Painel Inicial (reservas)

O aspeto e as funcionalidades do Mapa de Reservas no menu “Painel Inicial” e no menu “Reservas” > sub-menu “Mapa” são exatamente os mesmos.

A única diferença entre ambos é que, no mapa do menu “Reservas”, tem a possibilidade de selecionar qual o período que quer consultar naquele momento.

Consulte a FAQ 2 para saber como alterar o intervalo temporal pré-definido.

Não. No Mapa de Reservas apresentado no menu “Painel Inicial”, o intervalo temporal apresentado é pré-definido.

Para conhecer em detalhe o Mapa de Reservas e esclarecer todas as suas dúvidas, seja em termos da informação contida no Mapa ou das funcionalidades e ações disponíveis, consulte o nosso artigo Mapa de Reservas.

Na tabela “In-house”, aparecem listados os hóspedes que assinalou, manual ou automaticamente, como estando já instalados no seu alojamento. Ou seja, que já efetuaram o seu check-in e ainda não efetuaram check-out.

O uso desta funcionalidade não é obrigatório. Caso opte por não usar esta funcionalidade, isto não terá impacto na gestão das suas reservas.

Saiba mais sobre as várias formas como uma reserva pode ser passada para/de In-house na FAQ 6.

Saiba que ações/funcionalidades pode realizar nesta tabela na FAQ 8.

Não, o uso desta funcionalidade não é obrigatório. A funcionalidade está disponível para o caso de ser útil para manter um controlo mais detalhado da sua operação. No entanto, caso opte por não usar esta funcionalidade, isto não terá impacto na gestão das suas reservas. A plataforma continuará a funcionar normalmente.

Caso queira usar esta funcionalidade mas não tenha tempo ou disponibilidade para fazer um controlo manual dos check-ins/check-outs, poderá optar por automatizar a transição das reservas para/de In-house.

Saiba mais sobre as várias formas como uma reserva pode ser passada para/de In-house na FAQ 6.

As reservas podem transitar para/de In-house de uma de duas formas:

• Manual;

• Automática.

Transição manual:

Para quem gosta de ter um controlo detalhado sobre o ponto de situação da reserva a qualquer momento. Fazendo a transição manual, apenas avança uma reserva para In-house no momento em que o check-in foi realmente efetuado. Da mesma forma, apenas a remove de In-house no momento em que o hóspede efetuou o check-out. Desta forma, através da tabela “In-house” sabe sempre exatamente que hóspedes ainda estão instalados nos seus alojamentos.

Para transitar manualmente uma reserva para/de In-house, o anfitrião ou um elemento da sua equipa que assegura o check-in ou check-out do hóspede, deve:

• Na versão web:

  • Aceder ao “Painel Inicial” (abre por definição);

  • Identificar a reserva pretendida na tabela de “Check-in”, “Check-out” ou no “Mapa de Reservas;

  • Clicar na reserva com o botão do lado direito do rato;

  • Selecionar a opção correta:

    • “Efetuar check-in”;

    • “Efetuar check-out”.

• Na APP:

  • Aceder à APP YnnovBooking;

  • No menu “Reservas” (é o que abre por definição);

  • Aceder ao separador “Check-ins” (é o que abre por definição) ou “Check-outs”;

  • Na listagem apresentada, identificar a reserva pretendida;

  • Clicar na reserva;

  • Na ficha de reserva que abre;

  • No campo “Check-in”/”Check-out”, clicar no botão com o lápis “Registar”;

  • Terá a possibilidade de inserir notas. No caso do check-in, terá também a possibilidade de adicionar uma (nova) hora de checkout;

  • Clicar no botão “Marcar como efetuado”.

Transição automática:

Caso queira usar esta funcionalidade mas não tenha tempo ou disponibilidade para fazer um controlo manual dos check-ins/check-outs, poderá optar por automatizar a transição das reservas para/de In-house. Este automatismo pode ser ativado para check-ins e/ou check-outs. Para o fazer (apenas disponível na versão web):

• Clique no Menu do Utilizador;

• Selecione a opção “Configurações”;

• No sub-menu “Preferências” (abre por definição);

• Percorra a página até à secção “Outros”;

• Na opção “Colocar reserva como check-in automaticamente” e/ou “Colocar reserva como check-out automaticamente”, clique no switcher para ativar (a cor irá ficar azul);

• Clique no campo “Hora do check-in automático” e/ou “Hora do check-out automático“ e selecione a hora pretendida.

A partir deste momento, todas as reservas no seu respetivo dia de check-in ou check-out, ao atingirem a hora definida, serão automaticamente transitadas para/de In-house.

