Manutenção

Pode aceder ao submenu Manutenção através do seu software Ynnov, sempre que necessitar. Para o fazer:

• Entre na sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, aceda ao submenu Manutenção.

No submenu Manutenção, encontra as informações necessárias para a gestão dos serviços de manutenção que tem agendados para os seus alojamentos divididos em três separadores distintos:

• Manutenções (todos os serviços de manutenção agendados/realizados);

• Concluído (todos os serviços de manutenção marcados com concluídos);

• Por realizar (todos os serviços de manutenção agendados);

Nos respetivos separadores pode:

• criar serviços de manutenção;

• exportar uma lista com os serviços de manutenção em sistema;

• importar uma lista de serviços de manutenção;

• assinalar os serviços de manutenção como concluídos;

• consultar vários dados e informações relativos a cada serviço de manutenção;

• aceder ao histórico de todos os serviços de manutenção concluídos.

Sim. Ao proceder à criação de um utilizador, na sua conta Ynnov, tem a possibilidade de criar um utilizador que apenas tenha acesso a esta área do software e que poderá apenas criar ou ver o menu de manutenção. Saiba mais no artigo Utilizadores.

Para proceder à criação de um serviço de manutenção, siga os passos descritos abaixo:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

• Selecione a propriedade para a qual pretende criar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no botão + Manutenção;

  • No campo Título, preencha com o nome que pretende atribuir ao serviço de manutenção;

  • Selecione o alojamento para o qual pretende criar o serviço;

  • Atribua uma categoria ao serviço (ver artigo Configuração de categorias de manutenção);

  • Defina o a data em que o serviço deve estar concluído e o horário em que deve ser realizado;

  • Associe um fornecedor responsável pela prestação do serviço (ver artigo Configuração de fornecedores de manutenção);

  • Estabeleça um grau de prioridade;

  • Selecione o tipo de serviço. Neste campo pode escolher entre duas opções: Corretiva ou Preventiva;

  • Caso tenha selecionado a opção Preventiva, posteriormente terá de:

    • Definir uma periodicidade;

    • Definir a data de término da recorrência do serviço de manutenção (poderá escolher até um prazo máximo de 5 anos no futuro);

  • Preencha com o custo associado à prestação do serviço e taxa de IVA aplicável;

  • Caso o custo do serviço de manutenção que está a criar seja imputável ao proprietário, ative o switcher (deverá ficar cinza escuro) e defina em que percentagem;

  • Atribua uma descrição;

  • Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia:

    • Clique no ícone + ;

    • Na janela que abre:

      • Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo;

      • Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar;

      • Clique em Gravar;

  • Clique em Gravar para proceder à criação do serviço de manutenção.

Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

É também possível a importação de uma lista de serviços de manutenção. Saiba como na FAQ 20.

Sim. Para o caso de serviços de manutenção preventivos, tem a possibilidade de ativar uma recorrência. Na prática, sempre que cria um serviço de manutenção preventivo, ao associar-lhe uma determinada periodicidade e uma data de término, irá fazer com que, mediante as suas configurações, os serviços de manutenção sejam criados de forma automática.

Esta é uma funcionalidade extremamente útil para serviços de manutenção que realiza de forma periódica nos seus alojamentos. Assim, não precisa de criar manualmente os serviços de manutenção, o software Ynnov fá-lo por si.

Sim, é possível de configurar o envio de notificações para a equipa responsável pela realização dos serviços de manutenção, os chamados fornecedores. Ao criar os fornecedores que, posteriormente terá de associar ao serviço de manutenção, poderá definir a forma como serão notificados e em que momentos. Saiba mais no artigo Configuração de fornecedores de manutenção.

Sempre que proceder à realização de um serviço de manutenção deverá marcá-lo como concluído no software Ynnov. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

• Selecione a propriedade para a qual pretende marcar o serviço como concluído (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende assinalar como concluído (poderá aceder ao separador Por realizar e aos filtros para mais localizar o serviço mais facilmente);

• Na linha do respetivo serviço, clique no botão Concluir;

• Na janela que abre deixe alguma nota de conclusão do serviço de manutenção;

• Caso pretenda, associe um ficheiro multimédia:

  • Clique no ícone + ;

  • Na janela que abre:

    • Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo;

    • Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar;

    • Clique em Gravar;

• Clique em Concluir para registar a conclusão do serviço.

Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Para editar um serviço de manutenção siga os passos descritos abaixo:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção e aceda ao separador que melhor se aplica ao serviço de manutenção que pretende editar;

• Selecione a propriedade para a qual pretende editar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema;

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende editar;

• Na linha do respetivo serviço, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Editar;

• Proceda às alterações necessárias;

• Clique em Gravar para efetivar as alterações.

