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A Ficha de Reserva tem disponíveis os seguintes campos de preenchimento de informação, distribuídos por 6 secções:

• ID da reserva;

• Status:

  • Reserva (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);

  • Pagamento (saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);

• Detalhes da reserva:

  • Datas (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);

  • Nº de noites;

  • Nº de adultos (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);

  • Nº e idade de crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);

  • Canal (saiba quais os canais com que a Ynnov tem ligação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal);

  • ID no canal*;

  • Alojamento (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);

  • Plano* (saiba mais no artigo Tarifas e Diferenciais);

  • Valor (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);

  • Serviços adicionais (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);

  • Taxas (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);

  • Total;

  • Faturas emitidas* (saiba mais no artigo Módulo Faturação Certificada e Emitir/consultar documentos);

  • Notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);

  • Informações do canal (saiba mais na FAQ 6 deste artigo);

  • Notas globais de limpeza* (saiba mais no só surge se esta configuração estiver ativa na sua conta - saiba como alterar esta configuração na FAQ 14 do artigo Limpezas);

• Detalhes do hóspede (saiba mais no artigo Hóspedes):

  • Nome e apelido;

  • Morada;

  • Código postal e localidade;

  • País;

  • Contribuinte;

  • Email;

  • Telefone;

  • Outros hóspedes associados* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);

• Mais detalhes:

  • Hora de check-in (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

  • Colaborador responsável pelo check-in* (saiba mais na FAQ 10 deste artigo e no artigo Staff);

  • Hora de check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

  • Colaborador responsável pelo check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10 deste artigo 10o e no artigo Staff);

  • Código do teclado *(saiba mais na FAQ 14 deste artigo);

  • IBAN* (saiba mais na FAQ 15 deste artigo);

• Histórico da reserva*.

* Apenas disponível na versão web.

Alguns campos estarão pré-preenchidos. Poderá editar esses campos, bem como vários outros em qualquer altura. Saiba como Editar Reservas.

Os campos pré-preenchidos em cada Ficha de Reserva vão depender da informação que nos é enviada pelo canal de origem. Ou seja, variam de canal para canal e também com o tipo de comunicação que a Ynnov tenha com esse canal. Saiba mais sobre os diferentes tipos de comunicação no artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal).

Além de agregar toda a informação da reserva, a Ficha de Reserva permite-lhe ainda editar vários aspetos da reserva e realizar várias ações e funcionalidades, sem sequer ter de sair da própria ficha:

• Alterar o estado da reserva* (saiba mais na FAQ 5 do artigo Editar Reservas);

• Alterar o estado do pagamento*(saiba mais na FAQ 6 do artigo Editar Reservas);

• Introduzir informação de pagamentos* (saiba mais nas FAQs 6 e 7 do artigo Editar Reservas);

• Editar as datas da reserva (saiba mais na FAQ 9 do artigo Editar Reservas);

• Editar o número de hóspedes (saiba mais na FAQ 14 do artigo Editar Reservas);

• Editar a idade das crianças* (saiba mais nas FAQs 14 e 16 do artigo Editar Reservas);

• Editar alojamentos a que reserva está alocada (saiba mais nas FAQs 10 e 11 do artigo Editar Reservas);

• Editar valor da estadia (saiba mais nas FAQs 7 e 8 do artigo Editar Reservas);

• Editar serviços adicionais incluídos na reserva, bem como valores e definições dos mesmos (saiba mais na FAQ 13 do artigo Editar Reservas);

• Editar valor da TMT (saiba mais no artigo Taxa Municipal Turística);

• Inserir notas (saiba mais na FAQ 17 do artigo Editar Reservas);

• Inserir notas globais de limpeza* (saiba mais no artigo Limpezas);

• Editar dados do hóspede principal (saiba mais no artigo Hóspedes);

• Associar outros hóspedes à reserva* (saiba mais na FAQ 15 do artigo Editar Reservas);

• Editar hora de check-in/check-out (saiba mais nas FAQs 8 e 9 deste artigo);

• Editar colaborador responsável pelo check-in/check-out* (saiba mais saiba mais na FAQ 10 deste artigo e no artigo Staff);

• Copiar link ou visualizar formulário de check-in online (saiba mais saiba mais nas FAQs 11, 12 e 13 deste artigo e no artigo Check-in Online);

• Editar código do teclado* (saiba mais saiba mais na FAQ 14 deste artigo o e no artigo Marketplace);

• Editar IBAN do hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 15 deste artigo);

• Exportar a Ficha de Reserva* (saiba mais saiba mais nas FAQs 20, 21 e 22 deste artigo);

• Exportar a consulta de conta* (saiba mais saiba mais na FAQ 23 deste artigo);

• Exportar a Ficha de Hóspede* (saiba mais saiba mais na FAQ 24 deste artigo);

• Forçar o envio de SMS ou Email* (saiba mais saiba mais nas FAQs 17, 18 e 19 deste artigo e no artigo Emails & SMS).

