Painel 360º

Sim. Por definição, o Painel 360º vai ter selecionado o dia de hoje como período de tempo predefinido. Se pretender alterar o período temporal para o qual lhe são apresentadas as informações do Painel 360º tem das formas de o fazer:

• No próprio Painel 360º: a qualquer momento pode alterar o período de tempo para o qual visualiza a informação. No entanto, esta alteração não fica gravada em sistema;

• Nas preferências da sua conta Ynnov. Ao alterar o período de tempo predefinido para ser apresentada a informação do Painel 360º irá fazer com que seja o período de tempo selecionado que lhe é apresentado no painel. Para fazer esta alteração:

  • Aceda ao Menu do utilizador;

  • Selecione o submenu Configurações;

  • Na opção Preferências (é a que abre por definição) encontre a secção Painel 360º;

  • No campo Intervalo temporal apresentado por definição no Painel 360º, selecione a opção pretendida:

    • Hoje;

    • Esta semana;

    • Este mês;

    • Ontem;

    • Semana passada;

    • Mês passado;

    • Amanhã;

    • Próxima semana;

    • Próximo mês;

  • Após selecionar o período de tempo escolhido a informação é gravada de forma automática.

No topo do Painel 360º encontra organizados, sob a forma de cartões e gráficos, dados estatísticos relevantes do período de tempo selecionado, para que mantenha a sua operação sob controlo. Nos cartões é apresentada a seguinte informação:

• In-house: n.º de reservas agendadas para estar in-house durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Check-ins: n.º de reservas agendadas para check-in durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Check-outs: n.º de reservas agendadas para check-out durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Taxa de ocupação: taxa de ocupação registada durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Reservas: n.º de reservas criadas durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Cancelamentos: n.º de reservas canceladas durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Limpezas: n.º de serviços de limpeza agendados para serem efetuados durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Boletins AIMA: n.º de boletins AIMA comunicados durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Faturas: total do valor faturado durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Pagamentos: total do valor de pagamentos introduzidos durante o período selecionado e uma comparação com o período homólogo;

• Eventos: para o período selecionado é apresentada a correlação dos seguintes indicadores: n.º de check-ins, n.º de check-outs, n.º de reservas criadas, n.º de cancelamentos e n.º de serviços de limpeza.

Nota: ao clicar com o rato do lado direito de cada cartão tem ainda a possibilidade de aceder, de forma rápida, à respetiva área do software para visualizar todas as informações em detalhe.

Na tabela In-house, serão apresentadas as reservas agendadas para estarem nos seus alojamentos durante o período selecionado.

A tabela In-house é configurada de forma automática pelo software Ynnov. Assim, sempre que uma reserva se encontra no período de tempo selecionado para visualização do Painel 360º a reserva será apresentada na tabela In-house. De igual forma, quando chega a data de check-out, a reserva deixará de ser apresentada na tabela In-house, de forma automática.

As tabelas In-house, Check-ins e Check-outs são compostas pelas seguintes colunas:

• Indicação do canal de proveniência da reserva: no início de cada linha de reserva será apresentada uma barra com uma cor que indicará o canal de proveniência da mesma (na legenda poderá encontrar a correspondência da cor com o canal);

• ID: número de identificação da reserva (clique sobre o ID para aceder à respetiva ficha de reserva);

• Check-out (no caso da tabela In-house e Check-out): data e hora prevista de check-out;

• Check-in (no caso da tabela Check-in): data e hora prevista de check-in;

  • No caso das tabelas Check-in e Check-out, caso já tenha sido efetuado o check-in ou o check-out, respetivamente, junto ao ID da reserva irá aparecer um círculo, refletindo o estado da reserva:

    • Círculo branco: O hóspede ainda não efetuou o check-in/check-out;

    • Círculo verde: O hóspede já efetuou o check-in no alojamento;

    • Círculo vermelho: O hóspede já efetuou o check-out no alojamento;

• Número de noites (ícone da lua): duração da reserva em noites;

• Serviço adicionais (ícone +): indicação do número de serviços adicionais associados a cada reserva (passe com rato por cima do respetivo número e será apresentada a lista dos serviços);

• Hóspede: número de hóspedes e nome do hóspede principal;

• Alojamento: unidade a que está alocada a reserva;

