Emails & SMS

Para aceder ao menu “Emails & SMS”, entre no seu software Ynnov e, no menu da barra lateral, escolha a opção “Emails & SMS”.

Para criar um modelo de comunicação automática por email, siga estes passos:

• Clique no menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “Email” (é o que abre por definição);

• Clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravar todas as informações.

Notas:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias, antes ou depois da data de check-in, check-out ou da criação da reserva;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis, quer no campo do assunto, quer no corpo do texto;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por definição sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível.

Para criar um modelo de comunicação automática por SMS, siga estes passos:

• Clique no menu “Emails & SMS”;

• Clique no botão “SMS” (ao lado de “Emails”);

• Clique no botão “+ Novo Modelo”;

• Preencha os campos solicitados;

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo;

• Clique no botão “Guardar” para gravar todas as informações.

Algumas notas importantes sobre o preenchimento:

• Caso esteja a usar as SMS para comunicar apenas com os hóspedes AirBnB, em “Canal” selecione apenas “AirBnB”;

• Em “Remetente”, insira o nome que será apresentado ao seu hóspede. Tem de ter no máximo 11 caracteres e não pode ser só números nem ter caracteres especiais;

• Relembramos que a tradução não é automática. Tem de preencher os idiomas que quer ter disponíveis;

• Aconselhamos a que preencha pelo menos os idiomas Português e Inglês, pois o Inglês será o idioma enviado por defeito sempre que o idioma mais indicado para a nacionalidade do hóspede não estiver disponível;

• As SMS têm um limite de 160 caracteres.

Se, por algum motivo, pretender eliminar um modelo de email ou SMS deverá:

• Clicar no menu “Emails & SMS” (menu da barra lateral);

• Selecionar a opção correta, clicando no respetivo botão “Emails” ou “SMS” (parte superior do ecrã, ao centro);

• Na listagem dos modelos de email ou modelos de SMS, encontrar o modelo que pretende eliminar e clicar nele;

• Na janela onde aparece toda a configuração do modelo em causa, clicar no botão “Eliminar” (identificado com o ícone do balde de lixo, ao lado do botão “Gravar”);

• O modelo de email ou SMS é automaticamente eliminado.

O software Ynnov apenas prevê o envio de comunicações automáticas, num momento de envio predefinido, transversal às suas várias reservas (sendo possível triar por alojamento e canal). Se a comunicação que pretende enviar se encaixa neste contexto, poderá criar e ativar um novo modelo de email ou SMS.

Todas as restantes comunicações (como respostas a emails, trocas de mensagens dos canais, comunicações específicas de uma reserva apenas, etc) terão de ser geridas externamente à Ynnov por meios próprios, como email, whatsapp, os canais de conversação dos próprios canais e outros.

O momento de envio das comunicações automáticas pode sim ser personalizado. No entanto, essa personalização obedece a algumas regras:

• O momento de envio é sempre definido em número de dias;

• Antes ou depois de três momentos:

  • Check-in;

  • Check-out;

  • Criação da reserva;

• Nas comunicações automáticas via SMS tem ainda a possibilidade de definir a hora a partir da qual as SMS podem ser enviadas para os seus hóspedes.

O momento de envio das comunicações automáticas por email apenas pode ser definido em número de dias, e não horas.

Já nas SMS, pode definir também a hora a partir da qual o modelo deve ser enviado no dia definido.

O software Ynnov permite enviar uma comunicação automática imediatamente após a criação de uma reserva, seja por email ou SMS. Para o fazer, quando criar o modelo de comunicação automática, deve definir no momento do envio com a seguinte configuração:

• 0 dias Depois da Criação da reserva.