* Apenas disponível na versão web.

Para consultar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.

Na versão web:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel inicial:

    • Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Percorra a página até “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Mapa”;

    • No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);

    • No campo Datas, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Listar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Listagem de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Listagem”;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;

• Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;

• Se fizer alterações, antes de sair clique no botão “Guardar” ou “Guardar ou e sair”.

Na APP:

Pode aceder à ficha de reserva através de:

• Ver Reservas:

  • Clique no menu “Reservas”;

  • Clique ao sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);

  • Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Mapa:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Mapa”;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Agenda:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Agenda”;

  • Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;

  • De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• A ficha de reserva será automaticamente aberta;

• Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);

• Selecione a opção “Editar”;

• A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;

• Se fizer alterações, antes de sair clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).

Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.

Para editar uma ficha de reserva, siga este passo a passo.

Na versão web:

• Pode aceder à ficha de reserva através de:

  • Painel inicial:

    • Clique no menu “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na plataforma);

    • Percorra a página até “Mapa de Reservas”;

    • Identifique a reserva pretendida (caso a mesma não se encontre no intervalo temporal predefinido do Mapa de Reservas no painel, terá de aceder através do Mapa ou Listagem do menu “Reservas”);

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Mapa de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Mapa”;

    • No campo “Grupo”, selecione o grupo a que pertence o alojamento a que a reserva está alocada (se apenas tiver um grupo, este estará selecionado por definição);

    • No campo “Datas”, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique na reserva com o rato;

    • Na janela pop-up que abre, clique no botão “Editar”;

  • Listagem de Reservas:

    • Clique no menu “Reservas”;

    • Clique no sub-menu “Listagem”;

    • Pode pesquisar a reserva pelo respetivo ID ou pelo nome do hóspede principal;

    • Ou, no campo “Alojamento”, selecione a unidade a que a reserva está alocada;

    • No campo Datas, selecione um intervalo temporal que englobe a totalidade da reserva;

    • Clique no botão “Filtrar”;

    • Identifique a reserva pretendida;

    • Clique no retângulo azul que se encontra no início da linha, na coluna “ID”;

• Irá abrir um novo separador no seu browser, com a Ficha da Reserva;

• Edite os campos pretendidos;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar ou e sair”.

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Na APP:

Pode aceder à ficha de reserva através de:

• Ver Reservas:

  • Clique no menu “Reservas”;

  • Clique ao sub-menu “Ver Reservas” (é o que abre por definição);

  • Selecione o separador que mais se adequa ao estado da reserva (“Check-in”, “Check-out” ou “In-house”);

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Mapa:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Mapa”;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• Agenda:

  • Clique no “Menu” (barra inferior);

  • Na barra lateral que surge, clique em “Reservas” para expandir o menu;

  • Selecione o sub-menu “Agenda”;

  • Na agenda, clique na data de check-in ou check-out da reserva;

  • De forma automática, ser-lhe-ão apresentadas as reservas com atividades agendadas para esse dia;

  • Identifique a reserva pretendida e clique nela;

• A ficha de reserva será automaticamente aberta;

• Clique nos “…” verticais (canto inferior direito do ecrã);

• Selecione a opção “Editar”;

• A ficha de reserva editável é automaticamente aberta;

• Proceda às alterações necessárias (tenha em conta que na APP apenas é possível editar algumas informações, para a edição integral terá de usar a versão web);

• Clique no botão “Editar Reserva” (canto inferior direito do ecrã).

A informação editada será gravada e passará a constar da ficha de reserva.

Consulte o artigo Editar Reservas e Reservas (APP) para mais detalhes sobre como editar vários aspetos de uma reserva.

