Manutenção

Pode aceder ao submenu Manutenção através do seu software Ynnov, sempre que necessitar. Para o fazer:

• Entre na sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, aceda ao submenu Manutenção.

No submenu Manutenção, encontra as informações necessárias para a gestão dos serviços de manutenção que tem agendados para os seus alojamentos divididos em três separadores distintos:

• Manutenções (todos os serviços de manutenção agendados/realizados);

• Concluído (todos os serviços de manutenção marcados com concluídos);

• Por realizar (todos os serviços de manutenção agendados);

Nos respetivos separadores pode:

• criar serviços de manutenção;

• exportar uma lista com os serviços de manutenção em sistema;

• assinalar os serviços de manutenção como concluídos;

• consultar vários dados e informações relativos a cada serviço de manutenção;

• aceder ao histórico de todos os serviços de manutenção concluídos.

Sim. Ao proceder à criação de um utilizador, na sua conta Ynnov, tem a possibilidade de criar um utilizador que apenas tenha acesso a esta área do software e que poderá apenas criar ou ver o menu de manutenção. Saiba mais no artigo Utilizadores.

Para proceder à criação de um serviço de manutenção, siga os passos descritos abaixo:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão +;

  • No campo Título, preencha com o nome que pretende atribuir ao serviço de manutenção;

  • Selecione o alojamento para o qual pretende criar o serviço;

  • Atribua uma categoria ao serviço (ver artigo Configuração de categorias de manutenção);

  • Defina o a data em que o serviço deve estar concluído e o horário em que deve ser realizado;

  • Associe um fornecedor responsável pela prestação do serviço (ver artigo Configuração de fornecedores de manutenção);

  • Estabeleça um grau de prioridade;

  • Selecione o tipo de serviço. Neste campo pode escolher entre duas opções: Corretiva ou Preventiva;

  • Caso tenha selecionado a opção Preventiva, posteriormente terá de:

    • Definir uma periodicidade;

    • Definir a data de término da recorrência do serviço de manutenção (poderá escolher até um prazo máximo de 5 anos no futuro);

  • Preencha com o custo associado à prestação do serviço e taxa de IVA aplicável;

  • Caso o custo do serviço de manutenção que está a criar seja imputável ao proprietário, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) e defina em que percentagem;

  • Atribua uma descrição;

  • Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de manutenção.

Sim. Para o caso de serviços de manutenção preventivos, tem a possibilidade de ativar uma recorrência. Na prática, sempre que cria um serviço de manutenção preventivo, ao associar-lhe uma determinada periodicidade e uma data de término, irá fazer com que, mediante as suas configurações, os serviços de manutenção sejam criados de forma automática.

Esta é uma funcionalidade extremamente útil para serviços de manutenção que realiza de forma periódica nos seus alojamentos. Assim, não precisa de criar manualmente os serviços de manutenção, o software Ynnov fá-lo por si.

Sim, é possível de configurar o envio de notificações para a equipa responsável pela realização dos serviços de manutenção, os chamados fornecedores. Ao criar os fornecedores que, posteriormente terá de associar ao serviço de manutenção, poderá definir a forma como serão notificados e em que momentos. Saiba mais no artigo Configuração de fornecedores de manutenção.

Sempre que proceder à realização de um serviço de manutenção deverá marcá-lo como concluído no software Ynnov. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

• Selecione a propriedade para a qual pretende marcar o serviço como concluído (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende assinalar como concluído (poderá aceder ao separador Por realizar e aos filtros para mais localizar o serviço mais facilmente);

• Na linha do respetivo serviço, clique no botão Concluir;

• Na janela que abre deixe alguma nota de conclusão do serviço de manutenção;

• Clique em Concluir para registar a conclusão do serviço.

Para editar um serviço de manutenção siga os passos descritos abaixo:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção e aceda ao separador que melhor se aplica ao serviço de manutenção que pretende editar;

• Selecione a propriedade para a qual pretende editar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema;

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende editar;

• Na linha do respetivo serviço, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Editar;

• Proceda às alterações necessárias;

• Clique em Gravar para efetivar as alterações.

A qualquer momento, poderá proceder à eliminação de um serviço de manutenção. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção e aceda ao separador que melhor se aplica ao serviço de manutenção que pretende eliminar;

• Selecione a propriedade para a qual pretende eliminar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema;

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para uma pesquisa mais rápida);

• Na linha do respetivo serviço, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Eliminar;

• Clique na opção Sim, para confirmar a ação;

• No caso de estar a eliminar um serviço de manutenção preventivo em que tenha ativa a recorrência, ser-lhe-ão apresentadas as seguintes opções:

  • Eliminar apenas este registo;

  • Eliminar este registo e todos os que se seguem;

  • Eliminar todos os registos deste agendamento;

• Selecione a opção pretendida;

• O serviço será eliminado, mediante a sua escolha anterior.

A todos os serviços de manutenção que já foram marcados como concluídos irá encontrar, na coluna MTTR, um valor associado, em número de horas. O MTTR (Mean Time To Repair) é uma métrica que identifica o tempo de reparação de um serviço de manutenção corretivo. É contabilizado desde o momento em que o serviço de manutenção é agendado, até à data prevista de conclusão (MTTR previsto). Quando o serviço é dado como concluído, o MTTR é atualizado para o valor real em função da data de conclusão (MTTR real).

Sim. Para o perfil de gestor é possível consultar o menu Manutenção na aplicação móvel YnnovBooking. Descubra mais sobre esta funcionalidade da nossa App no artigo Manutenção (App) do nosso centro de ajuda.

Os fornecedores que pode criar e, posteriormente associar aos serviços de manutenção, nada mais são do que os prestadores de cada serviço. Poderá proceder à sua criação, de forma autónoma na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Configuração de fornecedores de manutenção.

Sim. Pode criar categorias de manutenção diretamente no software Ynnov em Menu do utilizador → submenu Configurações, opção Fornecedores. Saiba mais no artigo Configuração de categorias de manutenção.

Sim, pode. Desta forma, cada vez que cria um serviço de manutenção a hora por si definida ficará associada. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Escolha a opção Manutenção;

• Na secção Preferências de manutenção, escolha a hora de início padrão para os serviços de manutenção;

• A informação é gravada de forma automática.

Nota: Embora esta configuração se vá aplicar a todos os serviços de manutenção por si criados, terá sempre a opção de alterar manualmente a hora quando criar um serviço novo.