Limpezas

A qualquer momento pode proceder á criação de um serviço de limpeza manual no software Ynnov. Existem duas formas de o fazer:

• Para criar uma limpeza associada a uma reserva:

  • Através do Painel 360º;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Procure nas tabelas In-house, Check-ins e Check-outs pela reserva para a qual pretende criar o serviço de limpeza;

    • Clique no ícone ⋮ associado à reserva pretendida;

    • Selecione a opção Limpeza;

  • Através do menu Reservas, separador Mapa;

    • Aceda ao menu Reservas → Mapa;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Procure pela reserva pretendida (poderá usar os filtros para facilitar a pesquisa);

    • Clique no ícone ⋯ associado à reserva pretendida;

    • Selecione a opção Limpeza;

  • Através do menu Reservas, separador Lista;

    • Aceda ao menu Reservas → Lista;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Procure pela reserva para a qual pretende criar o serviço de limpeza (poderá usar os filtros para facilitar a pesquisa);

    • Clique no ícone ⋮ associado à reserva pretendida;

    • Selecione a opção Limpeza;

  • Na janela que abre, o campo Propriedade e Alojamento já vão estar preenchidos, mediante os dados da reserva escolhida;

  • Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado;

  • Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado);

  • No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima;

  • Os campos Adultos e Crianças já vão estar preenchidos com a informação associada à reserva;

  • Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas);

  • Defina o tempo de duração do serviço;

  • Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas);

  • Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço;

  • Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede);

  • Defina a taxa de IVA aplicável;

  • Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento;

  • Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem;

  • Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza;

  • Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza.

• Criar um serviço de limpeza associado a um alojamento:

  • Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas;

  • Quer esteja no separador Lista ou Mapa clique no botão +;

  • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Selecione o alojamento;

  • Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado;

  • Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado);

  • No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima;

  • Caso pretenda, preencha no campo Adultos e Crianças (opcional);

  • Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas);

  • Defina o tempo de duração do serviço;

  • Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas);

  • Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço;

  • Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede);

  • Defina a taxa de IVA aplicável;

  • Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento;

  • Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem;

  • Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza;

  • Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza.

Sim. Para o fazer deve seguir os passos descritos abaixo:

• Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas;

• Quer esteja no separador Lista ou Mapa clique no botão +;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Selecione o alojamento;

• Preencha a data na qual pretende que o serviço de limpeza seja criado;

• Defina se pretende que o serviço de limpeza seja executado num determinado horário ou intervalo temporal (se o switcher estiver cinza claro está ativa a definição Horário, o switcher cinza escuro indica que o serviço de limpeza poderá ser realizado no intervalo temporal indicado);

• No campo Horário, insira a hora/intervalo temporal em que o serviço de limpeza deve ser realizado, mediante a configuração do switcher acima;

• Caso pretenda, preencha no campo Adultos e Crianças (opcional);

• Selecione o tipo de serviço de limpeza que está a criar (saiba mais no artigo Tipos de limpezas);

• Defina o tempo de duração do serviço;

• Caso pretenda, associe uma checklist (saiba mais no artigo Checklists de limpezas);

• Selecione o fornecedor de limpeza responsável pela prestação do serviço;

• Insira o custo do serviço (o custo do serviço diz respeito ao custo operacional do serviço de limpeza realizado e não ao custo para o hóspede);

• Defina a taxa de IVA aplicável;

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) se pretende que o custo do serviço de limpeza seja imputado ao proprietário do alojamento;

• Caso tenha ativado o switcher do campo Imputar custo ao proprietário, deverá, posteriormente, indicar em que percentagem;

• Atribua alguma nota ou indicação ao serviço de limpeza;

• Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de limpeza.

As limpezas automáticas podem ser criadas por si de forma completamente autónoma. Tenha mais informações no artigo Automatismos de limpeza.

No software Ynnov, a criação de serviços de limpeza pode acontecer de duas formas distintas: manual e automática:

Limpezas manuais: São serviços de limpeza criados manualmente por si, associados ou não, a uma reserva. Saiba como criar limpezas manuais na FAQ 1.

Limpezas automáticas: São serviços de limpeza configurados, por si, no software Ynnov, mediante as suas necessidades e o seu modelo de negócio. Desta forma, sempre que entrar uma nova reserva em sistema, o software irá criar, de forma automática, os serviços de limpeza que lhe são aplicáveis, segundo as regras que definiu no momento da configuração dos automatismos de limpeza. Saiba mais sobre automatismo de limpeza neste artigo.