• Pagamento: Valores pagos e percentagem da reserva paga (o valor identificado nesta coluna é contabilizado com base nas faturas emitidas e nos pagamentos registados diretamente na Ynnov. Isto significa que se a reserva foi totalmente paga no canal de origem, o estado do pagamento vai ser Pago mas nesta coluna o valor do pagamento vai aparecer a zero até ser faturado ou registado diretamente na Ynnov);

• Em dívida: valor da reserva que ainda se encontra em dívida;

• Total: total do valor da reserva;

• Estado da reserva: estado em que se encontra a reserva);

• Estado do pagamento (através do ícone do cartão de crédito): demonstra o estado do pagamento da reserva. O ícone poderá assumir diferentes cores:

  • Verde: reserva paga;

  • Amarelo: reserva parcialmente paga;

  • Laranja: reserva pendente de pagamento;

  • Branco com sombreado vermelho: pagamento cancelado;

  • Cinza: sem informação de pagamento;

• Faturas emitidas: se foram emitas faturas para a reserva, quantas foram e o título de cada documento;

• Boletins AIMA: acesso rápido aos boletins AIMA para validar qualquer informação necessária;

• Notas: notas associadas à reserva (passe com o rato por cima do respetivo ícone para as conseguir ler);

• Menu de ações rápidas (através do ícone ⋮): menu de ações rápidas que lhe permite ter acesso a um conjunto de funcionalidades tais como:

  • Efetuar o check-in ou o check-out de uma reserva;

  • Alterar o estado da reserva para:

    • Confirmado;

    • Check-in;

    • Check-out;

    • No show;

    • Cancelado;

    • Pré-reserva;

  • Estado do pagamento:

    • Pago;

    • Parcial;

    • Pendente;

    • Cancelado;

    • N/A;

  • Criar um novo serviço de limpeza;

  • Aceder aos boletins AIMA;

  • Criar um serviço de manutenção;

  • Aceder ao portal do concierge (caso já tenha sido preenchido pelo hóspede);

  • Registar pagamento;

  • Emitir fatura;

  • Editar o hóspede;

  • Editar a reserva.

Diretamente nestas tês tabelas, sem que tenha de entrar em qualquer outro menu, consegue aceder às seguintes ações/funcionalidades:

• Exportar toda a informação: em qualquer uma das tabelas tem a possibilidade de exportar toda a informação nelas apresentadas num ficheiro PDF ou Excel;

• Editar a reserva: clicando sobre o ID da reserva;

• Boletins AIMA: para verificar ou efetuar o preenchimento manual dos boletins AIMA dos seus hóspedes. Saiba como o fazer no artigo Preenchimento manual.

• Alterar o estado da reserva: ao clicar no ícone ⋮ da reserva pretendida, poderá selecionar a opção Estado da reserva e alterá-lo para uma das opções:

  • Confirmado;

  • Cancelado;

  • Check-in;

  • Check-out;

  • No show;

  • Pré-reserva;

• Criar um novo serviço de limpeza (através do ícone ícone ⋮): para o caso de ser necessário realizar um serviço de limpeza que não esteja previsto, poderá proceder ao seu agendamento, de forma manual;

• Concierge (através do ícone ícone ⋮): caso os hóspedes da reserva em questão tenham preenchido o formulário do concierge, consegue consultar toda a informação preenchida pelo hóspede, de forma rápida;

• Manutenção (através do ícone ícone ⋮): em caso de necessidade tem a possibilidade de agendar um serviço de manutenção;

• Editar reserva (através do ícone ícone ⋮): poderá proceder à edição da reserva, de forma rápida;

• Editar hóspede (através do ícone ícone ⋮): poderá editar a ficha de hóspede com alguma informação ou observação que seja relevante;

• Registar pagamento (através do ícone ícone ⋮): registe pagamentos associados às reservas;

• Emitir faturas (através do ícone ícone ⋮): poderá emitir uma fatura da sua reserva (esta fatura poderá ser apenas de uma percentagem do valor total).

Não, o uso desta funcionalidade não é obrigatório. A funcionalidade está disponível para o caso de ser útil para manter um controlo mais detalhado da sua operação. No entanto, caso opte por não usar esta funcionalidade, isto não terá impacto na gestão das suas reservas. A plataforma continuará a funcionar normalmente.

Caso queira usar esta funcionalidade mas não tenha tempo ou disponibilidade para fazer um controlo manual dos check-ins/check-outs, poderá optar por automatizar a transição das reservas para/de in-house.

Saiba mais sobre as várias formas como uma reserva pode ser passada para/de in-house na FAQ 7.

