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A Ficha de Reserva tem disponíveis os seguintes campos de preenchimento de informação, distribuídos por 6 secções:

• ID da reserva;

• Status:

  • Reserva (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);

  • Pagamento (saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);

• Detalhes da reserva:

  • Datas (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);

  • Nº de noites;

  • Nº de adultos (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);

  • Nº e idade de crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);

  • Canal (saiba quais os canais com que a Ynnov tem ligação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal);

  • ID no canal*;

  • Alojamento (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);

  • Plano* (saiba mais no artigo Tarifas e Diferenciais);

  • Valor (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);

  • Serviços adicionais (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);

  • Taxas (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);

  • Total;

  • Faturas emitidas* (saiba mais no artigo Módulo Faturação Certificada e Emitir/consultar documentos);

  • Notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);

  • Informações do canal (saiba mais na FAQ 6 deste artigo);

  • Notas globais de limpeza* (saiba mais no só surge se esta configuração estiver ativa na sua conta - saiba como alterar esta configuração na FAQ 14 do artigo Limpezas);

• Detalhes do hóspede (saiba mais no artigo Hóspedes):

  • Nome e apelido;

  • Morada;

  • Código postal e localidade;

  • País;

  • Contribuinte;

  • Email;

  • Telefone;

  • Outros hóspedes associados* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);

• Mais detalhes:

  • Hora de check-in (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

  • Colaborador responsável pelo check-in* (saiba mais na FAQ 10 deste artigo e no artigo Staff);

  • Hora de check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

  • Colaborador responsável pelo check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10 deste artigo 10o e no artigo Staff);

  • Código do teclado *(saiba mais na FAQ 14 deste artigo);

  • IBAN* (saiba mais na FAQ 15 deste artigo);

• Histórico da reserva*.

* Apenas disponível na versão web.

Alguns campos estarão pré-preenchidos. Poderá editar esses campos, bem como vários outros em qualquer altura. Saiba como Editar Reservas.

Os campos pré-preenchidos em cada Ficha de Reserva vão depender da informação que nos é enviada pelo canal de origem. Ou seja, variam de canal para canal e também com o tipo de comunicação que a Ynnov tenha com esse canal. Saiba mais sobre os diferentes tipos de comunicação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal).

Além de agregar toda a informação da reserva, a Ficha de Reserva permite-lhe ainda editar vários aspetos da reserva e realizar várias ações e funcionalidades, sem sequer ter de sair da própria ficha:

• Alterar o estado da reserva* (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);

• Alterar o estado do pagamento*(saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);

• Introduzir informação de pagamentos* (saiba mais nas FAQs 6 e 7 do artigo Editar Reservas);

• Editar as datas da reserva (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);

• Editar o número de hóspedes (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);

• Editar a idade das crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);

• Editar alojamentos a que reserva está alocada (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);

• Editar valor da estadia (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);

• Editar serviços adicionais incluídos na reserva, bem como valores e definições dos mesmos (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);

• Editar valor da TMT (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);

• Inserir notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);

• Inserir notas globais de limpeza* (saiba mais no artigo Limpezas);

• Editar dados do hóspede principal (saiba mais no artigo Hóspedes);

• Associar outros hóspedes à reserva* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);

• Editar hora de check-in/check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

• Editar colaborador responsável pelo check-in/check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10 deste artigo e no artigo Staff);

• Copiar link ou visualizar formulário de check-in online (saiba mais saiba mais nas FAQs 11, 12 e 13 deste artigo e no artigo Check-in Online);

• Editar código do teclado* (saiba mais saiba mais na FAQ 14 deste artigo o e no artigo Marketplace);

• Editar IBAN do hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 15 deste artigo);

• Exportar a Ficha de Reserva* (saiba mais saiba mais nas FAQs 20, 21 e 22 deste artigo);

• Exportar a consulta de conta* (saiba mais saiba mais na FAQ 23 deste artigo);

• Exportar a Ficha de Hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 24 deste artigo);

• Forçar o envio de SMS ou Email* (saiba mais saiba mais nas FAQs 17, 18 e 19 deste artigo e no arigo artigo Emails & SMS).