Sim. Na versão web, em todas as suas fichas de reserva está presente o histórico da mesma. Para o consultar:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Clique no botão “Histórico da Reserva” (no fundo da página).

O histórico irá expandir e ficará visível toda a informação relativa à evolução da reserva, ordenada por ordem cronológica (do mais recente para o mais antigo).

Esta funcionalidade, disponível apenas na versão web, permite-lhe voltar a enviar um modelo de email ou SMS para essa mesma reserva, ou enviar um modelo que não está ativo para envio automático. Pode ser útil, por exemplo, caso precise de reenviar uma comunicação para a relembrar ao hóspede ou caso este diga que não a recebeu.

Saiba como fazê-lo na FAQ 18 deste artigo.

As comunicações por email são sempre enviadas para o email principal associado ao hóspede. Caso o hóspede tenha mais do que um, o email principal é o que está na linha de cima, na caixa diretamente abaixo da palavra “Email”. Os emails secundários só estão visíveis na versão web.

Caso queira que as comunicações sejam enviadas antes para o segundo email, deverá trocá-los manualmente:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Na secção “Detalhes do hóspede”, copie o email que está na linha de cima (na caixa diretamente abaixo da palavra “Email”) e cole-o na caixa abaixo (não apague ainda o email que lá está);

• Copie o email que está na caixa abaixo (o que quer passar a principal), apague-o da segunda caixa e cole-o na caixa de cima;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e Sair”.

Para saber mais sobre comunicações automáticas e como criar modelos, consulte o artigo Emails & SMS.

Na versão web, tem a possibilidade de exportar uma Ficha de Reserva, em qualquer altura, e imprimi-la se assim o pretender. Pode fazê-lo de duas formas.

Sem entrar na Ficha de Reserva:

• Identifique a reserva pretendida:

  • No Mapa de Reservas, disponível no “Painel Inicial” ou no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa”:

    • No campo “Datas”, selecione o intervalo de datas em que a reserva terá lugar;

    • Clique no botão “Filtrar”;

  • Nas tabelas “In-house”, “Check-in” ou “Check-out”, disponíveis no “Painel Inicial”;

• Quando identificar a reserva, clique nela;

• Clique no botão “Imprimir”.

Diretamente da Ficha da Reserva:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Clique no botão “Exportar” (na barra cinza no topo da página).

De uma forma ou de outra, o ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.

A consulta de conta é um ficheiro PDF, em formato A4, que contem a seguinte informação relativa à reserva (atualizada ao momento em que o ficheiro é gerado):

• Detalhes do hóspede;

• Detalhes da reserva;

• Detalhes do alojamento;

• Serviços;

• Taxas;

• Valores (por categoria e total, com diferenciação de valor pago e em falta);

• Campos para assinatura por parte do hóspede e do anfitrião.

Poderá usar este documento para dar conhecimento ao seu cliente de todos os valores associados à sua reserva até a esse momento, bem como o respetivo estado do pagamento.

Este ficheiro pode ser gerado na Ficha da Reserva, na versão web. Para o fazer:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Coloque o rato por cima do campo “Consulta de Conta“, sem carregar (na barra cinza no topo da página);

• Selecione o idioma pretendido e clique nele.

O ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.

A ficha de hóspede é um ficheiro PDF, em formato A4, que contem a seguinte informação relativa à reserva (atualizada ao momento em que o ficheiro é gerado):

• Detalhes do hóspede;

• Detalhes da reserva;

• Espaço para indicar serviços adicionais pretendidos;

• Espaço para observações/solicitações do hóspede;

• Possibilidade de dar autorização de uso de dados de contacto para efeitos de comunicação e marketing;

• Campos para assinatura por parte do hóspede e do anfitrião.

Poderá usar este documento para obter mais dados do seu hóspede, obter autorização de uso de dados para contacto e dar-lhe conhecimento dos seus serviços adicionais, por exemplo.

Este ficheiro pode ser gerado na Ficha da Reserva, na versão web. Para o fazer:

• Entre na Ficha da Reserva (siga os passos descritos na FAQ 3 deste artigo);

• Coloque o rato por cima do campo “Ficha de hóspede“, sem carregar (na barra cinza no topo da página);

• Selecione o idioma pretendido e clique nele.

O ficheiro será gerado (em PDF) e descarregado para o seu computador. Caso pretenda, poderá posteriormente imprimi-lo.