As tabelas "In-House", Check-ins" e "Check-outs" são composta pelas seguintes colunas:

• “ID”: ID da reserva;

• “Check-out” (no caso da tabela “In-house” e “Check-out”): Data prevista de check-out;

• “Check-in” (no caso da tabela “Check-in”): Data prevista de check-in;

• Hora (ícone do relógio): Hora prevista de check-out ou check-out, consoante a tabela:

  • No caso das tabelas “Check-in” e “Check-out”, caso já tenha assinalada a transição da reserva para/de In-house, à frente da hora aparecerá um ícone para assinalar que:

    • Seta verde: O check-in já foi assinalado e a reserva transitou para In-house;

    • Seta vermelha: O check-out já foi assinalado e a reserva transitou para fora de In-house;

• Nº de noites (ícone da lua): Duração da reserva em noites;

• “Hóspede”: Nome do hóspede principal;

• “Nº pessoas”: Número de hóspedes incluídos na reserva;

• “Alojamento”: Unidade a que está alocada a reserva.

Notas adicionais:

• Tabela “In-house”: Caso esteja a fazer a transição manual das reservas de In-house para Check-out e uma reserva ultrapassar a data prevista para check-out sem que o mesmo tenha sido assinalado, aparecer-lhe-á uma coluna adicional do lado direito da linha da reserva com uma notificação de erro (ícone do triângulo com um ponto de exclamação). Este aviso é uma salvaguarda, para o relembrar que há uma ação que tem de ser tomada;

• Tabelas “Check-in” e “Check-out: Caso uma reserva tenha notas adicionadas à Ficha da Reserva (seja do canal ou internas), aparecer-lhe-á uma coluna adicional do lado direito da linha da reserva com uma notificação de informação (ícone do “i”). Se colocar o rato por cima do ícone, sem clicar, aparecerá uma janela onde pode consultar as notas.

Saiba mais sobre as várias formas como uma reserva pode ser passada para/de In-house na FAQ 6.

Saiba que ações/funcionalidades pode realizar nesta tabela na FAQ 8.

Diretamente nestas três tabelas, sem que tenha de entrar em qualquer outro menu, consegue aceder às seguintes ações/funcionalidades:

• SEF: Para efetuar o preenchimento manual dos dados SEF dos seus hóspedes. Saiba como o fazer no artigo Preenchimento Manual;

• Efetuar check-in (no caso da tabela “Check-ins”): Para transitar um hóspede para In-house (ou seja, assinalar que o hóspede em questão já realizou o seu check-in);

  • Na tabela “Check-ins”, a reserva passará a estar assinalada com uma seta verde na coluna da hora (ícone do relógio) e passará a estar também listada na tabela “In-house”;

• Efetuar check-out (no caso das tabelas “In-house” e “Check-outs”): Para remover um hóspede de In-house (ou seja, assinalar que o hóspede em questão já realizou o seu check-out);

  • Na tabela “Check-outs”, a reserva passará a estar assinalada com uma seta vermelha na coluna da hora (ícone do relógio) e deixará da estar também listada na tabela “In-house”.

Para aceder a estas funcionalidades:

• Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

• Identifique a reserva pretendida numa das tabelas;

• Clique na linha da reserva, com o botão do lado direito do rato;

• Clique na opção pretendida.

A tabela “Limpezas” é composta pelas seguintes colunas:

• “Data”: Data para que o serviço de limpeza está agendado;

• Hora (ícone do relógio”: Hora para que o serviço de limpeza está agendado. Caso o serviço já tenha sido assinalado como realizado, nesta coluna aparecerá um ícone de um calendário com um visto, para que saiba que já foi executado.

• “Alojamento”: Alojamento em que o serviço de limpeza deve ser realizado;

• “Tipo”: Tipo de serviço de limpeza a realizar;

• “Nº Pessoas”: Número de hóspedes no alojamento nessa reserva ou, caso se trate de uma limpeza de saída, número de hóspedes que terá a próxima reserva (precedido do ícone da seta verde);

• “Próximo check-in”: Data do próximo check-in (apenas aparece preenchido se se tratar de uma limpeza de saída);

• “Notas”: Notas registadas aquando da criação do serviço de limpeza.

Saiba mais sobre como gerir os seus serviços de limpeza na Ynnov, no artigo Limpezas.

Diretamente da tabela “Limpezas”, é possível assinalar um serviço de limpeza como efetuado. Para o fazer:

• Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

• Identifique o serviço de limpeza pretendido na tabela “Limpezas”;

• Clique na linha do serviço de limpeza, com o botão do lado direito do rato;

• Clique na opção “Marcar como efetuada”;

• Adicione um descritivo, se houver alguma nota a registar;

• Clique no botão “Marcar como efetuada”.