* Apenas disponível na versão web.

Para editar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.

Na versão web:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel inicial:

    • Clique no menu “Painel inicial” “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Percorra a página até “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Mapa”“Mapa”;

    • No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);

    • No campo Datas“Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Listar”“Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Listagem de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Listagem”“Listagem”;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;

    • No campo Datas, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no rectângulo retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;

• Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;

• Edite os campos pretendidos;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar ou e sair”.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Na APP:

Pode aceder à ficha de reserva através de:

• Ver Reservas:

  • Clique no menu “Reservas”;

  • Clique ao sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);

  • Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Mapa:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Mapa”;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Agenda:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Agenda”;

  • Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;

  • De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• A ficha de reserva será automaticamente aberta;

• Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);

• Selecione a opção “Editar”;

• A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;

• Proceda às alterações necessárias (tenha em conta que na APP apenas é possível editar algumas informações, para a edição integral terá de usar a versão web);

• Clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.

Sim, na Ynnov poderá criar manualmente todas as suas reservas diretas. Explicamos abaixo como o fazer.

Na versão web:

• Em qualquer menu do software;

• Clique no botão “Nova” “Nova” (o primeiro dos ícones rápidos disponíveis no topo da página”);

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo “Datas”, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo “Adultos”, insira o número de adultos;

    • Identifique se se trata de uma reserva efetiva ou um pedido de reserva, clicando no switcher de forma a que este fique a apontar para a modalidade pretendida (se for reserva efetiva ficará cinza, se for pedido de reserva ficará azul);

    • No campo “Alojamento”:

      • Clique no botão “Selecione”;

      • Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • No campo “Selecionar”, clique em cima da caixa com o 0 (zero) e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

          • Ser-lhe-ão mostradas as unidades com capacidade para o número de hóspedes que associou à reserva. Caso o número de hóspedes da reserva ultrapasse a capacidade e seja necessário selecionar várias unidades, ponha um visto na caixa da opção “Mostrar todos” e ser-lhe-ão mostradas todas as suas unidades, de forma a poder selecionar várias até perfazer a capacidade necessária;

      • Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;

    • No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;

• Clique no botão “Guardar”.

Na APP:

• Aceda ao menu “Reservas” (é o que abre por definição);

• Clique no ícone dos três “…” verticais;

• Selecione o sub-menu “Criar”:

  • Em alternativa, poderá aceder ao menu da barra lateral, clicando em “Menu” na barra inferior;

  • No menu “Reservas”, selecionar o sub-menu “Criar Reserva”);

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo Datas“Datas”, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo “Adultos”, insira o número de adultos;

    • No campo “Alojamento”:

      • Clique no botão “Selecione”;

      • Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • Na caixa com o 0 (zero), clique e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

      • Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;

    • No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;

• Clique no botão “+ Criar Reserva”.

Nota: A ficha de reserva disponível na versão mobile não dispõe de todos os campos que são visíveis na versão web. Para ter acesso a todos os detalhes da ficha de reserva e, para proceder à criação de uma reserva que contemple todos os dados suportados pela Ynnov, deve proceder à sua criação na versão web da plataforma.

A sua reserva direta foi criada. Ao gravar, o software irá atualizar automaticamente a Ficha da Reserva e serão acrescentadas as informações geradas automaticamente pela plataforma, como:

• Valor da taxa municipal turística (caso seja aplicável no seu município);

• Link do formulário do check-in online.

Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.

