Preferências

Pode aceder ao sub-menu “Preferências” através do Menu do Utilizador. Para o fazer, deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• Aceder ao sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição).

Pode alterar a predefinição da janela temporal do Mapa de Reservas no sub-menu “Preferências”, nas configurações do software Ynnov. Para o fazer:

• Clique no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecione a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Na secção “Reservas”, no campo “Janela temporal apresentada por defeito no mapa de reservas”, a opção pré-selecionada será 1 mês;

  • Clique em cima do campo “1 mês” para que lhe sejam mostradas outras opções e escolha a que melhor se ajusta às suas necessidades.

Na secção “Pedidos de Reserva”, encontra algumas funcionalidades que pode ativar, ou não, respeitantes aos pedidos de reserva.

Neste sub-menu pode ativar o cancelamento automático de pedidos de reserva efetuados via Ynnov ou motor de reservas. Para pedidos de reserva via motor de reservas, cujo método de pagamento seja referência multibanco ou transferência bancária, tem ainda a possibilidade de definir o período de tempo (em horas), após a criação do pedido de reservas, no qual terá que ocorrer a sua aprovação de forma a tornar-se uma reserva efetiva.

Para saber mais sobre as várias possibilidades de configuração das reservas de cada método de pagamento, consulte a FAQ 1 dos artigos Referência Multibanco e Transferência Bancária.

Na secção “Faturação”, pode realizar as seguintes alterações:

• Escolher que tipo de documento deve estar selecionado por definição quando emite uma fatura no Ynnov (fatura ou fatura-recibo):

  • Clique no switcher até que o botão aponte para o lado da solução pretendida;

• Escolher qual o método de pagamento que está assinalado por definição quando emite uma fatura (cartão de crédito, cheque, multibanco, dinheiro, transferência bancária):

  • Clique em cima do campo para visualizar a lista completa de métodos de pagamento e escolha a melhor solução para o seu negócio;

• Selecionar se os cancelamentos devem ou não ser faturados:

  • Para ativar esta opção basta clicar no switcher (a cor irá ficar azul).

Na secção “Limpezas”, pode realizar as seguintes alterações:

• Apresentar (ou não) serviços de limpeza não realizados;

• Apresentar (ou não) notas globais de limpeza;

Nota: Para ativar uma destas funcionalidades, deverá clicar sobre o respetivo switcher. A funcionalidade estará ativa se o switcher estiver apresentado com a cor azul.

Saiba mais sobre todas as funcionalidades do módulo de limpezas no respetivo artigo.

Na secção “Taxa Municipal Turística”, pode alterar a forma como é contabilizado o número de dormidas da TMT para efeitos de estatísticas. O software Ynnov permite-lhe escolher se, para o período que selecionar nas estatísticas, o número de dormidas deverá ser calculado tendo por base:

• Período da reserva;

• Data de check-in;

• Data de check-out.

Vejamos um exemplo prático. Imagine uma reserva de quatro noites, com check-in a 30/10 e check-out a 03/11. Agora imagine que no menu “Estatísticas” > sub-menu “TMT”, no intervalo de datas seleciona o mês de Outubro (01/10 a 31/10). Para cada configuração, este será o número de dormidas consideradas:

• Período da reserva: 2 (as 2 dormidas que ocorrem no período em análise);

• Data de check-in: 4 (todas as dormidas da reserva, pois a data de check-in ocorre no período em análise);

• Data de check-out: 0 (nenhuma dormidas, pois a data de check-out ocorre fora do período em análise).

Para proceder à alteração da forma de cálculo deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Taxa Municipal Turística”;

• Por definição, a opção selecionada é “Período da Reserva” mas, pode alterar clicando sobre esse campo e selecionando outra das opções que lhe são apresentadas.

A secção “Finanças” permite-lhe alterar as definições de alguns campos apresentados no menu “Finanças” do software Ynnov. São eles:

• Qual a base para o cálculo das receitas. As reservas poderão ser consideradas com base em:

  • Data de check-in;

  • Data de check-out;

  • Entre datas selecionas;

• Qual a fórmula para o cálculo do valor das receitas (apresentado na interface “Rentabilidade”) e do lucro (apresentado na interface “Receitas”). Poderá selecionar se são contabilizados:

  • Estadia + Serviços + Taxas;

  • Estadia + Serviços;

  • Estadia + Taxas;

  • Estadia.

• Ativar ou desativar a opção de as despesas serem criadas com as diferentes taxas de IVA aplicável (Portugal Continental, Madeira ou Açores). Nota: Esta funcionalidades apenas está ativa para clientes que tenham a sua operação no arquipélago da Madeira ou dos Açores.

Relativamente à base de cálculo das receitas, aquilo que está a definir é quais reservas (ou parte de reservas) deverão ser tidas em conta no período selecionado.

Vejamos um exemplo prático. Imagine uma reserva de quatro noites, com check-in a 30/10 e check-out a 03/11, com um custo de 100€/noite. Agora imagine que no menu “Finanças” > sub-menu “Receitas”, no intervalo de datas seleciona o mês de Outubro (01/10 a 31/10). Para cada configuração, estas serão as receitas consideradas:

• Data de check-in: 400€ (a totalidade das receitas, pois a data de check-in ocorre no período em análise);

• Data de check-out: 0€ (nenhuma receita, pois a data de check-out ocorre fora do período em análise);

• Entre datas selecionas: 200€ (pois apenas 2 noites ocorrem no período em análise).

Para procederem a qualquer uma destas alterações deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Finanças”;

• Alterar o campo pretendido.

Na secção “Motor de Reservas”, encontra algumas definições que pode alterar respeitantes ao seu motor de reservas, caso tenha o módulo ativo. São elas:

• Qual a hora limite, no próprio dia do check-in, para se aceitar reservas via motor de reservas?

• Apresentar ou não o alojamento se o nº de hóspedes selecionados for superior à capacidade do alojamento;

• Remover a opção "Check-in Time" do motor de reservas;

• Número de hóspedes a apresentar inicialmente no motor de reservas.

• Ativar o modo escuro por defeito.

Para proceder a qualquer nesta secção deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorrer a página até à secção “Motor de Reservas”;

• Alterar o campo pretendido.

Na secção “Outros”, poderá encontrar um conjunto de definições relacionadas com a utilização do software Ynnov e que lhe permitem ajustar o seu funcionamento às necessidades da sua gestão de negócio. Nesta secção, encontra as definições:

• Remover a opção "Checkin Time" do formulário de check-in online;

• Remover a opção "Checkout Time" do formulário de check-in online;

• Colocar o valor das reservas canceladas a zero;

• Atribuição automática de alojamento (para quem trabalha com tipologias);

• Colocar reserva como check-in automaticamente e respetivo horário para o check-in;

• Colocar reserva como check-out automaticamente e respetivo horário para o check-out;

• Apresentar o logo na impressão da ficha de reserva;

• Validação automática dos boletins SEF, preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online.

Para proceder a qualquer alteração nesta secção, deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorrer a página até à secção “Outros”;

• Alterar o campo pretendido.

Na secção “Estatísticas”, tem a possibilidade de ativar o envio automático do relatório estatístico mensal, relativo ao desempenho do seu alojamento.

Para ativar esta funcionalidade, deve:

• Clicar no Menu do Utilizador (canto superior direito);

• Selecionar a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (é o que abre por definição);

• Percorrer a página até à secção “Estatísticas”;

• Ativar o campo disponível clicando no switcher (a definição está ativa quando o switcher apresentar a cor azul);

• Inserir o endereço de email para o qual o envio deve ser feito;

• Clicar no botão “Gravar” para guardar a alteração.