Os placeholders são campos de personalização que pode utilizar na criação dos seus modelos de envio e que lhe permitem personalizar as suas comunicações, com informações originárias da ficha de reserva, detalhes do alojamento e da sua propriedade. Os placeholders podem ser usados quer no campo do “Assunto”, quer no corpo do texto.
Para utilizar os placedholders nas suas comunicações automáticas basta que, no momento de criação do modelo:

• Coloque o cursor do rato no local em que quer inserir o placeholder (no campo do “Assunto” ou no corpo do texto) e clique nesse local;

• De seguida, clique no ícone semelhante a uma pilha de moedas que lhe é apresentada ao lado do assunto da comunicação ou acima do campo “Formatar” no corpo de texto (no caso dos modelos de email) ou no botão “Códigos/Placeholders” (no caso dos modelos de SMS);

• Vai abrir uma janela pop-up com a lista de placeholders disponíveis;

• Clique na opção pretendida:

O seu placeholder foi inserido.

Poderá selecionar quaisquer placeholders que sejam relevantes para a comunicação com os seus hóspedes. Atualmente, para os modelos de email, pode selecionar os seguintes placeholders:

• Hóspede:

  • Nome;

  • Apelido;

  • Email;

  • Telefone;

  • IBAN;

• Reservas:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor Total;

  • Nº de Adultos;

  • Nº de Crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link Web APP (homeit);

  • Código de abertura de portas;

  • Formulário SEF / Check-in online;

• Grupo / Propriedade:

  • Grupo / marca;

  • Email;

  • Telefone;

• Alojamento:

  • Nome;

  • Morada;

  • Código Postal;

  • Localidade;

  • Coordenadas do GPS.

Para os modelos de SMS estão disponíveis os seguintes placeholders:

• Hóspede:

  • Nome;

• Reservas:

  • Data de check-in;

  • Hora de check-in;

  • Data de check-out;

  • Hora de check-out;

  • ID da reserva;

  • Valor Total;

  • Nº de Adultos;

  • Nº de Crianças;

  • Formulário LUGGit;

  • Link Web APP (homeit);

  • Código de abertura de portas;

  • Formulário SEF / Check-in online.

Sim. No software Ynnov é possível personalizar as comunicações automáticas via email ou SMS em português, inglês, francês, espanhol, italiano e alemão. No entanto, as traduções não são automáticas e, para ativar o envio nos diferentes idiomas, deverá proceder ao preenchimento manual nos idiomas que pretende ter ativos. Tenha em atenção que tem de ter preenchidos obrigatoriamente quer o campo “Assunto”, quer o campo do corpo do texto.

Nota: É crucial que todos os seus modelos estejam sempre preenchidos pelo menos em inglês (ambos os campos “Assunto” e corpo de texto), pois este é o idioma predefinido de envio. Ou seja, caso o idioma mais adequado não esteja preenchido ou não exista em sistema, a mensagem seguirá sempre em inglês. Idealmente, aconselhamos a que preencham também o idioma português, mas esse já não é obrigatório, ao contrário do inglês.

O software Ynnov seleciona o idioma para o envio das comunicações automáticas (de entre os idiomas disponíveis na plataforma) em função da nacionalidade do hóspede que esteja inserida na Ficha da Reserva. Ou seja, o software já tem configurado qual o idioma mais indicado para cada nacionalidade e, desde que o mesmo esteja preenchido, envia a mensagem nesse mesmo idioma.

No entanto, como referimos, para que isso aconteça é necessário que quer o campo “Assunto” quer o campo do corpo de texto estejam devidamente preenchidos nos vários idiomas.

Se, por exemplo, um hóspede francês efetuar uma reserva e tiver o idioma francês devidamente preenchido no modelo, o hóspede vai receber essa comunicação em francês. Se o francês não estiver preenchido, será enviada a comunicação no idioma predefinido, que é sempre o inglês (desde que esteja preenchido). Se nem o idioma adequado nem o idioma predefinido estiverem preenchidos, a comunicação não é enviada.

Por este motivo, é crucial que todos os seus modelos tenham sempre os campos “Assunto” e corpo de texto preenchidos pelo menos em inglês. Idealmente, deverão também estar preenchidos em português, mas esse idioma já não é obrigatório, ao contrário do inglês.