Estes campos poderão ser preenchidos de várias formas:

• Automaticamente:

  • Informação vinda do canal: Alguns canais, se tiverem esta informação preenchida na reserva, irão atualizar estes campos na Ynnov, na respetiva Ficha de Reserva;

  • Formulário do check-in online: Se tiver estes campos visíveis no formulário do check-in online e o hóspede os preencher, essa informação será atualizada na Ynnov, na respetiva Ficha de Reserva (saiba mais no artigo Check-in online);

  • Efetuar check-in na APP: Se assinalou manualmente uma reserva como já tendo efetuado check-in na APP e introduziu uma hora prevista de check-out, essa informação será atualizada na Ynnov, na respetiva Ficha de Reserva (saiba mais no artigo Reservas (APP));;

• Manualmente, por si ou pela sua equipa, editando a ficha da reserva na versão web ou na APP e preenchendo esta informação (saiba mais no artigo Editar Reservas).

O campo “Código do teclado” só está disponível na versão web e é usado para registar o código de abertura da porta do seu alojamento, caso trabalhe com fechaduras inteligentes. Preparando um modelo de comunicação automática que inclua esta informação, os códigos de acesso serão enviados automaticamente para os seus hóspedes num momento à sua escolha, sem que tenha de ter qualquer tipo de intervenção no processo.

A Ynnov tem integração com duas empresas de fechaduras inteligentes e controlo de acesso:

• homeit

• Tesa/AssabloyAssa Abloy

Caso esteja a usar uma destas integrações, ou tenha interesse em passar a fazê-lo, consulte os artigos acima para saber todos os detalhes sobre como ativar a integração, como usá-la e quais as mais-valias envolvidas.

Caso trabalhe com outra empresa de fechaduras inteligentes, com a qual a Ynnov não tenha integração, apesar de não ser possível automatizar a totalidade do processo, pode ainda beneficiar do envio automático dos códigos para os seus hóspedes, poupando-lhe bastante tempo e trabalho. Para isso, prepare um modelo de comunicação automática que inclua esta informação. Conforme forem entrando as suas reservas, gere o código de acesso no seu software de controlo de acessos, copie-o e cole-o na respetiva Ficha de Reservas (antes do prazo que definiu para o envio da comunicação automática). Assim, o seu código de acesso será na mesma enviado automaticamente aos seus hóspedes no momento da sua escolha.

Para saber mais sobre comunicações automáticas e como criar modelos, consulte o artigo Emails & SMS.

Sim. Na versão web, em todas as suas fichas de reserva está presente o histórico da mesma. Para o consultar:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Clique no botão “Histórico da Reserva” (no fundo da página).

O histórico irá expandir e ficará visível toda a informação relativa à evolução da reserva, ordenada por ordem cronológica (do mais recente para o mais antigo).

Esta funcionalidade, disponível apenas na versão web, permite-lhe voltar a enviar um modelo de email ou SMS para essa mesma reserva, ou enviar um modelo que não está ativo para envio automático. Pode ser útil, por exemplo, caso precise de reenviar uma comunicação para a relembrar ao hóspede ou caso este diga que não a recebeu.

Saiba como fazê-lo na FAQ 18 deste artigo.

As comunicações por email são sempre enviadas para o email principal associado ao hóspede. Caso o hóspede tenha mais do que um, o email principal é o que está na linha de cima, na caixa diretamente abaixo da palavra “Email”. Os emails secundários só estão visíveis na versão web.

Caso queira que as comunicações sejam enviadas antes para o segundo email, deverá trocá-los manualmente:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Na secção “Detalhes do hóspede”, copie o email que está na linha de cima (na caixa diretamente abaixo da palavra “Email”) e cole-o na caixa abaixo (não apague ainda o email que lá está);

• Copie o email que está na caixa abaixo (o que quer passar a principal), apague-o da segunda caixa e cole-o na caixa de cima;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e Sair”.

Para saber mais sobre comunicações automáticas e como criar modelos, consulte o artigo Emails & SMS.

Na versão web, tem a possibilidade de exportar uma Ficha de Reserva, em qualquer altura, e imprimi-la se assim o pretender. Pode fazê-lo de duas formas.

