Ficha de reserva
Rita
Ana
A Ficha de Reserva reune toda a informação que a Ynnov dispõe sobre cada uma das suas reservas. Na versão web do software, está dividida em 6 secções importantes:
ID da reserva;
Status;
Detalhes da reserva;
Detalhes do hóspede;
Mais detalhes;
Histórico da reserva.
A partir da ficha da reserva, estão também disponíveis um conjunto de ações/funcionalidades que poderá executar sem ter que sair da própria ficha.
Na APP, tem igualmente acesso às Fichas de Reserva, mas a informação e funcionalidades disponíveis são mais limitadas.
Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Gestão de Reservas
FAQ
A Ficha de Reserva tem disponíveis os seguintes campos de preenchimento de informação, distribuídos por 6 secções:
ID da reserva;
Status:
Reserva (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);
Pagamento (saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);
Detalhes da reserva:
Datas (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);
Nº de noites;
Nº de adultos (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);
Nº e idade de crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);
Canal (saiba quais os canais com que a Ynnov tem ligação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal);
ID no canal*;
Alojamento (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);
Plano* (saiba mais no artigo Tarifas e Diferenciais);
Valor (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);
Serviços adicionais (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);
Taxas (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);
Total;
Faturas emitidas* (saiba mais no artigo Módulo Faturação Certificada e Emitir/consultar documentos);
Notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);
Informações do canal (saiba mais na FAQ 6);
Notas globais de limpeza* (só surge se esta configuração estiver ativa na sua conta - saiba como alterar esta configuração na FAQ 14 do artigo Limpezas);
Detalhes do hóspede (saiba mais no artigo Hóspedes):
Nome e apelido;
Morada;
Código postal e localidade;
País;
Contribuinte;
Email;
Telefone;
Outros hóspedes associados* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);
Mais detalhes:
Hora de check-in (saiba mais nas FAQs 8 e 9);
Colaborador responsável pelo check-in* (saiba mais na FAQ 10 e no artigo Staff);
Hora de check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9);
Colaborador responsável pelo check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10o e no artigo Staff);
Código do teclado *(saiba mais na FAQ 14);
IBAN* (saiba mais na FAQ 15);
Histórico da reserva*.
* Apenas disponível na versão web.
Alguns campos estarão pré-preenchidos. Poderá editar esses campos, bem como vários outros em qualquer altura. Saiba como Editar Reservas.
Os campos pré-preenchidos em cada Ficha de Reserva vão depender da informação que nos é enviada pelo canal de origem. Ou seja, variam de canal para canal e também com o tipo de comunicação que a Ynnov tenha com esse canal. Saiba mais sobre os diferentes tipos de comunicação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal).
Além de agregar toda a informação da reserva, a Ficha de Reserva permite-lhe ainda editar vários aspetos da reserva e realizar várias ações e funcionalidades, sem sequer ter de sair da própria ficha:
Alterar o estado da reserva* (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);
Alterar o estado do pagamento*(saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);
Introduzir informação de pagamentos* (saiba mais nas FAQs 6 e 7 do artigo Editar Reservas);
Editar as datas da reserva (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);
Editar o número de hóspedes (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);
Editar a idade das crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);
Editar alojamentos a que reserva está alocada (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);
Editar valor da estadia (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);
Editar serviços adicionais incluídos na reserva, bem como valores e definições dos mesmos (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);
Editar valor da TMT (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);
Inserir notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);
Inserir notas globais de limpeza* (saiba mais no artigo Limpezas);
Editar dados do hóspede principal (saiba mais no artigo Hóspedes);
Associar outros hóspedes à reserva* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);
Editar hora de check-in/check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9);
Editar colaborador responsável pelo check-in/check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10 e no artigo Staff);
Copiar link ou visualizar formulário de check-in online (saiba mais saiba mais nas FAQs 11, 12 e 13 e no artigo Check-in Online);
Editar código do teclado* (saiba mais saiba mais na FAQ 14 o e no artigo Marketplace);
Editar IBAN do hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 15);
Exportar a Ficha de Reserva* (saiba mais saiba mais nas FAQs 20, 21 e 22);
Exportar a consulta de conta* (saiba mais saiba mais na FAQ 23);
Exportar a Ficha de Hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 24);
Forçar o envio de SMS ou Email* (saiba mais saiba mais nas FAQs 17, 18 e 19 e no artigo Emails & SMS).
* Apenas disponível na versão web.
Para consultar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.
Na versão web:
Pode aceder à ficha de reserva através de:
Painel inicial:
Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);
Percorra a página até “Mapa de Reservas”;
Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);
Clique na reserva com o rato;
Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;
Mapa de Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique no sub-menu “Mapa”;
No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);
No campo Datas, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;
Clique no botão “Listar”;
Identifique a reserva pretendida;
Clique na reserva com o rato;
Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;
Listagem de Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique no sub-menu “Listagem”;
Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;
Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;
No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;
Clique no botão “Filtrar”;
Identifique a reserva pretendida;
Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;
Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;
Se fizer alterações, antes de sair clique no botão “Guardar” ou “Guardar e sair”.