As reservas podem transitar para/de In-house de uma de duas formas:

• Manual;

• Automática.

Transição manual:

Para quem gosta de ter um controlo detalhado sobre o ponto de situação da reserva a qualquer momento. Fazendo a transição manual, apenas avança uma reserva para in-house no momento em que o check-in foi realmente efetuado. Da mesma forma, apenas a remove de in-house no momento em que o hóspede efetuou o check-out. Desta forma, através da tabela In-house sabe sempre exatamente que hóspedes ainda estão instalados nos seus alojamentos.

Para transitar manualmente uma reserva para/de in-house, o anfitrião ou um elemento da sua equipa que assegura o check-in ou check-out do hóspede, deve:

• Na versão web:

  • Aceder ao Painel 360º (abre por definição);

  • Identificar a reserva pretendida na tabela de Check-in, Check-out ou no Mapa de reservas;

  • Clicar no ícone ⋮ (tabela de Check-in ou Check-out) ou no ícone ⋯ (Mapa de reservas) associado à reserva ;

  • Selecionar a opção correta:

    • Efetuar check-in;

    • Efetuar check-out.

• Na APP:

  • Aceder à APP YnnovBooking;

  • No menu Reservas (é o que abre por definição);

  • Aceder ao separador Check-ins (é o que abre por definição) ou Check-outs;

  • Na lista apresentada, identificar a reserva pretendida;

  • Clicar na reserva;

  • Na ficha de reserva que abre;

  • No campo Check-in/Check-out, clicar no botão com o lápis Registar;

  • Terá a possibilidade de inserir notas. No caso do check-in, terá também a possibilidade de adicionar uma (nova) hora de check-out;

  • Clicar no botão Marcar como efetuado.

Transição automática:

Caso queira usar esta funcionalidade mas não tenha tempo ou disponibilidade para fazer um controlo manual dos check-ins/check-outs, poderá optar por automatizar a transição das reservas para/de in-house. Este automatismo pode ser ativado para check-ins e/ou check-outs. Para o fazer (apenas disponível na versão web):

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Na opção Preferências (abre por definição);

• Percorra a página até à secção Outros;

• Na opção Atualizar estado da reserva automaticamente para check-in e/ou Atualizar estado da reserva automaticamente para check-out, clique no switcher para ativar (a cor irá ficar cinza escuro);

• Clique no campo Hora de check-in automático e/ou Hora de check-out automático e selecione a hora pretendida.

A partir deste momento, todas as reservas no seu respetivo dia de check-in ou check-out, ao atingirem a hora definida, serão automaticamente transitadas para/de in-house.

A tabela Limpezas apresenta várias informações sobre os serviços de limpeza agendados para o período de tempo selecionado:

• Exportar toda a informação: tem a possibilidade de exportar toda a informação da tabela sob a forma de ficheiro PDF ou Excel;

• Ícone do modo de criação do serviço de limpeza: a cada serviço de limpeza estará associado um ícone que indicará o modo de criação do respetivo serviço:

  • Ícone do raio: serviço criado automaticamente;

  • Ícone com uma pessoa: serviço criado manualmente;

  • Ícone com um lápis: serviço editado;

• Data: data e hora (ou intervalo temporal) para que o serviço de limpeza está agendado;

• Tipo: tipo de serviço de limpeza a ser realizado;

• Custo: custo operacional definido para a prestação do serviço de limpeza;

• Alojamento: unidade na qual deve ser realizado o serviço de limpeza;

• Hóspede: número de hóspedes associados à reserva e nome do hóspede principal;

• Checklist: checklist com as tarefas que devem ser realizadas no serviço de limpeza agendado;

• Próximo check-in: quando a limpeza a realizar é uma limpeza de check-out, encontrará nesta coluna informação sobre a data e n.º de hóspedes do próximo check-in agendado para este alojamento;

• Estado da realização do serviço de limpeza (limpo/não limpo);

• Notas de agendamento: notas deixadas no agendamento do serviço de limpeza (ao passar com o rato por cima do respetivo ícone das notas consegue visualizá-las);

• Botão Concluir/Concluída: poderá consultar se o serviço de limpeza já foi concluído ou então registrar a sua conclusão;

• Notas da equipa: notas preenchidas pela equipa de limpeza (ao passar com o rato por cima dos respetivo ícone conseguirá visualizar as notas);

• Menu de ações rápidas que lhe permite:

  • Marcar um serviço de limpeza com concluído;

  • Auditar um serviço de limpeza (caso já tenha sido marcado com concluído);

  • Editar um serviço de limpeza;

  • Eliminar um serviço de limpeza.

