Preenchimento automatizado (formulário de check-in online)

O procedimento automatizado da comunicação dos seus hóspedes estrangeiros ao SEF é o seguinte:

• Sempre que é criada uma reserva, independentemente da origem, o software gera automaticamente um link único para um formulário de check-in online;

• Comunique o link ao hóspede e solicite o seu preenchimento antecipado (consulte a FAQ 7 para saber como pode fazê-lo);

• O hóspede recebe a comunicação, preenche e submete o formulário;

• Uma vez submetido o formulário, o registo vai-lhe aparecer listado na plataforma Ynnov, a aguardar validação;

• Vá ao menu “SEF” > sub-menu “Por verificar”;

• Entre no registo e confirme se a informação está correta (consulte a FAQ 8 para saber como validar os registos):

  • Se sim, valide os vários hóspedes um a um;

  • Se não, faça as correções necessárias, guarde e valide;

• A partir do momento que os registos estiverem validados, o software da Ynnov vai enviar automaticamente ao SEF os boletins no dia a seguir à data do check-in, bem como as alterações que possam ocorrer posteriormente. Após o envio das comunicações e a validação do SEF:

  • Se estiver tudo ok, os registos vão ficar assinalados como comunicados (bandeira verde);

  • Se houver algum erro no preenchimento, o SEF irá enviar-lhe um email a notificá-lo e o registo transitará de novo para o menu “SEF”> sub-menu “Por verificar”.

Para saber mais sobre o significado das cores das bandeiras nos registos do SEF, consulte a FAQ 4 do artigo Comunicações ao SEF. Se tiver algum registo assinalado com a bandeira laranja há mais de 72 horas depois da data do check-in, consulte a FAQ 5 do artigo Comunicações ao SEF para saber como proceder.

Nota: Se não quiser ter que efetuar o passo da validação manualmente, tem a possibilidade de alterar esta configuração. Para o fazer:

• Clique no “Menu do Utilizador”;

• Selecione a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Outros”;

• Clique no switcher para ativar a opção “Validação automática dos boletins SEF preenchidos pelos hóspedes através do formulário check-in online” (ficará a azul se estiver ativa).

Os boletins submetidos pelos seus hóspedes passam assim a ir diretos para o menu “SEF” > sub-menu “Comunicações” e ficam a aguardar a data de envio, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção. Relembramos que não existe qualquer tipo de verificação de erros dos formulários (são enviados para o SEF tal e qual como o hóspede os preencheu).

O formulário de check-in online é gerado automaticamente pelo nosso sistema. 

Sempre que é criada uma nova reserva, independentemente da sua origem (canais de distribuição, motor de reservas, manual…), é gerado automaticamente um link único para um formulário de check-in online, que fica disponível na respetiva ficha de reserva. O formulário está sempre ajustado, por definição, ao número de hóspedes incluídos na reserva, com campos individuais para o preenchimento de cada hóspede.

Pode encontrar o formulário na respetiva ficha da reserva que lhe está associada:

• No menu “Painel inicial” (tabela de “Check-ins”, “Check-outs” ou “In house”) ou no menu “Reservas” > sub-menu “Listagem”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique no ID da reserva (retângulo azul na primeira coluna);

  • Clique no botão “Editar”;

• No menu “Painel inicial” (“Mapa de reservas”) ou no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

  • Clique no botão “Editar”;

• Na App:

  • No menu “Reservas”:

  • Identifique a reserva pretendida;

  • Clique na reserva;

Em qualquer um dos casos, o link está disponível no campo “Formulário de check-in online” (“Check-in Online” na App). Pode:

• Copiar o link;

• Consultar o formulário carregando no botão “Abrir” (na versão Web) ou copiando e colando no browser do seu telemóvel (na APP).

No formulário, está incluída:

• Toda a informação necessária para preencher o boletim de alojamento do SEF, para os vários hóspedes incluídos na reserva;

• Informação sobre a viagem (se está a viajar em lazer ou trabalho, se é a primeira vez na cidade, etc);

• Um contacto de email;

• Os serviços adicionais disponíveis (caso os tenha criado na plataforma da Ynnov e definido que devem estar visíveis no formulário de check-in online) para que o hóspede possa solicitá-los, se desejar;

• Um campo de observações;

• Aceitação de termos e condições e se aceita o envio de comunicações.

Saiba como deve personalizar o formulário do check-in online, na FAQ 13.

Não, só são de preenchimento obrigatório os dados solicitados pelo SEF para o hóspede principal. Caso verifique que o hóspede submeteu o formulário sem preencher os dados dos restantes inscritos, terá de o contactar a solicitar que preencha na íntegra o formulário para todos os hóspedes que compõem a reserva.

Os restantes dados, sobre a viagem, serviços adicionais e observações são facultativos.