No menu Tarefas, submenu Limpezas separador Lista, tem acesso a um conjunto de detalhes e informações relacionados com os serviços de limpeza criados. São eles:

• Ícone identificativo do serviço de limpeza:

  • Ícone do raio: serviço de limpeza criado automaticamente;

  • Ícone da pessoa: serviço de limpeza criado manualmente;

  • Ícone com o lápis: serviço de limpeza editado;

• Data e hora/intervalo temporal em que o serviço deverá ser realizado;

• Tipo de serviço de limpeza;

• Custo operacional do serviço de limpeza;

• Alojamento;

• Número de hóspedes no alojamento e nome do hóspede principal;

• Checklist de limpeza associada (passe com o rato por cima da respetiva linha para visualizar todas as tarefas associadas à checklist);

• Data do próximo check-in e número de hóspedes associados à próxima reserva (caso de tratem de serviços de limpeza de check-out);

• Estado do serviço (limpo; não limpo ou auditado);

• Notas do agendamento;

• Botão Concluir/Concluída (demonstra se a limpeza já foi, ou não, marcada como concluída);

• Notas de conclusão do serviço;

• Botão de ações rápidas que permite:

  • Marcar o serviço com concluído;

  • Editar o serviço de limpeza;

  • Auditar o serviço de limpeza (desde que esteja marcado com concluído);

  • Eliminar o serviço de limpeza.

A qualquer momento poderá editar os serviços de limpeza. Para isso basta que:

• No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista:

  • Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas;

  • No separador Lista;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Encontre o serviço de limpeza que pretende editar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido);

    • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

    • Selecione a opção Editar;

    • Proceda às alterações necessárias;

    • Clique em Gravar.

• No Painel 360º:

  • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido;

  • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

  • Selecione a opção Editar;

  • Proceda às alterações necessárias;

  • Clique em Gravar.

Caso o serviço de limpeza esteja associado a uma reserva em sistema, poderá proceder à sua edição diretamente na ficha de reserva no separador Tarefas.

Importante: Caso o serviço de limpeza que pretenda editar tenha sido criado pelo automatismo de criação de limpezas, aplicam-se algumas condições específicas. Saiba tudo na FAQ 7 do artigo Automatismos de limpezas.

É possível apagar um serviço de limpeza criado. Para isso, siga os passos descritos:

• No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista:

  • Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas;

  • No separador Lista;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Encontre o serviço de limpeza que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido);

    • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

    • Selecione a opção Eliminar;

    • Confirme a ação clicando em Sim, eliminar.

• No Painel 360º:

  • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido;

  • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

  • Selecione a opção Eliminar;

  • Confirme a ação clicando em Sim, eliminar.

Caso o serviço de limpeza esteja associado a uma reserva em sistema, poderá também eliminá-lo diretamente na ficha de reserva no separador Tarefas.

Importante: Caso o serviço de limpeza que pretenda apagar tenha sido criado pelo automatismo de criação de limpezas, aplicam-se algumas condições específicas. Saiba tudo nas FAQs 5 e 6 do artigo Automatismos de limpezas.

É possível registar um serviço de limpeza como efetuado, quer na versão web quer na App do software Ynnov.

Registar limpezas na versão web:

• No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista:

  • Clique no menu Tarefas, submenu Limpezas;

  • No separador Lista;

    • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Encontre o serviço de limpeza que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para mais facilmente encontrar o serviço pretendido);

    • Clique no botão Concluída na linha do serviço agendado ou então:

      • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

      • Selecione a opção Concluída;

      • Deixe alguma nota de conclusão do serviço de limpeza;

      • Atualize a checklist de limpeza assinalando todas as atividades que foram realizadas;

      • Clique em Concluir;

• No Painel 360º:

  • Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Na tabela Limpezas, pesquise pelo serviço pretendido;

  • Clique no botão Concluída na linha do serviço agendado ou então:

    • Clique no ícone ⋮ associado ao serviço de limpeza;

    • Selecione a opção Concluída;

    • Deixe alguma nota de conclusão do serviço de limpeza;

    • Atualize a checklist de limpeza assinalando todas as atividades que foram realizadas;

    • Clique em Concluir.

       

Nota: Se, por algum motivo o hóspede solicita que o serviço de limpeza agendado não seja realizado, na versão web do software Ynnov, ao registar um serviço de limpeza poderá ativar o switcher do campo Não incomodar. Desta forma indica que o hóspede solicitou que o serviço não fosse realizado.

Registar limpezas na APP:

• Na App aceda ao menu Limpezas (barra inferior da App);

• Clique no serviço de limpeza que pretende registar;

• Selecione a opção Marcar como efetuado;

• Deixe alguma nota relevante (se pertinente);

• Selecione novamente a opção Marcar como efetuado.

