Finanças

O separador “Rentabilidade” permite-lhe observar de forma rápida e intuitiva o balanço entre as receitas e as despesas (custos operacionais) relacionadas com os seus alojamentos.

Para visualizar a rentabilidade do seu negócio pode personalizar campos como:

• Qual o alojamento ou conjunto de alojamentos para os quais pretende visualizar a informação;

• Qual o espaço de tempo que pretende analisar;

• Se pretende ou não visualizar os valores apresentados com IVA.

Para proceder a esta personalização deve:

• Aceder ao menu “Finanças”;

• No separador “Rentabilidade” (é o que abre por definição);

• Na superior da página acima do separador, selecione:

  • O alojamento ou conjunto de alojamentos;

  • O período de tempo que pretende analisar;

• A informação é apresentada de forma automática já com os filtros selecionados.

No separador “Receitas” pode encontrar toda a informação e valores associados aos seus alojamentos e que têm diretamente a ver com receitas.

Na tabela das receitas são apresentados os seguintes dados:

• ID da reserva (com link para a ficha de reserva);

• Canal de onde a reserva é proveniente;

• Alojamento associado à reserva;

• Estadia (valor total da estadia);

• Serviços (para o caso de existirem serviços adicionais associados à reserva);

• Comissão (valor relativa à comissão do canal de onde é proveniente a reserva);

• Pagamento (valor relativo à taxa de transação do pagamento, nem todos os canais cobrem este valor);

• Taxas (valores relativos à Taxa Municipal Turística, quando aplicável);

• Lucro (calculo das parcelas Estadia + Serviços - Comissão - Pagamento.

Pode personalizar a informação que visualiza em “Receitas” em campos como:

• Grupo;

• Alojamento;

• ID da reserva;

• Espaço de tempo de visualização dos dados.

Para proceder a esta personalização deve:

• Aceder ao menu “Finanças”;

• No separador “Receitas” (é o que abre por definição);

• Na superior da página acima do separador, selecione:

  • O grupo (se apenas tiver 1, este será selecionado por definição);

  • O alojamento ou conjunto de alojamento;

  • ID Da reserva (pode visualizar os valores por de receitas por reservas);

  • O período de tempo que pretende analisar;

• A informação é apresentada de forma automática já com os filtros selecionados.

Pode criar uma receita manual sempre que tiver uma receita no seu negócio que não esteja diretamente relacionada com uma estadia. Para o fazer deve:

• Aceder software Ynnov e clicar no menu “Finanças” (menu da barra lateral);

• Clicar no separador “Receitas” (parte superior da página, ao centro);

• No canto superior direito da página, clicar em “+ Novo” (abaixo do “Menu do Utilizador”);

• Preencher com os dados solicitados:

  • Grupo (qual o grupo a que pretende que a receita esteja associada, se apenas tiver um grupo este será automaticamente selecionado);

  • Alojamento (a qual alojamento diz respeito a receita, caso a receita não esteja associada a nenhum alojamento, deve ser ser selecionada a opção “Despesas Gerais do Alojamento”);

  • Data (inserir a data de contabilização da receita);

  • Descrição (acrescentar uma descrição da receita);

  • Valor sem IVA (atribuir um valor de IVA);

  • IVA (adicionar a taxa de IVA aplicável);

  • Valor com IVA (este valor é automaticamente calculado, mediantes o valor sem IVA e a taxa aplicável);

• Depois de preencher com toda a informação, clique no botão “Guardar”.

O software Ynnov permite-lhe personalizar o momento em que o valor das receitas é calculado, para que esta contabilização fique mais ajustada aos seus procedimentos internos. Para proceder a uma alteração desta lógica basta:

• No software Ynnov aceder ao “Menu do Utilizador”;

• Aceda ao sub-menu “Preferências” (é o menu que abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Finanças”;

• Em “O valor das receitas é calculado com base ...” selecione a opção mais ajustada ao seu negócio:

  • Data do check-in;

  • Data do check-out;

  • Entre datas selecionadas;

• A opção escolhida é grava de forma automática.

No separador “Receitas”, por definição os valores são apresentados sem que sejam apresentados os valores afetos a cancelamentos. Para os acrescentar á visualização das receitas deve:

• Aceder ao menu “Finanças”, no separador “Receitas”;

• Na barra superior da página ativar o switcher em “Cancelamentos” (o switcher deverá ficar azul);

• Os dados a contemplar os valores dos cancelamentos são automaticamente apresentados.

Não. O software Ynnov apenas está preparado para apresentar os valores relativos dados já apresentados.