Na APP:
Pode aceder à ficha de reserva através de:
Ver Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique ao sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);
Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
Mapa:
Clique no “Menu” (barra inferior);
Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;
Selecione o sub-menu “Mapa”;
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
Agenda:
Clique no “Menu” (barra inferior);
Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;
Selecione o sub-menu “Agenda”;
Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;
De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
A ficha de reserva será automaticamente aberta;
Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);
Selecione a opção “Editar”;
A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;
Se fizer alterações, antes de sair clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).
Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.
Para editar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.
Na versão web:
Pode aceder à ficha de reserva através de:
Painel inicial:
Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);
Percorra a página até “Mapa de Reservas”;
Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);
Clique na reserva com o rato;
Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;
Mapa de Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique no sub-menu “Mapa”;
No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);
No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;
Clique no botão “Filtrar”;
Identifique a reserva pretendida;
Clique na reserva com o rato;
Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;
Listagem de Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique no sub-menu “Listagem”;
Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;
Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;
No campo Datas, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;
Clique no botão “Filtrar”;
Identifique a reserva pretendida;
Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;
Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;
Edite os campos pretendidos;
Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e sair”.
A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.
Na APP:
Pode aceder à ficha de reserva através de:
Ver Reservas:
Clique no menu “Reservas”;
Clique ao sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);
Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
Mapa:
Clique no “Menu” (barra inferior);
Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;
Selecione o sub-menu “Mapa”;
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
Agenda:
Clique no “Menu” (barra inferior);
Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;
Selecione o sub-menu “Agenda”;
Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;
De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;
Identifique a reserva pretendida e clique nela;
A ficha de reserva será automaticamente aberta;
Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);
Selecione a opção “Editar”;
A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;
Proceda às alterações necessárias (tenha em conta que na APP apenas é possível editar algumas informações, para a edição integral terá de usar a versão web);
Clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).
A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.
Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.
Sim, na Ynnov poderá criar manualmente todas as suas reservas diretas. Explicamos abaixo como o fazer.
Na versão web:
Em qualquer menu do software;
Clique no botão “Nova” (o primeiro dos ícones rápidos disponíveis no topo da página”);
Irá abrir uma ficha de reserva em branco;
Preencha a ficha de reserva:
Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):
No campo “Datas”, insira a data de check-in e check-out;
No campo “Adultos”, insira o número de adultos;
Identifique se se trata de uma reserva efetiva ou um pedido de reserva, clicando no switcher de forma a que este fique a apontar para a modalidade pretendida (se for reserva efetiva ficará cinza, se for pedido de reserva ficará azul);
No campo “Alojamento”:
Clique no botão “Selecione”;
Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);
No campo “Selecionar”, clique em cima da caixa com o 0 (zero) e selecione o número de unidades pretendidas:
Notas:
Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;
Ser-lhe-ão mostradas as unidades com capacidade para o número de hóspedes que associou à reserva. Caso o número de hóspedes da reserva ultrapasse a capacidade e seja necessário selecionar várias unidades, ponha um visto na caixa da opção “Mostrar todos” e ser-lhe-ão mostradas todas as suas unidades, de forma a poder selecionar várias até perfazer a capacidade necessária;
Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;
No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;
Clique no botão “Guardar”.
Na APP:
Aceda ao menu “Reservas” (é o que abre por definição);
Clique no ícone dos três “…” verticais;
Selecione o sub-menu “Criar”:
Em alternativa, poderá aceder ao menu da barra lateral, clicando em “Menu” na barra inferior;
No menu “Reservas”, selecionar o sub-menu “Criar Reserva”);
Irá abrir uma ficha de reserva em branco;
Preencha a ficha de reserva:
Os campos abaixo indicados são de preenchimento obrigatório (os restantes são de preenchimento opcional):
No campo “Datas”, insira a data de check-in e check-out;
No campo “Adultos”, insira o número de adultos;
No campo “Alojamento”:
Clique no botão “Selecione”;
Identifique a(s) unidade(s) pretendida(s);
Na caixa com o 0 (zero), clique e selecione o número de unidades pretendidas:
Notas:
Se tiver mais do que uma tarifa para esse alojamento, certifique-se que seleciona a unidade na tarifa correta;
Percorra a janela pop-up até ao final e clique no botão “Guardar;
No campo “Nome”, insira o nome do hóspede principal;
Clique no botão “+ Criar Reserva”.
Nota: A ficha de reserva disponível na versão mobile não dispõe de todos os campos que são visíveis na versão web. Para ter acesso a todos os detalhes da ficha de reserva e, para proceder à criação de uma reserva que contemple todos os dados suportados pela Ynnov, deve proceder à sua criação na versão web da plataforma.
A sua reserva direta foi criada. Ao gravar, o software irá atualizar automaticamente a Ficha da Reserva e serão acrescentadas as informações geradas automaticamente pela plataforma, como:
Valor da taxa municipal turística (caso seja aplicável no seu município);
Link do formulário do check-in online.
Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.