Quando força o envio de uma comunicação, a seleção do idioma deixa de ser automática. O separador do idioma que estiver aberto quando carregar no botão “Enviar email” será aquele que será enviado.

Nesses casos, terá então de ter o cuidado de selecionar o idioma correto antes de enviar o email.

Não. O software Ynnov prevê o envio de comunicações automáticas por email e SMS, geradas pelos modelos de envio que configurar na plataforma. Não inclui a funcionalidade de centralização de mensagens.

Nestas comunicações automáticas enviadas, as SMS não permitem resposta. Os emails, apesar de serem no-reply, permitem resposta pois caso o seu hóspede responda, essa resposta será encaminhada para o endereço por si definido no campo “Remetente” (aquele que definiu em que quer receber as notificações da plataforma ou outro que introduza selecionando a opção “Outros”). Ou seja, as respostas que receber aos emails automáticos já não serão geridas através da Ynnov mas sim por si diretamente na sua caixa de email.

Para saber como configurar os seus modelos de envio de email e SMS, consulte as FAQs 2 e 3.

Através da Ynnov apenas é possível gerir o envio de comunicações automáticas, geradas pelos modelos de envio que configurar.

Todas as restantes comunicações (como respostas a emails, trocas de mensagens dos canais, etc.) terão de ser geridas externamente à Ynnov por meios próprios, como email, WhatsApp, os canais de conversação dos próprios canais, entre outros.

Existem várias possibilidades que podem levar a esta situação:

• O modelo está configurado mas não está ativo:

  • Deverá verificar que selecionou a opção “Ativo” no canto superior direito do Modelo;

• O idioma em que deveria ser enviado o modelo não está completo:

  • Certifique-se que todos os idiomas em que pretende que o email seja enviado têm os campos do Assunto e do Corpo da Mensagem preenchidos. Caso um dos dois não esteja preenchido, o modelo não é enviado naquele idioma;

• A reserva para a qual deveria ser enviado o modelo não tinha informação completa ou válida:

  • Certifique-se que, para a reserva a que o modelo deveria ter sido enviado, existe a informação de email (no caso dos emails) ou telefone (no caso das SMS) e que esta informação é válida. Caso contrário não é possível fazer a entrega dos modelos;

• Caso a situação não se enquadre em nenhum dos casos acima, contacte a nossa equipa de apoio técnico (envie um email para help@ynnov.pt) para o ajudarmos com a situação.

Quando usa a funcionalidade da pré-visualização dos modelos de email, a informação relativa aos placeholders/códigos de personalização que lhe surge no email de teste é preenchida com base numa reserva e alojamento de teste (fictício) criada pela Ynnov exactamente para este fim.

É por esse motivo que a informação que lhe surge numa pré-visualização em campos, por exemplo, como nome do hóspede, do alojamento, datas da reserva e outros não correspondem à sua conta, mas sim à da reserva/alojamento de testes. Ou seja, é normal que na pré-visualização a informação não seja coerente com a das suas unidades.

Desde que no email de teste recebido os campos de personalização apareçam preenchidos (apesar de não ser com a informação das suas unidades), isso significa que o seu modelo está devidamente preenchido e a funcionar corretamente.

Não. A funcionalidade de envio de comunicações automáticas por email não tem qualquer limite no número de emails que pode enviar nem no número de modelos de email que pode configurar.

Nota: A funcionalidade de envio de emails automáticas apenas está disponível para reservas que tenham um endereço de email associado.

O envio dos modelos de email para os canais funciona da seguinte forma:

• O modelo é enviado pela nossa plataforma para os canais que tiver definido o envio no campo “Canal” do modelo;

• Posteriormente, os próprios canais ficam encarregues de entregar a mensagem aos hóspedes. Cada canal entrega de forma diferente.

Por exemplo, no caso do Booking, a mensagem é entregue pelo sistema de mensagens e pode vê-la na sua extranet.

Não. Atualmente, o sistema de envio automático de comunicações não suporta o envio de anexos. Trata-se de uma configuração assim definida como salvaguarda para maximizar a entregabilidade dos emails que, caso contrário, poderiam ser recusados.