Sem entrar na Ficha de Reserva:

• Identifique a reserva pretendida:

  • No Mapa de Reservas, disponível no “Painel Principal” “Painel Inicial” ou no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”“Mapa”:

    • No campo Datas“Datas”, selecione o intervalo de datas em que a reserva terá lugar;

    • Clique no botão “Filtrar”;

  • Nas tabelas “In-house”, “Check-in” ou “Check-out”, disponíveis no “Painel Principal”Inicial”;

• Quando identificar a reserva, clique nela;

• Clique no botão “Imprimir”.

Diretamente da Ficha da Reserva:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Clique no botão “Exportar” (na barra cinza no topo da página).

De uma forma ou de outra, o ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.

Sim, se quiser, pode incluir o seu logotipo na versão PDF das suas fichas de reserva. Apenas precisa de realizar dois passos:

• Carregar o logotipo na Ynnov (caso ainda não o tenha feito):

  • Clique no Menu do Utilizador;

  • Selecione a opção “Configurações”“Configurações”;

  • Clique no sub-menu “Motor de Reservas” (barra cinza clara à esquerda);

  • Percorra a página até à secção “Informações”;

  • Para inserir a imagem:

    • Caso já tenha um logotipo inserido e queira substituir, carregue no logotipo que lá está;

    • OU Caso ainda não tenha um logotipo inserido, carregue onde diz “+ Deve colocar uma imagem com tamanho 300x132px”;

  • Selecione o ficheiro pretendido na janela que vai abrir;

  • Clique no botão “Open”;

  • Clique no botão “Gravar”, na base da página;

• Ativar a configuração de incluir o logotipo nas Fichas:

  • Clique no Menu do Utilizador;

  • Selecione a opção “Configurações”“Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

  • Percorra a página até à secção “Outros”;

  • Clique no switcher para ativar a opção “Apresentar o logo na impressão da ficha de reserva“ (se estiver ativo ficará azul).

A partir de agora, quando gerar os ficheiros PDF das suas fichas de reserva, estas passarão a conter o seu logotipo.

A consulta de conta é um ficheiro PDF, em formato A4, que contem a seguinte informação relativa à reserva (atualizada ao momento em que o ficheiro é gerado):

• Detalhes do hóspede;

• Detalhes da reserva;

• Detalhes do alojamento;

• Serviços;

• Taxas;

• Valores (por categoria e total, com diferenciação de valor pago e em falta);

• Campos para assinatura por parte do hóspede e do anfitrião.

Poderá usar este documento para dar conhecimento ao seu cliente de todos os valores associados à sua reserva até a esse momento, bem como o respetivo estado do pagamento.

Este ficheiro pode ser gerado na Ficha da Reserva, na versão web. Para o fazer:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Coloque o rato por cima do campo “Consulta de Conta“, sem carregar (na barra cinza no topo da página);

• Selecione o idioma pretendido e clique nele.

O ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.

A ficha de hóspede é um ficheiro PDF, em formato A4, que contem a seguinte informação relativa à reserva (atualizada ao momento em que o ficheiro é gerado):

• Detalhes do hóspede;

• Detalhes da reserva;

• Espaço para indicar serviços adicionais pretendidos;

• Espaço para observações/solicitações do hóspede;

• Possibilidade de dar autorização de uso de dados de contacto para efeitos de comunicação e marketing;

• Campos para assinatura por parte do hóspede e do anfitrião.

Poderá usar este documento para obter mais dados do seu hóspede, obter autorização de uso de dados para contacto e dar-lhe conhecimento dos seus serviços adicionais, por exemplo.

Este ficheiro pode ser gerado na Ficha da Reserva, na versão web. Para o fazer:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Coloque o rato por cima do campo “Ficha de hóspede“, sem carregar (na barra cinza no topo da página);

• Selecione o idioma pretendido e clique nele.

O ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.