Diretamente na tabela Limpezas, tem a possibilidade de aceder a um conjunto de ações:

• Marcar um serviço de limpeza como concluído: através o botão Concluir/Concluída, na linha do respetivo serviço de limpeza ou, em alternativa, clicando no ícone ⋮ e escolhendo a opção Concluir;

• Editar um serviço de limpeza: clicando no ícone ⋮ e selecionando a opção Editar;

• Auditar um serviço de limpeza: clicando no ícone ⋮ e selecionando a opção Auditar;

• Eliminar um serviço de limpeza: clicando no ícone ⋮ e selecionando a opção Eliminar.

Sim. Embora não consiga editar a informação diretamente nas tabelas, tem a possibilidade de, através delas, aceder à ficha de reserva onde aí sim, poderá proceder com a edição das informações;

Para aceder a uma ficha de reserva através de uma destas tabelas:

• Aceda ao Painel 360º (abre por definição quando entra na sua conta Ynnov);

• Selecione o período de tempo para o qual pretende visualizar o Painel 360º (caso a reserva não esteja incluída no período de tempo apresentado por definição);

• Percorra a página até à tabela em questão;

• Identifique a reserva pretendida;

• Na linha da reserva, na coluna ID, clique no retângulo azul que contém o número do ID da reserva (em alternativa poderá clicar no ícone ⋮ e selecionar a opção Editar reserva);

• A ficha de reserva será aberta de forma automática;

• Faça as alterações necessárias;

• Clique no botão Gravar ou Gravar e sair.

Na legenda poderá encontrar significado para todos os ícones e cores apresentados no Painel 360º. É na legenda onde encontrará significado para as informações das seguintes colunas:

• Faturação:

  • Não faturado (ícone a cinza com preenchimento a branco);

  • Parcial (ícone a amarelo);

  • Total (ícone a azul);

  • Emitida nota de crédito (ícone cinza escuro com preenchimento a cinza claro);

• Estado do pagamento:

  • N/A (ícone a cinza);

  • Cancelado (ícone a vermelho com preenchimento a vermelho);

  • Pendente (ícone a laranja);

  • Parcial (ícone a amarelo);

  • Pago (ícone a verde);

• Ícones:

  • Criado automaticamente (ícone com o raio);

  • Criado manualmente (ícone com uma pessoa);

  • Editado (ícone com o lápis);

• Estado de check-in/check-out;

  • Pendente (ícone a branco);

  • Checked in (ícone a verde);

  • Checked out (ícone a vermelho);

• SEF;

  • Por preencher (ícone a cinza);

  • Com erros (ícone a vermelho);

  • Por verificar (ícone a amarelo);

  • Em processamento (ícone a azul);

  • Comunicado (ícone a verde);

• Canais (cada canal apresentará a cor que tiver predefinido na sua conta Ynnov em Menu do utilizador → Configurações → Preferências.

Sim, e tem várias formas de o fazer.

Caso queira exportar exclusivamente a informação apresentada numa determinada tabela poderá fazê-lo clicando nos ícones de exportação apresentados no canto superior direito de cada uma delas.

Em alternativa, poderá exportar toda a informação apresentada no Painel 360º para o período de tempo selecionado clicando no botão Exportar agenda que é apresentado no canto superior direito do ecrã.

Por definição, o Painel 360º irá sempre apresentar a informação de todas as propriedades em sistema, para o período de tempo selecionado. Caso queira, poderá visualizar a informação do Painel 360º para uma propriedade em específico. Para o fazer basta selecionar a propriedade para a qual pretende visualizar o Painel 360º no canto superior direito do ecrã.

Por definição, a legenda do Painel 360º estará sempre colapsada. Para expandir a legenda e conseguir encontrar toda a informação da mesma, deverá efetuar um clique sob a mesma.

O aspeto e as funcionalidades do Mapa de reservas no Painel 360º e no menu Reservas → submenu Mapa são exatamente os mesmos.

A única diferença entre ambos é que, no mapa do submenu Mapa tem a possibilidade de selecionar qual o período que quer consultar naquele momento.

Não. No Mapa de reservas apresentado no Painel 360º, o intervalo temporal apresentado é predefinido.