Editar reservas

O local onde deve fazer alterações a uma reserva vai depender do tipo de reserva que se trate:

• Reservas provenientes dos canais de distribuição:

  • Alterações de estado da reserva, unidade de alojamento, preço e datas: É aconselhado a que faça este tipo de alterações diretamente no próprio canal (que comunicará as alterações à Ynnov). Apesar de ser possível fazê-lo na Ynnov, mantenha em mente que a Ynnov apenas envia para os canais informação de disponibilidade, preço/noite e estadias mínimas. Ou seja, as alterações que efetuar na Ficha de Reserva não serão comunicadas ao canal, podendo gerar algum desfasamento. Por este motivo, este processo é desaconselhado;

  • Alteração de estado do pagamento: Se a reserva foi cobrada através do canal, o canal irá atualizar automaticamente o estado, não pode ser alterado manualmente. Se não foi, deverá alterar diretamente na Ficha de Reserva na Ynnov;

  • Alterações de serviços adicionais, notas, horários de check-in/check-out, dados do hóspede e semelhantes: Deve fazer estas alterações diretamente na Ficha de Reserva na Ynnov;

• Reservas do Motor de Reservas: Altere diretamente na Ficha de Reserva;

• Reservas diretas: Altere diretamente na Ficha de Reserva.

Saiba como editar uma Ficha de Reserva na FAQ 2.

Para editar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.

Na versão web:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel inicial:

    • Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Percorra a página até “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Mapa”;

    • No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Listagem de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Listagem”;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;

• Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;

• Edite os campos pretendidos;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e sair”.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Na APP:

Pode aceder à ficha de reserva através de:

• Ver Reservas:

  • Clique no menu “Reservas”;

  • Clique no sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);

  • Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Mapa:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Mapa”;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Agenda:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Agenda”;

  • Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;

  • De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• A ficha de reserva será automaticamente aberta;

• Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);

• Selecione a opção “Editar”;

• A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;

• Proceda às alterações necessárias (tenha em conta que na APP apenas é possível editar algumas informações, para a edição integral terá de usar a versão web);

• Clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Nas FAQs deste artigo encontra vários passo a passo de como editar aspetos específicos da sua reserva.

Pode também saber mais no artigo Ficha de Reserva e no artigo Reservas (APP).

Sim, na Ynnov poderá criar manualmente todas as suas reservas diretas. Explicamos abaixo como o fazer.

Na versão web:

• Em qualquer menu do software;

• Clique no botão “Nova” (o primeiro dos ícones rápidos disponíveis no topo da página”);

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo “Datas”, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo “Adultos”, insira o número de adultos;

    • Identifique se se trata de uma reserva efetiva ou um pedido de reserva, clicando no switcher de forma a que este fique a apontar para a modalidade pretendida (se for reserva efetiva ficará cinza, se for pedido de reserva ficará azul);

    • No campo “Alojamento”:

      • Clique no botão “Selecione”;

      • Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • No campo “Selecionar”, clique em cima da caixa com o 0 (zero) e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

          • Ser-lhe-ão mostradas as unidades com capacidade para o número de hóspedes que associou à reserva. Caso o número de hóspedes da reserva ultrapasse a capacidade e seja necessário selecionar várias unidades, ponha um visto na caixa da opção “Mostrar todos” e ser-lhe-ão mostradas todas as suas unidades, de forma a poder selecionar várias até perfazer a capacidade necessária;

      • Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;

    • No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;

• Clique no botão “Guardar”.

Na APP:

• Aceda ao menu “Reservas” (é o que abre por definição);

• Clique no ícone dos três “…” verticais;

• Selecione o sub-menu “Criar”:

  • Em alternativa, poderá aceder ao menu da barra lateral, clicando em “Menu” na barra inferior;

  • No menu “Reservas”, selecionar o sub-menu “Criar Reserva”);

• Irá abrir uma ficha de reserva em branco;

• Preencha a ficha de reserva:

  • Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):

    • No campo “Datas”, insira a data de check-in e check-out;

    • No campo “Adultos”, insira o número de adultos;

    • No campo “Alojamento”:

      • Clique no botão “Selecione”;

      • Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);

      • Na caixa com o 0 (zero), clique e selecione o número de unidades pretendidas:

        • Notas:

          • Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;

      • Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;

    • No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;

• Clique no botão “+ Criar Reserva”.

