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No seu Painel PrincipalInicial, a página que abre por definição sempre que entra na sua conta Ynnov, pode encontrar muita informação útil sobre o dia a dia da sua operação. Por definição, o período selecionado é o próprio dia (“Hoje”). Se clicar no campo “Período”, terá a possibilidade de selecionar uma de várias opções de visualização:

...

A informação listada será automaticamente atualizada para o período que selecionou.

No seu Painel PrincipalInicial, encontra informação sobre:

  • In-house: As reservas que estão presentemente instaladas nos seus alojamentos;

  • Check-ins: As reservas com check-in previsto para esse diaperíodo;

  • Check-outs: As reservas com check-out previsto para esse diaperíodo;

  • Limpezas: Serviços de limpeza agendados para esse diaperíodo;

  • Serviços adicionais: Serviços adicionais que tenham data definida para esse diaperíodo;

  • Mapa de Reservas: Onde pode encontrar a distribuição das suas reservas, pelos seus vários alojamentos, para os próximos tempos (o mesmo mapa que pode consultar no menu “Reservas”);

  • Últimas reservas: Uma listagem das últimas 15 reservas a terem sido criadas para um dos seus alojamentos.

...

Esclareça, nas FAQs abaixo, as suas principais dúvidas.
Pode também consultar o artigo principal: Gestão de Reservas

FAQ

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title1. Qual a diferença entre o Mapa de reservas que aparece no menu "Painel Principal" e o que aparece no menu "Reservas"?

O aspeto e as funcionalidades do Mapa de Reservas no menu “Painel Principal” “Painel Inicial” e no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa” “Mapa” são exatamente os mesmos.

A única diferença entre ambos é que, no mapa do menu “Reservas”, tem a possibilidade de selecionar qual o período que quer consultar naquele momento.

Consulte a FAQ 2 para saber como alterar o intervalo temporal pré-definido.

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title2. Posso alterar o intervalo temporal apresentado por defeito no Mapa de Reservas?

Não. No Mapa de Reservas apresentado no menu “Painel Principal”“Painel Inicial”, o intervalo temporal apresentado é pré-definido. No entanto, pode alterar nas configurações da sua conta qual período pretende ter pré-definido. Para o fazer:

  • Clique no Menu do Utilizador (canto superior direito);

  • Selecione a opção “Configurações”;

  • No sub-menu “Preferências” (aberto por definição);

    • Na secção “Reservas”, no campo “Janela temporal apresentada por defeito no mapa de reservas”, selecione o período pretendido:

  • 1 mês;

  • 2 meses;

    • 3 meses

    .

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    title3. Que informações e funcionalidades contém o Mapa de Reservas?

    Para conhecer em detalhe o Mapa de Reservas e esclarecer todas as suas dúvidas, seja em termos da informação contida no Mapa ou das funcionalidades e ações disponíveis, consulte o nosso artigo Mapa de Reservas.

    ...

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    title6. Como assinalar que uma reserva já fez check-in/check-out? Este processo pode ser automatizado?

    As reservas podem transitar para/de In-house de uma de duas formas:

    • Manual;

    • Automática.

    Transição manual:

    Para quem gosta de ter um controlo detalhado sobre o ponto de situação da reserva a qualquer momento. Fazendo a transição manual, apenas avança uma reserva para In-house no momento em que o check-in foi realmente efetuado. Da mesma forma, apenas a remove de In-house no momento em que o hóspede efetuou o check-out. Desta forma, através da tabela “In-house” sabe sempre exatamente que hóspedes ainda estão instalados nos seus alojamentos.

    Para transitar manualmente uma reserva para/de In-house, o anfitrião ou um elemento da sua equipa que assegura o check-in ou check-out do hóspede, deve:

    • Na versão web:

      • Aceder ao “Painel Inicial” “Painel Inicial” (abre por definição);

      • Identificar a reserva pretendida na tabela de “Check-in”, “Check-out” ou no “Mapa de Reservas;

      • Clicar na reserva com o botão do lado direito do rato;

      • Selecionar a opção correta:

        • “Efetuar check-in”;

        • “Efetuar check-out”.

    • Na APP:

      • Aceder à APP YnnovBooking;

      • No menu “Reservas” (é o que abre por definição);

      • Aceder ao separador “Check-ins” (é o que abre por definição) ou “Check-outs”;

      • Na listagem apresentada, identificar a reserva pretendida;

      • Clicar na reserva;

      • Na ficha de reserva que abre;

      • No campo “Check-in”/”Check-out”, clicar no botão com o lápis “Registar”;

      • Terá a possibilidade de inserir notas. No caso do check-in, terá também a possibilidade de adicionar uma (nova) hora de checkout;

      • Clicar no botão “Marcar como efetuado”.

