Gestão de reservas

Na sua conta Ynnov, irão estar listadas:

• Reservas oriundas dos vários canais de distribuição (OTAs) com os quais os seus alojamentos estão mapeados;

• Reservas oriundas do seu Motor de Reservas (caso tenha este módulo ativo na sua subscrição);

• Reservas diretas que sejam manualmente criadas por si ou pela sua equipa.

A origem da reserva estará identificada no campo “Canal” da Ficha da Reserva e também pela cor com que a mesma está assinalada no Mapa de Reservas.

Para saber que informação está listada em cada uma das reservas, consulte a FAQ 2.

Para saber como criar uma reserva direta, consulte a FAQ 3 do artigo Editar reservas.

A informação que vem listada nas suas reservas depende de dois principais fatores:

• No momento em que a reserva foi criada pelo hóspede, o anúncio já estava mapeado com a Ynnov?

  • Se não estava mapeado:

    • Isso significa que a reserva foi importada pela nossa equipa quando efetuou o mapeamento;

    • Por motivos de RGPD e políticas internas, alguns canais limitam a informação que é possível receber ao importar reservas criadas antes da ligação do anúncio ao Channel. Assim, estas poderão ter menos informação disponível que as que forem criadas posteriormente (por exemplo, não recebermos endereço de email ou só recebermos informação do valor total, sem descriminação das comissões/taxas);

  • Se já estava mapeado:

    • Mal seja criada a reserva, a mesma vai ser recebida na sua conta Ynnov;

    • A maioria da informação inserida pelo hóspede ao efetuar a reserva vai ser recebida e estar disponível na respetiva ficha de reserva Ynnov (excetuando dados de cartão de crédito, por exemplo);

    • Tenha em atenção, contudo, que a informação recebida vai variar de canal para canal ou consoante o tipo de ligação do Channel Manager ao canal em questão;

• O canal de origem da reserva é um canal com comunicação por API ou iCal?

  • Se for um canal com comunicação API:

    • A maioria da informação inserida pelo hóspede ao efetuar a reserva vai ser recebida e estar disponível na respetiva ficha de reserva Ynnov (excetuando dados de cartão de crédito, por exemplo);

    • Tenha em atenção, contudo, que a informação recebida vai variar de canal para canal;

  • Se for um canal com comunicação por iCal:

    • Por se tratar de um tipo de comunicação limitada, as reservas oriundas de canais com ligação por iCal têm apenas informação de datas, alojamento e o nome do hóspede principal.

Para saber que reservas podem ser importadas aquando da ligação a um novo canal ou criação de uma nova unidade, consulte as FAQs 15 e 16.

Consulte o artigo Lista de canais e tipos de ligação (API/iCal) para ficar a conhecer todos canais com que a Ynnov tem integração, bem como as características de cada tipo de ligação.

Não. O campo “Canal” de uma ficha de reserva será sempre preenchido automaticamente com base na origem da reserva:

• Caso seja oriunda de um canal de distribuição, aparecerá o canal de origem (Booking, AirBnB, Expedia, etc);

• Caso seja oriunda do seu Website/Motor de reservas, no canal aparecerá “Website”;

• Caso tenha sido criada manualmente por si ou pela sua equipa, no canal aparecerá “Direta”.

Ou seja, o campo “Canal” não é editável.

No caso das reservas diretas, tem a possibilidade de incluir informação sobre a forma como a reserva lhe chegou, selecionando uma das seguintes opções no campo “Sub-canal”:

• Walk-in;

• Telefone;

• Email;

• Agência de viagens;

• Rentalia;

• Outros.

Este campo pode ser editado por si, mas apenas é possível selecionar uma das opções já existentes em sistema, não é possível acrescentar novos sub-canais.

Para reservas oriundas dos canais ou do seu Motor de Reservas (caso tenha este módulo ativo na sua subscrição), irá receber uma notificação por email da Ynnov quando for criada uma nova reserva num dos seus alojamentos.

Para reservas diretas, que sejam manualmente criadas por si ou pela sua equipa diretamente na Ynnov, não é enviada nenhuma notificação pelo software quando a mesma é criada.

Sim, é possível, através da criação de um modelo de comunicação automática para o efeito na sua conta Ynnov.

Para criar este modelo, siga os seguintes passos:

• Clique no menu “Emails & SMS”;

• No separador “Email” (aberto por definição);

• Clique no botão “+ Novo modelo”;

• No campo “Modelo do Email”, dê um nome alusivo ao modelo (é apenas para sua organização interna, não irá visível na mensagem);

• No campo “Alojamento”, selecione o(s) alojamento(s) pertencente(s) ao proprietário em questão;

• No campo “Momento de envio”, selecione 0 (zero) dias depois da criação de reserva;

• No campo “Canal”, clique na opção “Todos”;

• No campo “Remetente”, deixe estar “Proprietário” (selecionado por definição);

• No campo “Destinatário”, selecione a opção “Outro”;

• No campo em branco que abre por baixo de “Destinatário”, insira o email do proprietário do(s) alojamento(s);

• Preencha os campos “Assunto” e corpo de texto pelo menos no idioma Inglês (idealmente Português também);

  • Nota: Pode inserir códigos de personalização, clicando no ícone semelhante a uma pilha de moedas, de forma a que quando a comunicação é enviada, a mesma seja preenchida com informação específica da reserva a que diz respeito (por exemplo, as datas de check-in e check-out e o alojamento);

• Marque o template como “Ativo”, clicando na caixa no canto superior direito do modelo (ficará assinalada com um visto);

• Clique no botão “Guardar”.

Em alternativa, pode criar um modelo de envio de SMS, em vez de email, mas recordamos que, ao contrário das comunicações por email (que são ilimitadas e gratuitas), as comunicações por SMS implicam a compra à Ynnov de um pack de SMS.

Saiba mais sobre comunicações automáticas através da Ynnov no nosso artigo Emails & SMS.