Em alternativa, poderá carregar os ficheiros que pretende enviar aos seus hóspedes nalgum tipo de alojamento na nuvem (como uma conta dropbox, google drive ou semelhante) e introduzir o link de partilha no corpo do texto do seu modelo de email. Caso o faça, se o link for extenso, aconselhamos que use um encurtador de links (como o bit.ly, p.e.) para tornar o link mais curto, como salvaguarda para evitar que o link possa ser cortado em duas linhas por alguns canais e deixe de funcionar.

O remetente é sempre um endereço da Ynnov. No entanto, se o seu hóspede responder à mensagem, automaticamente a resposta será enviada para o endereço que estiver definido no campo “Remetente”, no modelo de mensagem automática:

• Proprietário: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que nos indicou que queria receber as notificações da plataforma Ynnov;

• Outro: se esta opção estiver ativa, as respostas serão encaminhadas para o endereço de email que inseriu na caixa de texto que abriu abaixo do campo “Outro”.

Ao criar um modelo de email, se selecionar a opção “Proprietário” no campo “Remetente”, significa que, caso o seu hóspede responda às comunicações automáticas, esta resposta vai ser enviada para o email que tem definido para receber as notificações de reserva do software Ynnov.

Caso pretenda receber as respostas num endereço diferente, no campo “Remetente”, selecione a opção “Outros” e insira o endereço de email pretendido na caixa que surge diretamente abaixo.

Se pretende enviar emails aos hóspedes quando estes criam uma reserva, terá de configurar esse modelo de comunicação automática no menu “Emails & SMS” > Novo modelo (consulte FAQ 2 e 3).

A única mensagem que é enviada automaticamente para os hóspedes sem que tenha de criar modelo para esse efeito é um resumo das reservas feitas através do motor de reservas.

O envio de comunicações automáticas através de SMS implica a compra prévia de um pack de SMS à Ynnov. Assim, apesar de não haver um limite ao número de SMS que pode enviar, esse envio implica que exista na sua conta saldo suficiente de SMS para serem enviados.

Quando subscreve pela primeira vez o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 25.

O envio de comunicações automáticas via SMS é uma solução que lhe permite configurar comunicações personalizadas, que são enviadas diretamente para o telemóvel dos seus hóspedes por SMS.

Cada SMS enviada, independentemente do país de destino desconta apenas 1 SMS no saldo disponível. Para que possa usar esta funcionalidade, os packs têm de ser adquiridos previamente, junto da nossa equipa comercial.

Quando subscreve pela primeira vez o software Ynnov, é-lhe atribuído um pack de SMS inicial para que possa testar a funcionalidade. Findo este pack, se pretender continuar a usufruir desta funcionalidade deverá adquirir um novo pack de SMS à Ynnov. Saiba mais sobre a aquisição de packs de SMS na FAQ 25.

Após o término do pack inicial de SMS e, se pretender manter ativa esta funcionalidade, deverá enviar email com essa intenção para a nossa equipa comercial (sales@ynnov.pt) para que lhe seja dado o devido seguimento.

Dispomos de 3 diferentes packs de SMS que pode adquirir:

• Pack 500 SMS = 72.50€ + IVA

• Pack 1000 SMS = 125€ + IVA

• Pack 5000 SMS = 475€ + IVA

Cada SMS tem um custo aproximado de 0,10€.

Sim, as SMS serão enviadas para qualquer número de telemóvel válido (e preenchido com o respetivo indicativo), independentemente de se tratarem de números nacionais, europeus ou do resto do mundo.

Para efeitos de gastos de SMS, independentemente do país de destino, contará sempre como uma SMS gasta.

O que aparece ao hóspede como remetente da SMS é um nome, não um número. Esse nome é selecionado por si ao criar o modelo (consulte a FAQ 3).

As SMS que o hóspede recebe são no-reply, portanto, este não terá como lhe responder à mensagem recebida.