Não é possível criar novos serviços de limpeza diretamente na tabela “Limpezas”. No entanto, pode fazê-lo um pouco mais abaixo, no “Mapa de Reservas”, no mesmo menu. Para o fazer:

• Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

• Percorra a página até ao “Mapa de Reservas”;

• Identifique a reserva pretendida;

• Clique na reserva com o botão do lado direito do rato;

• Selecione a opção “Nova limpeza”;

• Na janela pop-up que abre, preencha os campos indicados;

• Clique no botão “Gravar”.

Saiba mais sobre como gerir os seus serviços de limpeza na Ynnov, no artigo Limpezas.

A tabela “Serviços Adicionais” é composta pelas seguintes colunas:

• “ID”: ID da reserva;

• “Data”: Data para que o serviço está agendado;

• “Serviço”: Nome do serviço adicional requisitado;

• “Alojamento”: Unidade a que está alocada a reserva;

• “Notas”: Notas adicionadas ao serviço quando este foi acrescentado à Ficha da Reserva.

Nota: Nem todos os serviços são apresentados na ficha da reserva. Para saber quais são, consulte a FAQ 12.

Saiba mais sobre como gerir os seus Serviços Adicionais na Ynnov.

No painel principal do software Ynnov, em “Serviços” (no canto superior direito) e na tabela “Serviços Adicionais”, apenas lhe serão apresentados os serviços adicionais que tiverem data de prestação associada e cuja data esteja compreendida no intervalo temporal que tem definido para consulta, nesse momento, no Painel. Caso os serviços adicionais estejam associados à duração total da estadia, apenas serão apresentados na ficha de reserva.

Saiba mais sobre como gerir os seus Serviços Adicionais na Ynnov.

Diretamente na tabela “Serviços Adicionais” não é possível fazer alterações aos respetivos serviços. A tabela é apenas de consulta.

Para saber como associar serviços adicionais a uma reserva, consulte a FAQ 13 do artigo Editar Reservas.

Consulte o artigo Serviços Adicionais, para saber como criar (FAQ 2) ou editar (FAQ 5) os seus serviços.

Na tabela “Últimas Reservas”, aparecem listadas as reservas que foram criadas mais recentemente para os seus alojamentos.

Esta tabela é composta pelas seguintes colunas:

• “ID”: ID da reserva;

• “Check-in”: Data prevista de check-in;

• Nº de noites (ícone da lua): Duração da reserva em noites;

• “Nº pessoas”: Número de hóspedes incluídos na reserva;

• “Alojamento”: Unidade a que está alocada a reserva;

• “Hóspede”: Nome do hóspede principal;;

• “Canal”: Canal de onde é proveniente a reserva.

Diretamente das tabelas "In-House", Check-ins", "Check-outs" e "Últimas Reservas" não é possível editar informação, apenas consultar. No entanto, a partir destas tabelas, tem rapidamente acesso à Ficha da Reserva, onde pode consultar toda a informação detalhada da mesma e fazer todas as edições necessárias.

Para aceder a uma Ficha de Reserva a partir de uma destas tabelas:

• Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

• Percorra a página até à tabela em questão;

• Identifique a reserva pretendida;

• Na linha da reserva, na coluna “ID”, clique no retângulo azul que contem o número do ID da reserva;

• A Ficha de Reserva irá abrir num novo separador do seu browser;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão “Guardar” ou “Guardar e Sair”.

Saiba mais sobre Fichas de Reserva e sobre como Editar reservas.

Quase toda a informação do Painel Inicial é passível de ser exportada num de dois formatos:

• PDF: Trata-se de um ficheiro pré-formatado e não editável, com a informação essencial e preparado para ser impresso em A4;

• Excel: Trata-se de um ficheiro muito mais completo (inclui mais informação que a que está visível na Listagem da versão web). Poderá editá-lo a seu gosto depois de o exportar: retirar ou reordenar colunas, filtrar e reordenar informação, etc.

Para exportar uma tabela:

• Aceda ao “Painel Inicial” (abre por definição quando entra na sua conta);

• Percorra a página até à tabela em questão;

• Clique no botão “Exportar”:

  • Excel (à esquerda a verde);

  • PDF (à direita a vermelho).

O ficheiro será gerado e descarregado para o seu computador. Se a listagem em causa for muito extensa, a exportação poderá demorar mais um pouco a ser concluída.