Para consultar os serviços de limpeza que já foram realizados:

• Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique em Filtros;

• No campo Estado, selecione a opção Limpo;

• Clique em Aplicar;

• A lista apresentada irá apenas contemplar os serviços de limpeza que já foram marcados como concluídos pela sua equipa. Se pretender, tem também a possibilidade de exportar a lista dos serviços de limpeza concluídos. Para o fazer, basta clicar nos ícones de exportação, presentes no campo superior direito da página.

Sim. Para consultar as notas deixadas pela sua equipa em cada serviço de limpeza realizado basta:

• Aceda ao menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique em Filtros;

• No campo Estado, selecione a opção Limpo;

• Clique em Aplicar;

• Na lista apresenta, em cada serviço de limpeza ao passar com o rato por cima do campo Notas de conclusão, ser-lhe-ão apresentadas todas as notas deixadas pela sua equipa.

Se pretender, tem também a possibilidade de exportar a lista dos serviços de limpeza concluídos e que, contemplam as notas de conclusão deixadas pela equipa. Para o fazer, basta clicar nos ícones de exportação, presentes no campo superior direito da página.

Em cada ficha de reserva tem a possibilidade de consultar dois tipos de notas de limpeza:

• notas de limpeza de agendamento;

• notas gerais de limpeza da ficha de reserva.

Para consultar cada uma delas:

• Aceda à respetiva ficha de reserva;

• Clique no separador Tarefas;

• Na secção Limpezas:

  • No respetivo serviço de limpeza, passe com o rato por cima do campo Notas de agendamento e visualize quer as notas de agendamento quer as notas gerais da ficha de reserva;

  • Para deixar uma nota de limpeza geral para todos os serviços de limpeza associados à reserva, deverá preencher o campo Notas de limpeza do separador Tarefas da ficha de reserva.

Pode consultar as estatísticas de todos os serviços de limpeza realizados nos seus alojamentos de duas formas:

• No menu Tarefas, submenu Limpezas, separador Lista ou Mapa:

  • Clique no ícone do gráfico circular para um acesso rápido às estatísticas de limpezas (canto superior direito do ecrã);

• No menu Estatísticas, submenu Tarefas, separador Limpezas:

  • Aceda a todos os dados estatísticos sobre os serviços de limpeza realizados.

Por definição, os serviços de limpeza deixam de estar visíveis depois de passar a data para que estavam agendados, tenham ou não sido realizados. No entanto, pode alterar esta configuração, para que os serviços continuem visíveis até terem sido realizados. Para isso, siga, por favor, os seguintes passos:

• Entre na sua conta Ynnov;

• Clique no Menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Aceda à opção Limpezas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) da opção Mostrar os serviços de limpeza em atraso que não foram efetuados;

• A opção é gravada de forma automática.

Para reservas oriundas dos canais, a taxa de limpeza deve ser configurada diretamente nos respetivos anúncios dos canais.

Para reservas diretas (criadas manualmente) ou reservas provenientes do seu motor de reservas Ynnov (se tiver este módulo ativo na sua subscrição), pode configurar uma taxa de limpeza na Ynnov, através da criação de um serviço adicional obrigatório. Para reservas que entrem pelo motor de reservas, a taxa de limpeza será incluída como obrigatória. No caso de reservas diretas, terá de adicionar manualmente este serviço à respetiva ficha de reserva.

Para criar a taxa de limpeza, deve:

• Passo 1 - Criar o serviço:

  • Aceder ao software Ynnov;

  • No Menu do utilizador, selecionar o submenu Configurações;

  • Clicar na opção Serviços;

  • Proceder à criação de um novo serviço:

    • Selecionar a propriedade para a qual pretende ver a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

    • Clicar no botão + Novo serviço;

    • Preencher os campos de título e descrição, nos idiomas que pretende ter disponíveis (aconselhamos a que preencha Português e Inglês, caso tenha motor de reservas Ynnov);

    • Atribuir um valor com IVA e a taxa de IVA aplicável (este é o valor que será efetivamente cobrado ao hóspede);

    • Definir um custo para o serviço e a respetiva taxa de IVA aplicável (este campo diz respeito ao custo operacional que a prestação deste serviço representa para si. Os custos operacionais dos serviços adicionais associados às reservas vão ser automaticamente contabilizados como despesas no menu Finanças);

    • Na secção Como é cobrado?, selecione se pretende que a taxa seja cobrado por pessoa, por dia, por pessoa por dia ou uma vez;