Emitir/consultar documentos

Emitir uma fatura de uma reserva sem sequer sair da plataforma Ynnov é um processo simples. As faturas são rapidamente geradas e vêm já pré-preenchidas com a informação da reserva. Caso pretenda, pode editar manualmente a fatura e alterar quaisquer campos antes de a emitir.

Pode emitir as faturas das reservas em várias áreas da plataforma Ynnov:

• No mapa de reservas (quer no menu “Painel inicial”, quer no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa de Reservas”):

  • Encontre a reserva pretendida;

  • Clique com o botão do lado direito do rato sobre a reserva;

  • Selecione a opção “Emitir fatura”;

  • No campo “Selecione o tipo de fatura” (canto superior direito), selecione fatura recibo ou fatura;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão “Confirmar”;

• Na ficha da reserva:

  • Entre na ficha da reserva pretendida;

  • Clique no botão “Emitir fatura” (à frente do valor total da reserva);

  • No campo “Selecione o tipo de fatura” (canto superior direito), selecione fatura recibo ou fatura;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Clique no botão “Confirmar”;

• No separador “Faturas” > “Por emitir”:

  • Encontre a reserva pretendida;

  • Clique na seta do botão azul “Opções” (no fim da linha);

  • Selecione a opção “Emitir fatura”;

  • No campo “Selecione o tipo de fatura” (canto superior direito), selecione fatura recibo ou fatura;

  • Se pretender, faça as alterações necessárias;

  • Carregue no botão “Confirmar”.

Sim, pode emitir várias faturas para a mesma reserva. Basta que repita os procedimentos descritos na FAQ 1 e em cada fatura faça os ajustes necessários. Se quiser emitir uma fatura parcial (ou seja de X% do valor de uma reserva), siga os passos indicados na FAQ 16.

Pode usar esta função, por exemplo, numa reserva em que os hóspedes pagaram a meias e querem faturas dos respetivos parciais com os seus dados de faturação. Ou quando adicionar posteriormente outros valores à reserva (serviços adicionais, dias extra, etc).

Sim, pode faturar apenas alguns dos artigos que estão associados à reserva. Para o fazer:

• Siga o procedimento descrito na FAQ 1 até selecionar o tipo de fatura;

• Remova os artigos que não quer faturar, carregando no ícone do balde do lixo;

• Faça as restantes alterações necessárias;

• Clique no botão “Confirmar”.

Pode, em qualquer altura, criar e emitir as suas faturas diretamente no software YnnovFAT. Basta que:

• Entre no YnnovFAT com os seus dados de login;

• Verifique se todos os artigos que quer faturar estão criados no menu “Artigos”;

• Clique no menu “Faturas”;

• Selecione o tipo de documento pretendido (fatura-recibo, fatura, etc);

• Carregue na opção “Criar nova (fatura-recibo, fatura, etc)”, no menu à direita;

• Inserir a informação do cliente:

  • Caso o cliente já exista em sistema, basta selecioná-lo;

  • Caso seja um cliente novo, preencha os dados diretamente na fatura e ele será automaticamente criado;

• Acrescente à fatura todos os artigos que pretende faturar;

• Finalize a fatura para a emitir.

Para consultar a listagem das faturas relativas a reservas da plataforma Ynnov:

• Clique no menu “Faturas” (barra azul escura da esquerda):

  • Sub-menu “Faturado”: lista das faturas emitidas relativas a reservas que entraram pela plataforma Ynnov;

  • Sub-menu “Por emitir”: lista das faturas relativas a valores que ainda estão pendentes.

Qualquer uma destas listagens pode ser ordenada por vários campos diferentes e podem ser aplicados filtros.

Para consultar a lista integral de faturas (ou seja, que inclua as faturas emitidas no YnnovFAT), terá de fazer a consulta diretamente no software YnnovFAT.

Diretamente no software YnnovFAT, consegue emitir e exportar:

• Faturas-recibo;

• Faturas;

• Recibos;

• Faturas proforma;

• Notas de crédito;

• Notas de débito;

• Ficheiros SAFT.

Não, o YnnovFAT não limita o número de faturas que pode emitir.

Não. Caso por algum motivo não pretenda emitir fatura de uma determinada reserva, basta que:

• Clique no menu “Faturas” (barra azul da esquerda);

• Clique no sub-menu “Por emitir”;

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique na seta do botão azul “Opções” (no fim da linha);

• Selecione a opção “Ignorar fatura(s)”.

Se existirem na fatura artigos que não estejam devidamente mapeados com o YnnovFAT, o software não lhe vai permitir emitir a fatura e vai apresentar uma mensagem de erro. Terá de fazer o mapeamento antes de prosseguir.

Saiba tudo sobre mapear artigos neste artigo.

Após uma fatura ter sido emitida, não é possível editá-la nem cancelá-la/eliminá-la. O nosso sistema não o permite.

Caso tenha necessidade de fazer alterações posteriormente à emissão de uma fatura ou de cancelar a mesma, terá de emitir uma nota de crédito que anule a fatura em questão e emitir uma nova fatura.

Para emitir uma nota de crédito, terá de utilizar o mesmo software que usou inicialmente para emitir a fatura.

