Check-in/out

No submenu Check-in/out encontra uma lista detalhada, com todos os dados, sobre os check-ins e check-outs realizados pela sua equipa.

Em Check-in/out, nos separadores Histórico e Previsão, poderá encontrar as seguintes informações:

• Tipo de atividade (check-in ou check-out de acordo com o ícone):

• Data: data e hora do agendamento da tarefa;

• Reserva: ID da reserva;

• Número de noites da reserva;

• Serviços adicionais (caso a reserva tenha serviços adicionais associados irá ser apresentado o símbolo + juntamente com o número total de serviços associados. Ao passar com o rato por cima irá conseguir encontrar a lista com todos os serviços);

• Alojamento: alojamento onde a reserva está alocada;

• Responsável/registado por: responsável pela realização da atividade (será sempre um utilizador com acesso à plataforma Ynnov);

• Hora: hora do registo da atividade (apenas disponível no separador Histórico, apresenta a data e hora em que a atividade foi registada);

• Notas: notas associadas à atividade;

• Menu de ações rápidas:

  • Ficha de reserva: aceder á respetiva ficha de reserva;

  • Emitir fatura: emitir uma fatura.

Não é possível alterar as colunas que surgem na tabela do submenu Check-in/out. No entanto, se exportar a informação para Excel, poderá editá-las ou ordená-las a seu gosto.

Para consultar/exportar um histórico de check-ins, deve:

• Aceda ao menu Tarefas;

• Selecione o submenu Check-in/out;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Aceda ao separador Histórico;

• Clicar em Filtros para personalizar a pesquisa;

• Na janela que abre pode personalizar a pesquisa por:

  • Alojamentos;

  • Agendado para;

  • Registado para;

  • Atividades;

  • Horário;

  • Pode filtrar a sua pesquisa apenas por registos com notas, ativando o switcher do campo Apenas registos com notas (o switcher deverá ficar cinza escuro);

  • Datas;

    • Nota: para consultar um histórico deverá selecionar uma data no passado;

  • Clique em Aplicar;

• A informação da tabela irá apresentar todos os dados mediante os filtros aplicados;

• Caso pretenda exportar a informação, clique nos ícones de exportação presentes no canto superior direito do ecrã.

Para consultar/exportar um histórico de check-outs, deve:

• Aceda ao menu Tarefas;

• Selecione o submenu Check-in/out;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Aceda ao separador Histórico;

• Clicar em Filtros para personalizar a pesquisa;

• Na janela que abre pode personalizar a pesquisa por:

  • Alojamentos;

  • Agendado para;

  • Registado para;

  • Atividades;

  • Horário;

  • Pode filtrar a sua pesquisa apenas por registos com notas, ativando o switcher do campo Apenas registos com notas (o switcher deverá ficar cinza escuro);

  • Datas;

    • Nota: para consultar um histórico deverá selecionar uma data no passado;

  • Clique em Aplicar;

• A informação da tabela irá apresentar todos os dados mediante os filtros aplicados;Caso pretenda exportar a informação, clique nos ícones de exportação presentes no canto superior direito do ecrã.

As atividades de check-in e check-out que lhe são apresentadas realizadas pela Ynnov são o reflexo das atualizações automáticas de check-in e check-out. Este é um processo que pode ser configurado para ser automatizado, para o caso de não se querer preocupar com a realização de atividades de check-in e/ou check-out. Saiba como pode automatizar o processo na FAQ 7.

Sim. A realização de tarefas de check-in e check-out pode ser realizada de forma automática pelo software Ynnov, mediante as suas configurações. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu do utilizador, clique em Configurações;

• No separador Preferências percorra a página até à secção Reservas;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Caso pretenda ativar o check-in automático de uma reserva, ative o switcher no campo Atualizar estado da reserva automaticamente para check-in (deverá ficar cinza escuro). No campo abaixo, preencha com a hora em que o estado da reserva deve ser alterado, de forma automática;

• Caso pretenda ativar o check-out automático de uma reserva, ative o switcher no campo Atualizar estado da reserva automaticamente para check-out (deverá ficar cinza escuro). No campo abaixo, preencha com a hora em que o estado da reserva deve ser alterado, de forma automática;

• A alteração é gravada de forma automática pelo sistema sendo que, a partir deste momento, as reservas passarão a alterar o estado de forma automática no horário por si definido.

   

Para o caso de necessitar de atribuir as atividades de check-in/check-out a utilizadores da plataforma Ynnov pode fazê-lo da seguinte forma:

• Na sua conta Ynnov, aceda à ficha de reserva para a qual pretende atribuir o serviço de check-in/check-out;

• Na respetiva ficha de reserva, aceda ao separador Tarefas;

• No separador Tarefas, na secção Check-in/out defina a hora em que a atividade deve ser realizada;

  • Nota: Quando o check-in/out da reserva for registado, o campo será automaticamente atualizado para a hora efetiva em que o registo foi realizado e deixará de ser editável.

• Em Responsável, selecione o utilizador Ynnov responsável pela realização das respetiva atividade;

  • Nota: Neste campo, pode selecionar o membro da equipa designado para efetuar o check-in e check-out. Caso o utilizador selecionado seja do tipo Welcomer, terá também a possibilidade de visualizar/editar o custo da execução da tarefa. Até o check-in/out ser registado, o campo correspondente pode ser atualizado a qualquer momento. Quando o check-in/out desta reserva for registado, o campo será automaticamente atualizado para o utilizador efetivo que realizou o registo e deixará de ser editável;

• A informação é gravada de forma automática pelo sistema.

   

Qualquer utilizador pode registar uma tarefa de check-in/out. No entanto, caso necessite de contabilizar o número total de tarefas de check-in e/ou check-out realizadas por um utilizador e o custo associado a essas tarefas, a nossa recomendação é que crie um utilizador com perfil de Welcomer. Saiba como o pode fazer na FAQ 10.

O utilizador com perfil de Welcomer foi especialmente idealizado para os utilizadores da plataforma Ynnov que se dedicam à realização, principalmente, das atividades de check-in/out. Este tipo de utilizador pode ser criado de forma autónoma na plataforma Ynnov. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu do utilizador;

• Clique no submenu Configurações;

• Selecione a opção Utilizadores;

• Clique em + Utilizador;

• Ao criar o utilizador, deverá preencher os seguintes campos obrigatórios:

  • Nome;

  • Email;

  • Password;

  • Confirme a password;

  • Fuso horário;

• No campo Cargo, deverá escolher a opção Welcomer;

• No campo Perfis selecione a opção Welcomer;

• Logo abaixo, ser-lhe-ão apresentados dois campos, onde poderá definir o custo de uma atividade de check-in e o custo de uma atividade de check-out;

• No campo Permissões, poderá desativar a permissão de acesso a alguma área da plataforma que não pretende dar ao utilizador que está a criar;

• Poderá ainda definir a que unidades de alojamento o utilizador que está a criar poderá ter acesso;

• Clique em Gravar (canto superior direito da página) para criar o utilizador.