    Transição automática:

    Caso queira usar esta funcionalidade mas não tenha tempo ou disponibilidade para fazer um controlo manual dos check-ins/check-outs, poderá optar por automatizar a transição das reservas para/de In-house. Este automatismo pode ser ativado para check-ins e/ou check-outs. Para o fazer (apenas disponível na versão web):

    • Clique no Menu do Utilizador;

    • Selecione a opção “Configurações”“Configurações”;

    • No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

    • Percorra a página até à secção “Outros”;

    • Na opção “Colocar reserva como check-in automaticamente” e/ou “Colocar reserva como check-out automaticamente”, clique no switcher para ativar (a cor irá ficar azul);

    • Clique no campo “Hora do check-in automático” e/ou “Hora do check-out automático“ e selecione a hora pretendida.

    A partir deste momento, todas as reservas no seu respetivo dia de check-in ou check-out, ao atingirem a hora definida, serão automaticamente transitadas para/de In-house.

    ...

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    title8. Que ações/funcionalidades posso aceder a partir das tabelas "In-House", Check-ins" e "Check-outs"?

    Diretamente nestas três tabelas, sem que tenha de entrar em qualquer outro menu, consegue aceder às seguintes ações/funcionalidades:

    • SEF: Para efetuar o preenchimento manual dos dados SEF dos seus hóspedes. Saiba como o fazer no artigo Preenchimento Manual;

    • Efetuar check-in (no caso da tabela “Check-ins”): Para transitar um hóspede para In-house (ou seja, assinalar que o hóspede em questão já realizou o seu check-in);

      • Na tabela “Check-ins”, a reserva passará a estar assinalada com uma seta verde na coluna da hora (ícone do relógio) e passará a estar também listada na tabela “In-house”;

    • Efetuar check-out (no caso das tabelas “In-house” e “Check-outs”): Para remover um hóspede de In-house (ou seja, assinalar que o hóspede em questão já realizou o seu check-out);

      • Na tabela “Check-outs”, a reserva passará a estar assinalada com uma seta vermelha na coluna da hora (ícone do relógio) e deixará da estar também listada na tabela “In-house”.

    Para aceder a estas funcionalidades:

    • Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

    • Identifique a reserva pretendida numa das tabelas;

    • Clique na linha da reserva, com o botão do lado direito do rato;

    • Clique na opção pretendida.

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    title9. Que informação aparece na tabela "Limpezas"?

    A tabela “Limpezas” é composta pelas seguintes colunas:

    • “Data”: Data para que o serviço de limpeza está agendado;

    • Hora (ícone do relógio”: Hora para que o serviço de limpeza está agendado. Caso o serviço já tenha sido assinalado como realizado, nesta coluna aparecerá um ícone de um calendário com um visto, para que saiba que já foi executado.

    • “Alojamento”: Alojamento em que o serviço de limpeza deve ser realizado;

    • “Tipo”: Tipo de serviço de limpeza a realizar;

    • “Nº Pessoas”: Número de hóspedes no alojamento nessa reserva ou, caso se trate de uma limpeza de saída, número de hóspedes que terá a próxima reserva (precedido do ícone da seta verde);

    • “Próximo check-in”: Data do próximo check-in (apenas aparece preenchido se se tratar de uma limpeza de saída);

    • “Notas”: Notas registadas aquando da criação do serviço de limpeza.

    Saiba mais sobre como gerir os seus serviços de limpeza na Ynnov, no artigo Limpezas.

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    title10. Posso fazer alguma alteração às limpezas a partir da tabela "Limpezas"? E criar novas limpezas?

    Diretamente da tabela “Limpezas”, é possível assinalar um serviço de limpeza como efetuado. Para o fazer:

    • Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

    • Identifique o serviço de limpeza pretendido na tabela “Limpezas”;

    • Clique na linha do serviço de limpeza, com o botão do lado direito do rato;

    • Clique na opção “Marcar como efetuada”;

    • Adicione um descritivo, se houver alguma nota a registar;

    • Clique no botão “Marcar como efetuada”.

    Não é possível criar novos serviços de limpeza diretamente na tabela “Limpezas”. No entanto, pode fazê-lo um pouco mais abaixo, no “Mapa de Reservas”, no mesmo menu. Para o fazer:

    • Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

    • Percorra a página até ao “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o botão do lado direito do rato;

    • Selecione a opção “Nova limpeza”;

    • Na janela pop-up que abre, preencha os campos indicados;

    • Clique no botão “Gravar”.