Se emitiu a fatura na plataforma Ynnov:

• Clique na reserva pretendida (no painel inicial ou no mapa/listagem de reservas) com o botão do lado esquerdo do rato;

• Clique no botão “Editar”;

• Na ficha de reserva, na secção das faturas, identifique a fatura que quer anular;

• Clique no botão “Download”;

• Selecione a opção “Emitir nota de crédito”;

• Será emitida uma nota de crédito da totalidade da fatura selecionada.

Se emitiu a fatura no YnnovFAT:

• Clique no menu “Faturas” (na barra da esquerda);

• Clique no sub-menu do tipo de documento que emitiu (“Faturas”, “Faturas/Recibo” ou “Faturas Simplificadas”);

• Clique na fatura que pretende anular;

• Clique na opção “Nota de crédito” (na barra da direita, em “Acertos ao documento”);

• O sistema por definição já pré seleciona todos os artigos da fatura para anular a mesma na sua totalidade;

• Se necessário, faça os ajustes pretendidos;

• Clique no botão “Guardar como rascunho”;

• Selecione a opção “Finalizar”, no canto superior direito, para emitir o documento.

Esta opção está apenas disponível para faturas que sejam criadas diretamente no YnnovFAT. Nesse software tem a possibilidade de criar uma fatura, sem a submeter, e esta fica guardada. Enquanto não a submeter ela continua a poder ser alterada. A partir do momento em que a submeter, o documento foi finalizado e emitido e não pode mais ser alterado.

Na plataforma Ynnov, não tem esta opção, os documentos ou são validados ou se os cancelar sem validar não ficam guardados.

Não, o envio do ficheiro SAF-T não é feito de forma automática. Terá de o gerar/exportar no software de faturação (YnnovFAT) e submeter esse ficheiro no portal e-Fatura. Consulte a FAQ 14 para saber como exportar o ficheiro SAF-T.

Para gerar/exportar o ficheiro SAFT, siga os seguintes passos:

• Entre no software YnnovFAT;

• Clique no menu "SAF-T" (barra azul escura da esquerda);

• No campo "Período", selecione o período pretendido;

• Clique no botão "Exportar SAF-T".

O ficheiro será automaticamente descarregado para o seu computador. Deverá depois carregá-lo no portal do e-Fatura.

Pode alterar o nome do artigo diretamente no software de faturação:

• Aceda ao YnnovFAT;

• Clique no menu “Artigos” (barra azul escura da esquerda);

• Identifique o artigo pretendido;

• Para entrar no artigo, clique no código do artigo, na coluna “Código”;

• No campo “Nome”, altere para o nome pretendido;

• Clique no botão “Atualizar”.

Sim, é possível e é um processo simples. Para emitir uma fatura de apenas uma percentagem do valor da reserva deve:

• Aceder à plataforma Ynnov;

• Clicar na reserva pretendida no mapa/listagem de reservas;

• Clicar no botão “Editar”;

• Na ficha de reserva, clicar no botão “Emitir fatura”;

• No canto superior esquerdo, no campo “Percentagem a faturar”, selecionar a percentagem pretendida (os valores são atualizados automaticamente);

• Selecionar o tipo de fatura (fatura-recibo, fatura, etc);

• Clicar no botão “Confirmar”.

As faturas do YnnovFAT apenas podem ser impressas em formato A4. O programa não é compatível com impressoras de talões.

Quando cria uma nova fatura no YnnovFAT e insere um artigo, pode alterar o valor desse artigo de duas formas:

• Alterar a quantidade do artigo:

  • Na coluna "Qtd.", fazer duplo clique em cima da quantidade desse artigo;

  • Alterar para a quantidade pretendida;

  • Clicar no enter.

• Alterar o preço do artigo:

  • Na coluna "Preço", fazer duplo clique em cima do preço desse artigo;

  • Alterar para o preço pretendido;

  • Clicar no enter.

O valor contabilizado para o SAF-T será sempre o valor total emitido, com a soma das diferentes parcelas. No entanto, devido à existência de reservas que incluem vários alojamentos, existem parcelas variáveis que precisam de ser divididas pelos vários alojamentos e os vários dias da reserva (por exemplo, taxas de limpeza). Nesses casos, o valor total irá aparecer dividido pelo número de alojamentos associados à reserva. Por exemplo, uma reserva com total de 300€ com 3 alojamentos irá aparecer com 100€ em cada alojamento.

Esta divisão permite simplificar a atribuição das parcelas variáveis. No entanto, os valores totais são sempre os corretos.

Sugerimos um procedimento usado por vários dos nossos clientes.

No Menu do Utilizador > “Configurações” > “Serviços”, crie um novo serviço. Dê-lhe um nome como “Taxa de cancelamento” ou algo semelhante, defina a taxa de IVA como 0% e defina que este serviço deverá ficar oculto no motor de reservas e no formulário de check-in online.

Quando uma for reserva cancelada, poderá inserir este serviço adicional na reserva (editar o valor se necessário) e alterar o valor da estadia para 0€. Assim, quando emitir a fatura, apenas será cobrado o valor da taxa de cancelamento com IVA a 0%.