A qualquer momento pode alterar a forma como o valor das é receitas é calculado para que sejam apenas contabilizados os valores que pretende visualizar. Para o fazer deve:

• No software Ynnov aceder ao “Menu do Utilizador”;

• Aceda ao sub-menu “Preferências” (é o menu que abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Finanças”;

• Em “O valor referente às receitas (apresentado na interface "Rentabilidade") assim como o valor referente ao lucro (apresentado na interface "Receitas") são calculados com base...” selecionar a opção mais ajustada ao seu negócio:

  • Estadia + Serviços + Taxas;

  • Estadia + Serviços;

  • Estadia + Taxas;

  • Estadia.

• A opção escolhida é grava de forma automática.

Nota: Ao alterar esta preferência, continuaram a aparecer, na tabela das receitas, as colunas relativas aos campos que não pretende visualizar. No entanto, os valores serão contabilizados como zero.

No separador “Despesas” pode encontrar todos os valores associados aos custos operacionais do seu negócio.

Nota: A criação de despesas não é automática.

A qualquer momento pode proceder à criação de uma despesa dentro do separador “Despesas” do menu “Finanças”. Para o fazer deve:

• Clicar em “+ Novo” no canto direito da barra superior, logo abaixo do “Menu do Utilizador”;

• Selecionar o grupo pretendido (se apenas tiver um grupo, este será automaticamente selecionado);

• Escolher o alojamento para o qual pretende criar a despesa (para o caso da despesa não estar associada a nenhum alojamento, deve escolher a opção “Despesas gerais do alojamento”;

• Definir a categoria da despesa escolhendo a opção mais ajustada;

• Definir o fornecedor da despesa;

• Colocar o número da respetiva fatura;

• Definir um valor sem IVA;

• Estabelecer a taxa de IVA aplicável;

• O valor com IVA será calculado de forma automática:

• Guardar a despesa clicando em “Guardar” ou em “Guardar e Fechar”.

As despesas recorrentes são uma ótima forma de proceder à criação massiva de despesas, de valor fixo, que se repetem ao longo do tempo. Para proceder à sua criação deverá seguir os passos indicados na FAQ 9 deste artigo e, posteriormente, ativar a recorrência. Para o fazer deverá:

• Na ficha de criação de uma nova despesa ativar o switcher em “Recorrência” (deverá ficar azul);

• Estabelecer a periodicidade da recorrência. Pode ser:

  • Semanal;

  • Quinzenal;

  • Mensal;

  • Bi-Mensal;

  • Trimestral;

  • Semestral;

• Definir o término da recorrência.

• Guardar a despesa clicando em “Guardar” ou em “Guardar e Fechar”.

Não. As despesas recorrentes podem ser criadas com as seguintes recorrências:

• Semanal;

• Quinzenal;

• Mensal;

• Bi-Mensal;

• Trimestral;

• Semestral.

Não. A única forma de criar despesas é de forma manual. Como alternativa pode proceder à criação de despesas recorrentes. Saiba como nas FAQs 9 e 10 deste artigo.

Sim. Sempre que necessário pode proceder à criação de um novo fornecedor para que possa ser associado às despesas. Para proceder à criação de um novo fornecedor deverá;

• No separador “Despesas” do menu “Finanças” clique em “Gerir Fornecedores” (canto superior esquerdo do ecrã);

• Na janela pode proceder à edição de um fornecedor bastando para isso clicar no lápis e proceder aos ajustes necessários;

• Para proceder à criação de um novo fornecedor clique em “+ Novo Fornecedor”:

  • Preencha todos os dados solicitados;

  • Clique no botão “Gravar”.

Sim. É possível visualizar os valores apresentados no menu das Finanças sem os valores do IVA. Pode fazê-lo de duas formas:

• Diretamente nos separadores “Rentabilidade”, “Receitas” e “Despesas”:

  • Ao aceder a qualquer um destes menus pode ativar ou desativar o switcher de apresentação dos valores do IVA. Para isso:

    • Aceda a qualquer um dos menus;

    • Na barra superior ative o switcher IVA para personalizar a forma como pretende visualizar os valores.

• Nas Preferências do Sistema:

  • Existe também a possibilidade de ativar ou desativar a apresentação dos valores com IVA de forma integral para qualquer um dos separadores. Para o fazer deve:

    • Aceder ao “Menu do Utilizador” (canto superior direito do ecrã);

    • Selecionar o sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição”;

    • Percorrer a página até à secção “Finanças”;

    • Ativar ou desativar o switcher em “Apresentar todos os tipos de IVA nas despesas” (deverá ficar com a cor azul).

Ao aceder aos separadores “Receitas” e “Despesas” do menu “Finanças” tem a possibilidade de exportar os respetivos dados sob o formato Excel ou PDF. Para o fazer basta aceder ao separador pretendido e, na primeira linha da respetiva tabela, clicar no botão com o formato de ficheiro pretendido.