A qualquer momento, poderá proceder à eliminação de um serviço de manutenção, tenha ele sido criado de forma manual ou através de importação. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção e aceda ao separador que melhor se aplica ao serviço de manutenção que pretende eliminar;

• Selecione a propriedade para a qual pretende eliminar o serviço (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema;

• Na lista, encontre o serviço de manutenção que pretende eliminar (poderá utilizar os filtros para uma pesquisa mais rápida);

• Na linha do respetivo serviço, clique no ícone ⋮;

• Selecione a opção Eliminar;

• Clique na opção Sim, para confirmar a ação;

• No caso de estar a eliminar um serviço de manutenção preventivo em que tenha ativa a recorrência, ser-lhe-ão apresentadas as seguintes opções:

  • Eliminar apenas este registo;

  • Eliminar este registo e todos os que se seguem;

  • Eliminar todos os registos deste agendamento;

• Selecione a opção pretendida;

• O serviço será eliminado, mediante a sua escolha anterior.

No caso específico das manutenções importadas, é ainda possível eliminá-las em massa. Para o fazer:

• Aceda à sua conta Ynnov;

• No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção e aceda ao separador que melhor se aplica ao serviço de manutenção que pretende eliminar;

• Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

• Clique no ícone ^⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Manutenção;

• Selecione a opção Eliminar registos importados;

• Na tabela, selecione as manutenções que pretende apagar, clicando no quadrado no início das linhas pretendidas;

  • Nota: Caso pretenda apagar todas as manutenções importadas de uma vez, clique no quadrado no início da linha de título das colunas. Isso irá selecionar todos os registos importados de uma vez só;

• Clique no botão Eliminar selecionados.

A todos os serviços de manutenção que já foram marcados como concluídos irá encontrar, na coluna MTTR, um valor associado, em número de horas. O MTTR (Mean Time To Repair) é uma métrica que identifica o tempo de reparação de um serviço de manutenção corretivo. É contabilizado desde o momento em que o serviço de manutenção é agendado, até à data prevista de conclusão (MTTR previsto). Quando o serviço é dado como concluído, o MTTR é atualizado para o valor real em função da data de conclusão (MTTR real).

Sim. Para o perfil de gestor é possível consultar o menu Manutenção na aplicação móvel YnnovBooking. Descubra mais sobre esta funcionalidade da nossa App no artigo Manutenção (App) do nosso centro de ajuda.

Os fornecedores que pode criar e, posteriormente associar aos serviços de manutenção, nada mais são do que os prestadores de cada serviço. Poderá proceder à sua criação, de forma autónoma na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Configuração de fornecedores de manutenção.

Sim. Pode criar categorias de manutenção diretamente no software Ynnov em Menu do utilizador → submenu Configurações, opção Fornecedores. Saiba mais no artigo Configuração de categorias de manutenção.

Sim, pode. Desta forma, cada vez que cria um serviço de manutenção a hora por si definida ficará associada. Para o fazer:

• Na sua conta Ynnov, aceda ao menu do utilizador;

• Selecione o submenu Configurações;

• Escolha a opção Manutenção;

• Na secção Preferências de manutenção, escolha a hora de início padrão para os serviços de manutenção;

• A informação é gravada de forma automática.

Nota: Embora esta configuração se vá aplicar a todos os serviços de manutenção por si criados, terá sempre a opção de alterar manualmente a hora quando criar um serviço novo.

Sim, é possível associar ficheiros multimédia (imagens, vídeos ou PDF) aos seus serviços de manutenção em três momentos distintos:

• Ao criar um serviço de manutenção;

• Ao editar um serviço de manutenção ainda não realizado;

• Ao marcar um serviço de manutenção como concluído.

Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos:

• Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF;

• Tamanho: máximo de 5 MB.

Para associar um ficheiro multimédia a um serviço de manutenção, siga estes passos:

• Crie o seu serviço de manutenção ou, caso o mesmo já exista, aceda ao serviço de manutenção pretendido, no submenu Manutenção;

• Em Ficheiro multimédia:

  • Clique no ícone + ;

  • Na janela que abre:

    • Insira o ficheiro pretendido (imagem, vídeo ou PDF), arrastando o mesmo para a janela ou clicando e selecionando o ficheiro no seu computador/dispositivo;

    • Em Descrição, insira uma descrição do ficheiro que está a carregar;

  • Clique em Gravar;

• Não se esqueça de gravar as alterações antes de sair da janela do serviço.

Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

É possível associar três tipos de ficheiros multimédia a serviços de manutenção:

• Imagens;

• Vídeos;

• PDF.

Os ficheiros que pode associar devem cumprir os seguintes requisitos:

• Formato: .PNG, .JPG, .MP4, .MOV, .WEBM, .PDF;

• Tamanho: máximo de 5 MB.

Saiba em que momentos pode associar ficheiros multimédia a serviços de manutenção na FAQ 15.

Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Pode consultar os ficheiros multimédia associados a um serviço de manutenção nos seguintes locais:

• Na lista de manutenções:

  • Aceda ao submenu Manutenção, dentro do menu Tarefas;

  • Na lista, identifique o serviço de manutenção pretendido (pode usar os Filtros, para filtrar a informação apresentada);

  • Na linha do serviço pretendido, clique no ícone dos ficheiros multimédia (mesmo antes do botão Concluir/Concluído);

  • Caso haja ficheiros carregados, vai abrir uma janela pop-up com:

    • Pré-visualização dos ficheiros;

    • Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação ou conclusão);

    • Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota);

    • Possibilidade de download do ficheiro.

• No próprio serviço de manutenção:

  • Aceda ao serviço de manutenção pretendido, no submenu Manutenção;

  • Caso haja ficheiros carregados, os mesmos estarão disponíveis para consulta no campo Ficheiros multimédia;

  • Clique no ficheiro para pré-visualizá-lo. Vai abrir uma janela pop-up com:

    • Pré-visualização dos ficheiros;

    • Etiqueta que identifica em que momento o ficheiro foi inserido (criação ou conclusão);

    • Possibilidade de visualizar a descrição associada (ponha o cursor sobre o ícone da nota);

    • Possibilidade de download do ficheiro.

Caso esteja a tentar gravar ficheiros associados a um serviço de manutenção e já não tenha espaço de armazenamento suficiente para gravar os mesmos, irá surgir um aviso a notificá-lo. Quando isso acontecer, para poder gravar o registo, terá de remover ficheiros até que os mesmos atinjam um tamanho que caiba no espaço livre existente (que lhe é indicado no aviso).

Quando atingir a capacidade máxima do seu espaço de armazenamento, deixará de ser possível fazer o upload de novos ficheiros. Para poder continuar a carregar ficheiros tem duas opções:

• Libertar espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 7 do artigo Armazenamento);

• Adicionar mais espaço de armazenamento (saiba como na FAQ 8 do artigo Armazenamento).

A sua subscrição Ynnov inclui um espaço de armazenamento delimitado, para que possa fazer o upload de ficheiros de imagem, vídeo ou documentos em diversas áreas da sua plataforma. Além do espaço de armazenamento predefinido da sua conta, pode ainda adquirir espaço adicional, caso considere necessário.

Para que a inclusão de ficheiros multimédia seja possível, é necessário que exista espaço de armazenamento disponível na sua conta Ynnov. Saiba mais no artigo Armazenamento.

Sim. Além dos serviços de manutenção criados manualmente (FAQ 4), também é possível fazer a importação de uma lista de serviços de manutenção para o sistema. A importação tem de ser feita usando o ficheiro próprio para o efeito, que é gerado pela Ynnov.

Para importar uma lista de serviços de manutenção siga estes passos:

• Passo 1 - Download do ficheiro de importação:

  • Aceda à sua conta Ynnov;

  • No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

  • Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Clique no ícone ^⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Manutenção;

  • Selecione a opção Download do modelo;

  • O ficheiro será descarregado para o seu computador;

• Passo 2 - Preenchimento do ficheiro de importação:

  • Aceda ao ficheiro no seu computador;

  • No documento, leia atentamente a informação apresentada no separador Instruções:

    • Nota: A importação da informação só será possível se forem cumpridas todas as regras indicadas nesse separador;

  • Preencha no separador Importação de manutenções todos os serviços de manutenção que pretende importar;

  • Grave as alterações realizadas ao ficheiro;

• Passo 3 - Upload do ficheiro de importação:

  • Aceda à sua conta Ynnov;

  • No menu Tarefas, clique no submenu Manutenção;

  • Selecione a propriedade para a qual pretende visualizar a informação (apenas válido para quem tem mais do que uma propriedade em sistema);

  • Clique no ícone ^⌄ (seta para baixo), à direita do botão + Manutenção;

  • Selecione a opção Importar manutenções;

  • Arraste o ficheiros excel da importação para o retângulo assinalado com Arraste o ficheiro Excel para aqui ou clique para selecioná-lo do computador;

  • Vai conseguir ver uma pré-visualização das primeiras linhas do ficheiro carregado;

  • Clique no botão Seguinte;

  • No campo Formato de data utilizado no ficheiro selecione o formato aplicável;

  • Mantenha a seleção ativa no campo Ignorar linha de exemplo (linha imediatamente após o cabeçalho) para que esta linha não seja importada;

  • Confirme a correcta correspondência entre os alojamentos, tipos de manutenção, categorias e fornecedores listados no ficheiro e na sua propriedade Ynnov. Se necessário, faça as devidas correcções;

  • Clique no botão Seguinte;

  • Confirme se tudo está como pretendido e, se sim, clique em Importar manutenções.

A importação será iniciada. Este processo pode demorar alguns minutos. Quando a importação for concluída com sucesso, irá ser notificado.