pretendida; Clique com o botão do lado esquerdo do rato no ícone da bandeira, na coluna “SEF”;
Na janela pop-up que abre, selecione o hóspede pretendido e clique no ícone do lápis, para editar; No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta; Clique no botão “Guardar hóspede”; Clique no botão “Concluído”.
Na App: No menu “Reservas”: Identifique a reserva pretendida; Clique nela para entrar; Clique no botão com os três “...” verticais (no fundo à direita); Selecione a opção “SEF”; Selecione o hóspede pretendido; No campo “Data de Check-in” ou “Data de Check-out”, carregue no ícone do lápis em frente ao nome do campo e altere para a data correta; Clique no botão “Guardar registos”.
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