    Saiba mais sobre como gerir os seus serviços de limpeza na Ynnov, no artigo Limpezas.

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    title11. Que informação aparece na tabela "Serviços Adicionais"?

    A tabela “Serviços Adicionais” é composta pelas seguintes colunas:

    • “ID”: ID da reserva;

    • “Data”: Data para que o serviço está agendado;

    • “Serviço”: Nome do serviço adicional requisitado;

    • “Alojamento”: Unidade a que está alocada a reserva;

    • “Notas”: Notas adicionadas ao serviço quando este foi acrescentado à Ficha da Reserva.

    Nota: Nem todos os serviços são apresentados na tabela “Serviços Adicionais”. Para saber quais são, consulte a FAQ 12.

    Saiba mais sobre como gerir os seus Serviços Adicionais na Ynnov.

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    title12. Que serviços adicionais aparecem listados na tabela "Serviços Adicionais"?

    No painel inicial do software Ynnov, em “Serviços” (no canto superior direito) e na tabela “Serviços Adicionais”, apenas lhe serão apresentados os serviços adicionais que tiverem data de prestação associada e cuja data esteja compreendida no intervalo temporal que tem definido para consulta, nesse momento, no Painel. Caso os serviços adicionais estejam associados à duração total da estadia, apenas serão apresentados na ficha de reserva.

    Saiba mais sobre como gerir os seus Serviços Adicionais na Ynnov.

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    title13. Posso fazer alguma alteração aos serviços a partir da tabela "Serviços Adicionais"?

    Diretamente na tabela “Serviços Adicionais” não é possível fazer alterações aos respetivos serviços. A tabela é apenas de consulta.

    Para saber como associar serviços adicionais a uma reserva, consulte a FAQ 13 do artigo Editar Reservas.

    Consulte o artigo Serviços Adicionais, para saber como criar (FAQ 2) ou editar (FAQ 5) os seus serviços.

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    title14. Que reservas é que aparecem na tabela "Últimas reservas"?

    Na tabela “Últimas Reservas”, aparecem listadas as reservas que foram criadas mais recentemente para os seus alojamentos.

    Esta tabela é composta pelas seguintes colunas:

    • “ID”: ID da reserva;

    • “Check-in”: Data prevista de check-in;

    • Nº de noites (ícone da lua): Duração da reserva em noites;

    • “Nº pessoas”: Número de hóspedes incluídos na reserva;

    • “Alojamento”: Unidade a que está alocada a reserva;

    • “Hóspede”: Nome do hóspede principal;;

    • “Canal”: Canal de onde é proveniente a reserva.

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    title15. Posso editar reservas a partir das tabelas "In-House", Check-ins", "Check-outs" e "Últimas Reservas"?

    Diretamente das tabelas "In-House", Check-ins", "Check-outs" e "Últimas Reservas" não é possível editar informação, apenas consultar. No entanto, a partir destas tabelas, tem rapidamente acesso à Ficha da Reserva, onde pode consultar toda a informação detalhada da mesma e fazer todas as edições necessárias.

    Para aceder a uma Ficha de Reserva a partir de uma destas tabelas:

    • Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

    • Percorra a página até à tabela em questão;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Na linha da reserva, na coluna “ID”, clique no retângulo azul que contem o número do ID da reserva;

    • A Ficha de Reserva irá abrir num novo separador do seu browser;

    • Faça as alterações necessárias;

    • Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e Sair”.

     

    Saiba mais sobre Fichas de Reserva e sobre como Editar reservas.

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    title16. Posso exportar informação do Painel Principal?Inicial?

    Quase toda a informação do Painel Inicial é passível de ser exportada num de dois formatos:

    • PDF: Trata-se de um ficheiro pré-formatado e não editável, com a informação essencial e preparado para ser impresso em A4;

    • Excel: Trata-se de um ficheiro muito mais completo (inclui mais informação que a que está visível na Listagem da versão web). Poderá editá-lo a seu gosto depois de o exportar: retirar ou reordenar colunas, filtrar e reordenar informação, etc.

    Para exportar uma tabela:

    • Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

    • Percorra a página até à tabela em questão;

    • Clique no botão “Exportar”:

      • Excel (à esquerda a verde);

      • PDF (à direita a vermelho).

    O ficheiro será gerado e descarregado para o seu computador. Se a listagem em causa for muito extensa, a exportação poderá demorar mais um pouco a ser concluída.