Nota: A ficha de reserva disponível na versão mobile não dispõe de todos os campos que são visíveis na versão web. Para ter acesso a todos os detalhes da ficha de reserva e, para proceder à criação de uma reserva que contemple todos os dados suportados pela Ynnov, deve proceder à sua criação na versão web da plataforma.

A sua reserva direta foi criada. Ao gravar, o software irá atualizar automaticamente a Ficha da Reserva e serão acrescentadas as informações geradas automaticamente pela plataforma, como:

• Valor da taxa municipal turística (caso seja aplicável no seu município);

• Link do formulário do check-in online.

Saiba mais no artigo Ficha de Reserva e no artigo Reservas (APP).

Na Ynnov não é possível apagar reservas, apenas alterar o estado para No-show ou Cancelada, conforme a opção aplicável.

Quando altera o estado de uma reserva para uma destas duas opções, a disponibilidade desse alojamento nas datas da reserva volta a ser aberta e essa informação é enviada para os canais, para que possa receber novas reservas para esse período.

Para saber como pode alterar o estado de uma reserva, consulte a FAQ 5.

A sua reserva pode estar num dos seguintes estados:

• Reservado: Trata-se de uma reserva efetiva. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada;

• Check-in: Trata-se de uma reserva efetiva para a qual foi indicado, manualmente por si ou por configuração do automatismo, que já se encontra in-house. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada;

• Check-out: Trata-se de uma reserva efetiva para a qual foi indicado, manualmente ou por configuração do automatismo, que já não se encontra in-house. A disponibilidade desse alojamento nessas datas está fechada. Atente que a alteração de uma reserva para o estado “Check-out” não atualiza disponibilidade no seu calendário, mesmo que seja feito antes da data prevista para o check-out;

• Cancelado: A reserva foi cancelada por si ou pelo hóspede. A disponibilidade desse alojamento para essas datas foi reaberta e a atualização da disponibilidade foi enviada aos canais;

• No show: Na data prevista, o hóspede não compareceu no alojamento, sem pré-aviso ou cancelamento da reserva. A disponibilidade desse alojamento para essas datas foi reaberta e a atualização da disponibilidade foi enviada aos canais;

• Pendente: Trata-se de um pedido de reserva. Ou seja, a reserva ainda não é efetiva (pode estar, por exemplo, a aguardar pagamento para ser efetivada). Quando a reserva está neste estado, tem a possibilidade de definir uma data e hora de aprovação. Pode também aceitar a reserva para a tornar efetiva (passa ao estado Reservado), ou rejeitá-la para a cancelar (passa ao estado Cancelado). Em algumas circunstâncias é possível ativar o cancelamento automático.

Saiba mais sobre o funcionamento do In House na FAQs 4 e 5 do artigo Painel Inicial (Reservas).

No artigo Gestão de Reservas, pode encontrar mais informação sobre cancelamento automático (FAQ 13) e pedidos de reserva (FAQ 14).

Caso se trate de uma reserva oriunda de um canal, se houver alterações no canal ao estado da reserva, essa informação será recebida na Ynnov e a ficha de reserva será automaticamente atualizada. Atente que se efetuar a alteração de estado diretamente na Ynnov, essa informação não será atualizada no canal, porque a Ynnov não envia informação de reservas (apenas atualizações de disponibilidade, preços e estadias mínimas/máximas).

Para as reservas diretas ou provenientes do Motor de Reservas, a atualização do estado é feita por si diretamente na Ynnov, na Ficha da Reserva. Esta edição apenas está disponível na Ficha da Reserva na versão web da Ynnov. Para o fazer:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel Inicial:

    • Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Percorra a página até “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Mapa”;

    • No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Listagem de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Listagem”;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;

• Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;

• Na secção “Status”;

• Clique no campo “Reserva” e selecione o estado pretendido;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e sair”.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

O estado da reserva é também atualizado automaticamente quando é assinalado, manualmente por si (na versão web ou na APP) ou por configuração do automatismo, que essa reserva já efetuou check-in ou check-out.